DocuWare-Belege direkt aus ERP, CRM & Fibu anzeigen - Integration auf Knopfdruck

Der Kunde ruft an, die Buchung ist offen, der Fall liegt am Bildschirm - und der zugehörige Beleg? Der liegt in DocuWare. In vielen Unternehmen heißt das: Fenster wechseln, Archiv öffnen, Suchbegriff eintippen, Treffer durchklicken. Mit unserer Integrationslösung ShowDoc entfällt dieser Umweg komplett: Ein Tastendruck in Ihrer Anwendung, und der archivierte Beleg steht am Bildschirm - direkt aus ERP, CRM, Buchhaltung oder Branchensoftware.

Ein Aufruf genügt

Das Prinzip ist bewusst einfach: ShowDoc wird als schlankes Programm mit einem Suchwert aufgerufen - etwa der Belegnummer, der Kundennummer oder direkt der DocuWare-Dokument-ID. Alles Weitere passiert automatisch: Die Lösung sucht im konfigurierten Archiv und zeigt die Treffer sofort an.

Angebunden werden kann damit praktisch jede Anwendung: Eine Funktionstaste im ERP, ein Button in der Branchensoftware, ein Makro in der Fibu - überall dort, wo sich ein Programmaufruf auslösen lässt, ist die Beleganzeige nur einen Tastendruck entfernt. An der Anwendung selbst muss nichts verändert werden.

Auch dynamische Suchen sind möglich: Statt eines festen Suchfelds kann der Aufruf eine frei definierte Abfrage mitgeben - etwa alle Belege eines Kunden aus einem bestimmten Zeitraum.

Unser Viewer als Standard - aus gutem Grund

Standardmäßig zeigt ShowDoc die Treffer in unserem eigenen, schlanken Viewer an - ohne Umweg über Suchmasken, bei mehreren Treffern mit Ergebnisliste. Dass wir hier auf einen eigenen Viewer setzen, hat handfeste Gründe:

• Immer an der gleichen Bildschirmposition: Der Viewer öffnet sich exakt dort, wo er hingehört - der Beleg erscheint verlässlich neben der Buchungsmaske statt in einem wandernden Browser-Tab. Unsere Kunden lieben genau das, allen voran die Buchhalter, die hunderte Belege am Tag prüfen.
• Schnelles Scrolling: Der Viewer ist auf zügiges Arbeiten ausgelegt - flüssiges Blättern und Scrollen auch bei umfangreichen Dokumenten.
• Direkte Integration in die Fremdsoftware: Der Viewer fügt sich in den Arbeitsplatz ein und wird Teil des gewohnten Arbeitsablaufs - kein Fensterwechsel, kein Suchen.

Der Viewer bringt dabei alles mit, was Anwender im Alltag brauchen: Blättern, Zoomen, Drehen, Ganzseiten- und Breitenansicht, Stempel und Anmerkungen, die Indexdaten auf einen Blick sowie ein Verlauf der zuletzt angezeigten Belege. Dokumente lassen sich drucken, als PDF herunterladen oder direkt per E-Mail versenden - wahlweise komplett oder nur die aktuelle Seite. Wer mehr braucht, springt mit einem Klick in den DocuWare Web Client, kopiert den Beleg in einen Briefkorb oder hängt per Drag-and-drop weitere Seiten an.

Besonders praktisch: Über verknüpfte Dokumente springen Anwender direkt zu zugehörigen Belegen - von der Rechnung zum Lieferschein, vom Vertrag zum Schriftverkehr. Auch über mehrere verknüpfte Archive hinweg.

Und wer stattdessen lieber im Browser arbeitet: Auch die DocuWare URL Integration lässt sich über ShowDoc aufrufen - die Ergebnisliste öffnet sich dann direkt im DocuWare Web Client.

Cloud, On-Premise, Single Sign-on

Die Lösung arbeitet mit DocuWare Cloud und On-Premise gleichermaßen - sauber über die offizielle DocuWare-Plattform-Schnittstelle. Für die Anmeldung stehen mehrere Wege offen: Benutzername und Passwort, Windows-Anmeldung oder Identity Provider (Single Sign-on). Zugangsdaten werden verschlüsselt hinterlegt oder bewusst bei jedem Start abgefragt - je nachdem, was Ihre Sicherheitsrichtlinie verlangt.

Mehrere Archive, mehrere Mandanten, mehrere Anwendungen? Kein Problem: Pro Aufruf wird einfach die passende Konfiguration gewählt. Und weil internationale Teams damit arbeiten, spricht die Oberfläche neben Deutsch und Englisch unter anderem auch Dänisch, Kroatisch, Polnisch und Schwedisch.

Seit über 15 Jahren bewährt

Diese Art der Integration ist für uns nichts Neues: Seit über 15 Jahren binden wir Fremdanwendungen auf diese Weise an DocuWare an - und ShowDoc läuft bei unseren Kunden produktiv mit ganz unterschiedlichen Systemen: von AS/400-Anwendungen über Immodat, Vendoc, Zkalk, Trade Control und BMD bis zu EuroFib und SAP. Bei EuroFib öffnen Anwender direkt aus der Buchung heraus den archivierten Originalbeleg - wie der dazugehörige Datenabgleich funktioniert, lesen Sie in unserem Beitrag zur EuroFib-Schnittstelle für DocuWare.

Die Beleganzeige auf Knopfdruck ist ein typisches Beispiel für unser Kernthema Integration & Schnittstellen: DocuWare dort verfügbar machen, wo Ihre Mitarbeiter ohnehin arbeiten - statt sie zum Archiv zu schicken.

So starten Sie

Ihre Anwender wechseln heute noch zum Suchen ins Archiv? Dann lohnt sich ein kurzes Gespräch: Kontaktieren Sie uns - wir zeigen Ihnen an Ihrer eigenen Anwendung, wie schnell der Beleg am Bildschirm sein kann.