ECZ ScanImport — Scan- & Ordner-Import
ECZ ScanImport — Scan- & Ordner-Import
Papier wird gescannt, Branchensoftware exportiert PDFs in Ordner — und irgendjemand muss das alles in DocuWare bringen. ECZ ScanImport erledigt das automatisch: Das Tool überwacht Import-Ordner, indexiert per Barcode oder Dateinamen, gleicht vor dem Import mit DocuWare ab — und heftet gescannte Originale direkt an das bereits archivierte Dokument. Produktiv im Einsatz, unter anderem mit easyjob- und MultiData-Exporten.
Was ECZ ScanImport kann
Stapelscannen mit Barcode
Die Scanstraße erkennt den Barcode und benennt die Datei danach — ECZ ScanImport übernimmt den Beleg vollautomatisch nach DocuWare, mit dem Barcode als Indexfeld. Kartons voller Papier werden ohne Tipparbeit zu durchsuchbaren Dokumenten. Auch zusammengesetzte Barcodes mit Präfixen und Parametern aus dem Dateinamen sind möglich.
Sprechende Dateinamen = fertige Indexierung
Warenwirtschaft oder Branchensoftware exportiert PDFs mit strukturierten Dateinamen — das Tool zerlegt den Namen und archiviert voll beschlagwortet, ohne OCR und ohne Fehlerkennung:
- Frei definierbare Trennzeichen und Sub-Trennzeichen
- Datums- und Zahlenformate werden korrekt interpretiert
- Text-, Datums-, Numerik-, Memo- und Stichwortfelder
Gescannte Originale ans Bestandsdokument anheften
Der unterschriebene Lieferschein oder die Original-Eingangsrechnung wird gescannt — ECZ ScanImport findet per Barcode bzw. Belegnummer das bereits archivierte Dokument in DocuWare und heftet den Scan direkt an. Eine Checksummen-Prüfung verhindert Doppelverarbeitung. Ergebnis: ein Dokument statt zwei Fundstellen.
Abgleich vor Import & Nummernkreis-Routing
Bevor eine Datei übernommen wird, prüft das Tool per DocuWare-Suche, ob das zugehörige Dokument existiert — keine Waisen-Belege, keine Fehlimporte. Belegnummernkreise steuern dabei die Zuordnung: mehrere Gesellschaften laufen über einen Prozess, sauber getrennt nach Nummernbereich und Präfix.
Branchensoftware ohne DMS-Schnittstelle anbinden
Systeme, die nur „PDF in Ordner" können, werden über Ordner und Namenskonvention vollwertig an DocuWare angeschlossen — ohne Eingriff ins Quellsystem. So läuft es produktiv mit Agentursoftware (easyjob) und Warenwirtschaft (MultiData).
Betrieb mit Kontrolle
Beliebig viele Jobs in einer Konfiguration, geplant ausgeführt. Verarbeitete Dateien wandern in Export-Ordner, jeder Schritt wird protokolliert. Für gewachsene Ablagen: Regex-Filter auf Dateinamen, rekursive Unterordner-Verarbeitung und inkrementelle Läufe seit dem letzten Durchgang.
In vier Schritten zum automatischen Import
Vom Scanner oder Ordner-Export zum voll indexierten DocuWare-Dokument.
Prozessaufnahme
Woher kommen die Dateien — Scanstraße, MFP, Ordner-Export? Und was steckt in Barcode bzw. Dateiname?
Konfiguration
Jobs, Feld-Mapping, Barcode- oder Splitting-Logik und Zielarchive werden eingerichtet.
Testlauf
Mit echten Scans und Exporten wird geprüft: Indexierung, Abgleich, Anheften.
Regelbetrieb
Der Import läuft automatisch — protokolliert, nachvollziehbar und erweiterbar um neue Jobs.
Auf einen Blick
- Indexierung per Barcode oder Dateiname — ohne OCR
- Anheften gescannter Originale an Bestandsdokumente
- DocuWare-Abgleich vor dem Import
- Nummernkreis-Routing für mehrere Gesellschaften
- Checksummen-Prüfung gegen Doppelverarbeitung
- Regex-Filter, Unterordner, inkrementelle Läufe
- Beliebig viele Jobs, vollständig protokolliert
- Produktiv u. a. mit easyjob- und MultiData-Exporten
Häufige Fragen
Brauchen wir dafür spezielle Scanner?
Nein — es reicht eine Scansoftware, die Dateien nach dem erkannten Barcode benennt, oder schlicht ein Ordner, in dem die Scans bzw. PDF-Exporte landen. ECZ ScanImport setzt am Dateisystem an und ist damit unabhängig von der Scan-Hardware.
Was passiert, wenn der Beleg schon in DocuWare liegt?
Genau dafür gibt es den Anheft-Modus: Das Tool findet das bestehende Dokument per Barcode bzw. Belegnummer und Zusatzkriterien und hängt den Scan direkt an — das gescannte Original und der elektronische Beleg werden ein Dokument. Eine Checksummen-Prüfung verhindert, dass derselbe Scan doppelt verarbeitet wird.
Können mehrere Gesellschaften über einen Prozess laufen?
Ja — über Nummernkreise und Präfixe wird jede Datei der richtigen Gesellschaft und dem richtigen Archiv zugeordnet. Ein Import-Ordner, mehrere Mandanten, sauber getrennt.
Unser Quellsystem hat keine DocuWare-Schnittstelle — hilft das Tool?
Ja, das ist einer der Hauptanwendungsfälle: Wenn Ihr System PDFs mit strukturierten Dateinamen in einen Ordner exportieren kann, macht ECZ ScanImport daraus voll indexierte DocuWare-Dokumente — ohne Eingriff ins Quellsystem.
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