DSGVO-Löschung & Aufbewahrungsfristen
DSGVO-Löschung & Aufbewahrungsfristen
Die DSGVO verlangt beides: Belege aufbewahren, solange gesetzliche Fristen laufen — und personenbezogene Daten löschen, sobald der Zweck entfällt. In der Praxis heißt das oft: Innerhalb eines Dokuments müssen Teile weg, während der Rest bleiben muss. Genau das automatisieren wir in DocuWare — bis zur gezielten Löschung einzelner Ausweisdokumente aus gescannten Vertragspaketen, nach Fristablauf und vollautomatisch.
So funktioniert die automatische Löschung
Löschen nach Fristen — automatisch
Aufbewahrungs- und Löschfristen werden je Dokumentart definiert — etwa über Belegdatum, Vertragsende oder eigene Fristfelder. Nach Ablauf löscht die Automatik zuverlässig und regelmäßig: kein Erinnern, kein manuelles Durchforsten, kein Vergessen.
Chirurgisch statt pauschal
Die Besonderheit unserer Lösung: Gelöscht wird nicht nur auf Dokumentebene. Auch einzelne Bestandteile eines gescannten Pakets lassen sich gezielt entfernen — der Vertrag bleibt vollständig erhalten, das beigelegte Ausweisdokument verschwindet. So erfüllen Sie Löschpflichten, ohne aufbewahrungspflichtige Unterlagen anzutasten.
Bewährt im internationalen Einsatz
Für einen großen, länderübergreifend tätigen Selfstorage-Anbieter haben wir genau das umgesetzt: Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden aus den gescannten Vertragspaketen Reisepässe, Führerscheine und Personalausweise automatisch gelöscht — der übrige Vertragsakt bleibt unverändert im Archiv.
Nachvollziehbar für den Datenschutzbeauftragten
Die Löschregeln sind dokumentiert, die Löschläufe protokolliert. Ihr Datenschutzbeauftragter bekommt, was er braucht: ein umgesetztes Löschkonzept statt einer Absichtserklärung — und einen Nachweis, was wann nach welcher Regel gelöscht wurde.
In vier Schritten zum umgesetzten Löschkonzept
Vom Konzept bis zum automatischen Löschlauf — gemeinsam mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Löschkonzept
Welche Dokumentarten, welche Fristen, was bleibt, was geht — wir nehmen die Regeln gemeinsam mit Ihnen und Ihrem Datenschutzbeauftragten auf.
Regeln & Automatik
Die Fristen werden in DocuWare abgebildet und die Löschautomatik eingerichtet — auf Dokument- oder Bestandteilsebene.
Testlauf
An echten Beständen wird geprüft: Was würde gelöscht, was bleibt erhalten?
Regelbetrieb
Die Löschung läuft automatisch und protokolliert — und passt sich an, wenn sich Fristen oder Rechtslage ändern.
Auf einen Blick
- Automatische Löschung nach Aufbewahrungsfristen
- Auch einzelne Bestandteile aus gescannten Paketen
- Vertragsakt bleibt — Ausweisdokumente verschwinden
- Produktiv bei länderübergreifendem Selfstorage-Anbieter
- Regeln je Dokumentart definierbar
- Protokollierte Löschläufe als Nachweis
Häufige Fragen
Warum reicht manuelles Löschen nicht?
Weil es bei realen Dokumentmengen nicht zuverlässig funktioniert: Fristen laufen zu unterschiedlichen Zeitpunkten ab, niemand durchforstet regelmäßig das ganze Archiv, und ohne Protokoll fehlt der Nachweis. Eine Automatik löscht pünktlich, vollständig und dokumentiert.
Können auch nur Teile eines Dokuments gelöscht werden?
Ja — das ist die Stärke der Lösung: Aus einem gescannten Vertragspaket werden z. B. die Ausweisseiten (Reisepass, Führerschein, Personalausweis) entfernt, während der aufbewahrungspflichtige Vertrag vollständig erhalten bleibt.
Wie legen wir die richtigen Fristen fest?
Im Löschkonzept — gemeinsam mit Ihnen und idealerweise Ihrem Datenschutzbeauftragten: je Dokumentart und, bei internationalen Unternehmen, je Land. Wir setzen die Regeln anschließend technisch in DocuWare um.
Ist die Löschung nachweisbar?
Ja — die Löschläufe werden protokolliert: was, wann, nach welcher Regel. Damit können Sie gegenüber Betroffenen und Behörden belegen, dass Ihr Löschkonzept tatsächlich gelebt wird.
Jetzt Löschkonzept umsetzen
Bringen Sie Ihre Fristen mit — wir zeigen Ihnen, wie die automatische Löschung in Ihrem Archiv aussieht.
Jetzt kontaktieren