DWUtils — die Automatisierungs-Plattform

Über 55 generische Task-Bausteine — DocuWare-Operationen, Workflow-Steuerung, PDF, Office, E-Mail, Integrationen — werden per Konfiguration zu Ketten verbunden; jeder Schritt reicht sein Ergebnis an den nächsten weiter. Aufgerufen wird direkt aus dem DocuWare-Workflow: synchron (der Workflow kann auf das Ergebnis verzweigen), als Warteschlange oder im Hintergrund mit Job-ID.

Das Konzept kennen Sie von Zapier und n8n. Der Unterschied liegt im Betrieb:

• Selbst gehostet — Ihre Belege wandern durch keine Dritt-Cloud
• Keine Task-Kontingente, keine Volumenpreise: Die Plattform arbeitet ab, was kommt
• Robust im Dauerbetrieb: persistente Warteschlangen, automatische Wiederholungen mit Backoff — Jobs überleben auch einen Neustart
• Auf DocuWare spezialisiert statt generisch: Die Bausteine kennen Archive, Indexfelder, Workflows und Stempel

Vieles, was Sie auf unseren Integrationsseiten finden, läuft auf dieser Plattform:

• sproof-Signatur inklusive Webhook-Rückkanal und Indexrückschreibung
• KI-Auslese (natif.ai), Rechnungs-OCR und Barcode-/QR-Erkennung
• Word- und Excel-Erstellung aus Vorlagen, Stempel und Overlays
• Validierungen (IBAN, Datum, Tabellen, UID-Prüfungen), Nummernkreise, SEPA

Der Task-Katalog erzeugt sich selbst aus dem Code — mit Parameter-Beschreibungen und Beispielen. Ein eigener Task-Builder klickt die Konfiguration für Ihren Workflow zusammen: Baustein wählen, Parameter füllen, JSON übernehmen. Neue Bausteine erscheinen automatisch im Katalog.

Neben Workflow-Aufrufen führt die Plattform geplante Jobs aus: nächtliche Buchhaltungsexporte, automatische Stempel-Läufe, Quota-Überwachung mit Warnmails, DSGVO-Bereinigungen — per Cron-Zeitplan, je Mandant.

Zur Plattform gehört ein eigener Monitoring-Agent, der die Systeme unserer Kunden proaktiv überwacht — mit 14 Prüfungsarten von Windows-Diensten über Zertifikate, Festplattenplatz und SQL bis zu IIS und geplanten Tasks. Warnungen erzeugen automatisch Tickets in unserem Support-System, und meldet sich ein Agent nicht mehr, schlägt die Plattform von selbst Alarm. Der Agent ist kryptografisch signiert, aktualisiert sich selbst und liefert Berichte auch nach einem Verbindungsausfall lückenlos nach. So fällt die volle Platte auf, bevor der Workflow steht.

Mandantenfähig von Grund auf, mit vollständiger Ausführungshistorie je Lauf — welche Schritte, wie lange, für wen. Zentrales, strukturiertes Logging, auf dem jede Zeile die exakte Software-Version trägt; versionierte Releases über eine CI-Pipeline. Im täglichen produktiven Einsatz bei vielen unserer Kunden.

Das Konzept ist dasselbe: Bausteine zu Automatisierungen verketten. Der Unterschied liegt im Betrieb: DWUtils ist auf DocuWare spezialisiert, läuft selbst gehostet — Ihre Belege wandern durch keine Dritt-Cloud —, arbeitet mit persistenten Warteschlangen und automatischen Wiederholungen robust im Dauerbetrieb, und es gibt keine Task-Kontingente oder Volumenpreise.

Per REST direkt aus dem Workflow — auf drei Arten: synchron (das Ergebnis steht dem Workflow sofort für Verzweigungen zur Verfügung), als Warteschlange oder im Hintergrund mit Job-ID für lange Läufe.

Nein. Jeder Baustein ist eine eigenständige Funktion und lässt sich auch ohne DocuWare verwenden — etwa Barcode-Erkennung, Word-/Excel-Erstellung oder PDF-Verarbeitung. Die Validierung von Indexwerten bieten wir zusätzlich als Cloud-Service an. DocuWare ist der häufigste Aufrufer — aber keine Voraussetzung.

Dann bauen wir ihn — kundenspezifische Bausteine sind fester Teil des Konzepts, über 20 existieren bereits. Neue Bausteine erscheinen automatisch im Katalog und im Task-Builder.

Als Docker-Verbund — auf Ihrer Infrastruktur oder in unserem Datacenter. Sie funktioniert mit DocuWare Cloud und On-Premise gleichermaßen.

Jeder Lauf wird vollständig protokolliert: welche Schritte, wie lange, mit welchem Ergebnis. Dazu kommt zentrales strukturiertes Logging — bei Fragen ist in Minuten nachvollziehbar, was ein Job getan hat.