DocuWare + EuroFib

Der Beleg kommt in DocuWare an und durchläuft dort den kompletten Prüfprozess — erst dann geht er an EuroFib:

• KI-gestütztes Auslesen der Rechnungsdaten (z. B. mit natif.ai) — Lieferant, Beträge, Positionen.
• Prüfung und Freigabe im DocuWare-Workflow — mehrstufig, nach Ihren Regeln.
• Vorkontierung automatisch oder manuell — Kostenstellen und Kostenträger vergibt der Prüfer direkt im Workflow, alles dynamisch.
• Zahlsperre möglich — gesperrte Belege gehen nicht in die Zahlung.
• Übergabe als EuroFib-Buchungsstapel: Aus den vollständig kontierten Belegen — Steuercodes, Konten, Kostenstellen, Kostenträger — entsteht automatisch ein Stapel in EuroFib, der dort nur noch gebucht wird.
• Verknüpfung inklusive: Beleganzeige und Datenfluss zwischen Buchung und Archiv funktionieren dauerhaft.

Kreditoren, Konten, Kostenstellen & Co. kommen direkt aus EuroFib — bei Prüfung und Vorkontierung arbeiten Sie immer mit den aktuellen Stammdaten, in Echtzeit statt über nächtliche Abgleiche:

• On-Premise: direkter Zugriff über Datenbank-Views — Änderungen in EuroFib sind sofort in DocuWare sichtbar; neue Stammdaten schreibt die Schnittstelle direkt Richtung EuroFib.
• DocuWare Cloud: Zugriff über den DocuWare Local Data Connector — geschrieben wird in eine eigene Datenbank, die EuroFib übernimmt.
• In beiden Fällen: keine veralteten Auswahllisten, keine doppelte Stammdatenpflege.

Nach der Buchung gleicht die Schnittstelle zeitgesteuert die EuroFib-Datenbank mit dem Archiv ab: Zu jedem Buchungssatz wird der passende Beleg gefunden — etwa über die Belegnummer — und die Daten aus der Buchhaltung landen direkt am archivierten Dokument:

• Indexfelder: Buchungsdatum, Betrag, Kostenstelle und weitere Werte werden nachgetragen.
• Stichwortfelder: Mehrere Datensätze zu einem Beleg — etwa mehrere Kontierungszeilen — landen gesammelt in einem Stichwortfeld (n-zu-1-Abgleich).
• Tabellenfelder: Die komplette Kontierung mit Soll, Haben, Konto und Steuercode wird als Tabelle direkt am Dokument abgelegt.

Auch alles, was EuroFib erzeugt, landet automatisch in DocuWare — indexiert und revisionssicher. Zum Beispiel:

• Ausgangsrechnungen und Mahnungen
• Buchungsbelege und Kontoauszüge
• Offene-Posten-Listen und Zahlungsverkehr
• BWAs, UVA und UID-Protokolle
• AfA- und Anlagenlisten

Auf Wunsch beendet die Schnittstelle nach erfolgreichem Abgleich die offene Workflow-Aufgabe in DocuWare — etwa ein „Warten auf Verbuchung", sobald der Beleg in EuroFib gebucht ist. Beendet wird gezielt nur der konfigurierte Workflow, und erst nach erfolgreichem Index-Update. So bleibt der Prozessstatus in DocuWare immer ehrlich.

Der Buchungsdaten-Abgleich liest ausschließlich über Datenbank-Views aus der EuroFib-Datenbank (Microsoft SQL Server, Oracle, Sybase); geschrieben wird in DocuWare über die offizielle Plattform-Schnittstelle. EuroFib bleibt Standard und updatefähig. Dazu:

• Mandantenfähig: Jeder Job kann auf einen Mandanten (Klient) eingeschränkt werden — mehrere Gesellschaften laufen parallel und sauber getrennt.
• Status und Zeitstempel am Dokument: Bereits verarbeitete Belege werden automatisch übersprungen, doppelte Updates sind ausgeschlossen.
• Fehlertolerant: Einzelne fehlerhafte Datensätze stoppen nicht den ganzen Lauf — sie werden übersprungen und protokolliert.
• Flexibel: Frei definierbare SQL-Abfragen und Stored Procedures für alles Kundenspezifische.

Wir sind DocuWare-Partner seit 1998 — und ebenso langjähriger Partner der Schmidhuber EDV. Firmengründer Hans Zoichter war einer der ersten Mitarbeiter im Hause Schmidhuber in Wien und hat mit EuroFib Kunden im gesamten osteuropäischen Raum betreut. Dieses Wissen ist heute fest im Team verankert — von der EuroFib-Finanzbuchhaltung bis zur Anlagenbuchhaltung EuroFib AMS.

Die Rechnung wird in DocuWare KI-gestützt ausgelesen, geprüft und vorkontiert — automatisch oder manuell, inklusive Kostenstellen und Kostenträgern durch den Prüfer und optionaler Zahlsperre. Nach der Freigabe erstellt die Schnittstelle daraus automatisch einen EuroFib-Buchungsstapel — inklusive Steuercodes, aller Konten, Kostenstellen und Kostenträger —, der in EuroFib nur noch gebucht wird. Kein händisches Übertragen von Buchungsdaten; Beleg und Buchung bleiben verknüpft, sodass Beleganzeige und Datenfluss in beide Richtungen funktionieren.

Direkt und in Echtzeit — Kreditoren, Konten, Kostenstellen und alle weiteren Stammdaten kommen ohne Umweg aus EuroFib. On-Premise liest die Schnittstelle über Datenbank-Views und schreibt neue Stammdaten direkt Richtung EuroFib; mit DocuWare Cloud läuft der Zugriff über den DocuWare Local Data Connector, geschrieben wird in eine eigene Datenbank, die EuroFib übernimmt. In beiden Fällen arbeiten Sie immer mit aktuellen Stammdaten — keine nächtlichen Abgleiche, keine veralteten Auswahllisten.

Praktisch alle von EuroFib generierten PDFs: Ausgangsrechnungen, Buchungsbelege, Kontoauszüge, Offene-Posten-Listen, BWAs, UID-Protokolle, AfA- und Anlagenlisten, Mahnungen, Zahlungsverkehr, UVA und mehr. Die Dokumente werden automatisch indexiert und revisionssicher abgelegt.

Buchungs- und Kontierungsdaten aus EuroFib — etwa Belegnummer, Buchungsdatum, Betrag, Kostenstelle sowie die Kontierung mit Soll, Haben, Konto und Steuercode. Die Werte landen wahlweise in Indexfeldern, Stichwortfeldern oder als vollständige Tabelle direkt am archivierten Beleg. Zusätzlich werden Status und Zeitstempel gesetzt, damit jeder Abgleich nachvollziehbar bleibt.

Nicht in das Programm selbst — EuroFib bleibt Standard und updatefähig. Der Buchungsdaten-Abgleich liest ausschließlich über Datenbank-Views (Microsoft SQL Server, Oracle, Sybase) und schreibt nur in DocuWare, über die offizielle Plattform-Schnittstelle. Rechnungsübergabe und Stammdaten-Schreibvorgänge laufen kontrolliert über definierte Wege — On-Premise direkt Richtung EuroFib, in der Cloud über eine eigene Datenbank, die EuroFib übernimmt.

Ja. Jeder Abgleichjob kann auf einen Mandanten (Klient) eingeschränkt werden — so lassen sich mehrere Gesellschaften parallel und sauber getrennt abgleichen. Bereits verarbeitete Belege werden über Statusfelder automatisch übersprungen, doppelte Updates sind ausgeschlossen.

Auf Wunsch beendet die Schnittstelle nach erfolgreichem Abgleich die offenen Aufgaben eines definierten Workflows — etwa eine Aufgabe „Warten auf Verbuchung", sobald der Beleg in EuroFib gebucht ist. Andere Workflows bleiben dabei unberührt, und beendet wird erst nach erfolgreichem Index-Update.

Ja — mit unserer Integrationslösung ShowDoc öffnen Anwender den archivierten Originalbeleg per Tastendruck direkt aus der Buchung, ohne DocuWare-Suche und ohne Systemwechsel. Wie das funktioniert, zeigt unser Blogbeitrag zur Beleganzeige direkt aus ERP, CRM & Fibu.