Digitale Rechnungsverarbeitung
Digitale Rechnungsverarbeitung
Manuelle Rechnungsverarbeitung kostet Zeit, verursacht Fehler und bindet Ihre besten Leute mit Abtipparbeit. Mit DocuWare automatisieren wir den gesamten Prozess: Rechnungen kommen per E-Mail, Scan oder E-Rechnung herein, werden KI-gestützt ausgelesen, digital geprüft und freigegeben — und landen fertig kontiert in Ihrer Buchhaltung. Revisionssicher archiviert, jederzeit auffindbar.
Zum Blogartikel: In 5 Schritten zur automatisierten Buchhaltung →
So läuft Ihre Rechnung künftig
Erfassung ohne Abtippen
Eingehende Rechnungen werden automatisch erfasst — per E-Mail, Scan, Upload oder als E-Rechnung (ZUGFeRD, XRechnung, Peppol & Co). Die KI-gestützte Texterkennung (z. B. natif.ai) liest Lieferant, Beträge, Positionen und Rechnungsnummer aus und indexiert den Beleg vollständig.
Prüfung und Freigabe — digital und nachvollziehbar
Die Rechnung durchläuft Ihren definierten Freigabeworkflow: sachliche Prüfung, Kontierung mit Kostenstellen und Kostenträgern, mehrstufige Genehmigung, optionale Zahlsperre. Jeder Schritt ist protokolliert — auch die Vertretungsregel im Urlaub.
Übergabe an Ihre Buchhaltung
Freigegebene Rechnungen gehen automatisch an Ihr Buchhaltungs- oder ERP-System — ohne doppelte Erfassung:
- DATEV — Beleg und Buchungssatz als fertiges Paket
- BMD und RZL — für Ihre Buchhaltung oder den Steuerberater
- EuroFib — als fertiger Buchungsstapel, mit Rückabgleich der Buchungsdaten
- SAP, Business Central und weitere Systeme
Revisionssicher archiviert
Alle Belege liegen revisionssicher und DSGVO-konform im Archiv — mit Stempeln, Anmerkungen und vollständiger Historie. Bei der Betriebsprüfung ist jeder Beleg in Sekunden gefunden, samt Freigabeverlauf.
In fünf Schritten zur automatisierten Buchhaltung
Vom Posteingang bis ins Buchhaltungssystem — ohne Medienbrüche.
Erfassung
Rechnungen kommen per E-Mail, Scan, Upload oder E-Rechnung automatisch ins System.
Datenextraktion
Die KI liest Beträge, Lieferant und Positionen aus — der Beleg ist vollständig indexiert.
Prüfung & Freigabe
Zuständige prüfen, kontieren und genehmigen digital — nachvollziehbar und revisionssicher.
Übergabe & Archiv
Die freigegebene Rechnung geht automatisch an Ihre Buchhaltung und liegt revisionssicher im Archiv.
Auf einen Blick
- KI-gestütztes Auslesen — kein Abtippen
- E-Rechnung inklusive (ZUGFeRD, XRechnung, Peppol, FINA, KSeF)
- Mehrstufige Freigabe mit Kontierung und Zahlsperre
- Übergabe an DATEV, BMD, RZL, EuroFib, SAP u. a.
- Revisionssichere, DSGVO-konforme Archivierung
- Jeder Beleg samt Freigabeverlauf in Sekunden auffindbar
Häufige Fragen
Wie lange dauert die Einführung?
Ein typischer Rechnungsworkflow für ein KMU ist in wenigen Wochen produktiv — abhängig von Freigabestufen und angebundenen Systemen. Wir starten mit dem Kernprozess und erweitern danach schrittweise.
Funktioniert das mit unserem Buchhaltungssystem?
Sehr wahrscheinlich ja: Wir haben fertige Anbindungen an DATEV, BMD, EuroFib und weitere Systeme — und bauen individuelle Schnittstellen über die DocuWare REST-API, wenn Ihr System nicht dabei ist.
Was passiert mit Papierrechnungen?
Sie werden gescannt und laufen denselben Workflow wie elektronische Rechnungen — auf Wunsch mit Barcode-Unterstützung und automatischer Zuordnung über unseren Scan-Import.
Können mehrere Gesellschaften über einen Prozess laufen?
Ja — Mandanten werden sauber getrennt, von der Erfassung über die Freigabe bis zur Übergabe an die jeweilige Buchhaltung.
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