Digitale Personalakte
Digitale Personalakte
Personalabteilungen arbeiten mit den sensibelsten Daten im Unternehmen — und oft mit den vollsten Ordnern. Die digitale Personalakte mit DocuWare schafft beides ab: Verträge, Zeugnisse, Bescheinigungen und Korrespondenz liegen strukturiert in einer Akte je Mitarbeiterin und Mitarbeiter — geschützt durch rollenbasierte Berechtigungen, mit automatischen Fristen und DSGVO-konformer Löschung.
Was die digitale Personalakte leistet
Alles an einem Ort
Dienstvertrag, Zeugnisse, Krankmeldungen, Schulungsnachweise und Korrespondenz — pro Person eine vollständige, strukturierte Akte. Mit Registerstruktur, wie HR sie kennt, aber in Sekunden durchsuchbar.
Zugriffsschutz, der Prüfungen standhält
Rollenbasierte Berechtigungen stellen sicher, dass nur befugte Personen zugreifen — HR vollständig, Führungskräfte nur ihre Teams, definierte Dokumentarten nur für definierte Rollen. Jeder Zugriff wird protokolliert: DSGVO-konform und revisionssicher.
HR-Prozesse automatisiert
Wiederkehrende Abläufe laufen digital:
- Onboarding: Checklisten und Aufgaben, sobald der Dienstvertrag da ist — auf Wunsch automatisch aus der Vorlage erstellt
- Fristen und Wiedervorlagen: ablaufende Befristungen, Zertifikate oder Arbeitserlaubnisse melden sich rechtzeitig selbst
- Vollständigkeitsprüfung: die Akte weiß, welche Dokumente fehlen
Löschen, wenn es Zeit ist
Personaldaten unterliegen strengen Löschpflichten. Mit unserem DSGVO-Löschkonzept werden Dokumente — oder einzelne Bestandteile wie Ausweiskopien — nach Ablauf der Fristen automatisch und protokolliert gelöscht.
In vier Schritten zur digitalen Personalakte
Vom Papierordner zur geschützten digitalen Akte.
Struktur & Berechtigungen
Aktenstruktur, Dokumentarten und Zugriffsrollen werden gemeinsam definiert.
Digitalisierung
Bestandsakten werden gescannt und je Person automatisch zugeordnet.
Prozesse
Onboarding, Fristen und Wiedervorlagen werden als Workflows eingerichtet.
Betrieb
Neue Dokumente laufen direkt in die richtige Akte — geschützt, vollständig, auffindbar.
Auf einen Blick
- Eine strukturierte Akte je Mitarbeiterin und Mitarbeiter
- Rollenbasierter Zugriffsschutz, protokollierte Zugriffe
- Automatische Fristen und Wiedervorlagen
- Onboarding-Workflows und Vollständigkeitsprüfung
- DSGVO-konforme Löschung nach Fristen
- Revisionssicher archiviert
Häufige Fragen
Wie werden die Papierakten digitalisiert?
Bestandsakten werden gescannt, per OCR erschlossen und automatisch der richtigen Person und dem richtigen Register zugeordnet. Auf Wunsch übernehmen wir die komplette Digitalisierung samt datenschutzkonformer Entsorgung der Papierakten.
Wer darf was sehen?
Das regeln rollenbasierte Berechtigungen: HR sieht alles, Führungskräfte nur ihre Teams — und besonders sensible Dokumentarten lassen sich auf einzelne Rollen einschränken. Jeder Zugriff wird protokolliert.
Erinnert das System an ablaufende Fristen?
Ja — befristete Verträge, ablaufende Zertifikate oder Arbeitserlaubnisse erzeugen rechtzeitig eine Aufgabe bei der zuständigen Person. Nichts läuft mehr unbemerkt ab.
Was passiert nach dem Austritt?
Die Akte bleibt, solange gesetzliche Aufbewahrungsfristen laufen — danach greift das Löschkonzept: Dokumente oder einzelne Bestandteile werden automatisch und protokolliert gelöscht.
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Wir zeigen Ihnen die digitale Personalakte live — inklusive Berechtigungen und Fristen.
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