ECZ Connector — E-Mail-Archivierung
ECZ Connector — E-Mail-Archivierung
DocuWare bringt mit Connect to Mail eine solide Standard-E-Mail-Archivierung mit — und wir setzen sie auch ein, wo sie passt. Aber viele Anforderungen gehen darüber hinaus: Journaling der gesamten Mail-Kommunikation, Shared Mailboxes, Public Folders, individuelle Verteil-Logik. Genau dafür haben wir den ECZ Connector entwickelt: unsere eigene, im Dauerbetrieb bewährte E-Mail-Anbindung für Exchange, Microsoft 365 und IMAP — mit umfangreichem Logging und der Flexibilität, die Standardwerkzeuge nicht bieten.
Was den ECZ Connector auszeichnet
Warum nicht nur Connect to Mail?
Wir nutzen DocuWare Connect to Mail dort, wo der Standardfall reicht. Der ECZ Connector kommt ins Spiel, wenn mehr gebraucht wird:
- Umfangreiches Logging: tägliche Logdateien und Windows-Ereignisprotokoll, pro Job filterbar — es ist jederzeit nachvollziehbar, was mit jeder Mail passiert ist.
- Stabilität im Dauerbetrieb: verarbeitete Mails wandern in definierte Ordner, fehlgeschlagene werden getrennt abgelegt statt verloren zu gehen.
- Wesentlich mehr Flexibilität bei den Anwendungsfällen — von Shared Mailboxes über Public Folders bis zum Journaling.
Exchange, Microsoft 365 und IMAP
Der Connector spricht Exchange Web Services (EWS), Microsoft Graph für Microsoft 365 und IMAP — On-Premise-Exchange und Cloud gleichermaßen. Die Anmeldung läuft modern per OAuth (App-Registrierung), Zugangsdaten werden verschlüsselt abgelegt.
Shared Mailboxes & Public Folders
Genau die Fälle, an denen Standardwerkzeuge oft scheitern: Gemeinsam genutzte Postfächer (office@, rechnung@ …) werden per Impersonation verarbeitet, öffentliche Ordner (Public Folders) direkt durchsucht — inklusive Unterordner und gezielter Ordner-Auswahl.
Journaling: die komplette Mail-Kommunikation im Archiv
Über Exchange-Journaling archiviert der Connector die gesamte ein- und ausgehende Kommunikation nach DocuWare — vollständig indexiert samt Journal-Informationen. Die Grundlage für Compliance und Nachvollziehbarkeit.
Flexible Verarbeitung jeder Mail
Wie eine Mail in DocuWare landet, bestimmen Sie:
- Feld-Mapping frei definierbar: Betreff, Absender, Empfänger, CC, Datum, Message-ID, Anhangsnamen — bis hin zu fixen Zusatzfeldern je Dokument.
- Anhangs-Logik nach Bedarf: nur PDFs, ein Dokument je PDF, PDF zuerst und E-Mail zuletzt, Mindestgröße, Bild-zu-PDF-Konvertierung.
- S/MIME-signierte Mails werden automatisch ausgepackt; verschlüsselte werden gekennzeichnet und als Original archiviert.
- Projekt-Routing: Zuordnung per Regex oder Adress-Mapping — Mails an projektspezifische Adressen landen automatisch beim richtigen Projekt.
- Auch Export ins Dateisystem statt nach DocuWare möglich — etwa als Übergabe an Drittsysteme.
Betrieb, wie ihn die IT mag
Ein Windows-Dienst führt beliebig viele geplante Jobs in einem Prozess aus — per Cron-Zeitplan oder Intervall; dieselbe Anwendung dient als Kommandozeile für Einzelläufe und Administration. Auch Bestände aus Alt-Systemen (z. B. Reddoxx- oder MailStore-Archive) und ganze Archiv-Postfächer übernimmt der Connector.
In vier Schritten zur E-Mail-Archivierung
Vom Postfach bis zum voll indexierten Dokument in DocuWare — nachvollziehbar in jedem Schritt.
Postfächer & Anforderungen
Welche Postfächer, Shared Mailboxes oder Public Folders — und was soll wie archiviert werden?
Einrichtung
Dienst installieren, OAuth/App-Registrierung einrichten, Jobs mit Zeitplänen anlegen.
Mapping & Test
Feld-Mapping und Anhangs-Logik werden abgestimmt und mit echten Mails getestet.
Regelbetrieb
Die Archivierung läuft automatisch — mit Logs je Job und getrennter Ablage fehlgeschlagener Mails.
Auf einen Blick
- Exchange (EWS), Microsoft 365 (Graph) und IMAP
- Shared Mailboxes (Impersonation) und Public Folders
- Exchange-Journaling nach DocuWare
- S/MIME-Behandlung automatisch
- Logging: Logdateien + Windows-Ereignisprotokoll, je Job filterbar
- Windows-Dienst mit Cron-Zeitplänen, CLI für Administration
- OAuth-Authentifizierung, Secrets verschlüsselt
- Ergänzt Connect to Mail — ersetzt es, wo nötig
Häufige Fragen
Warum ein eigener Connector statt DocuWare Connect to Mail?
Connect to Mail deckt den Standardfall gut ab — wir setzen es selbst ein. Der ECZ Connector bietet darüber hinaus umfangreiches Logging, hohe Stabilität im Dauerbetrieb und deutlich mehr Flexibilität bei den Anwendungsfällen: Shared Mailboxes, Public Folders, Exchange-Journaling und individuelle Anhangs- und Verteillogik. Beides kann parallel laufen: Standardpostfächer über Connect to Mail, Spezialfälle über den ECZ Connector.
Funktioniert das mit Microsoft 365?
Ja — über Microsoft Graph mit App-Registrierung und OAuth. On-Premise-Exchange wird über EWS angebunden, andere Systeme (z. B. Gmail) über IMAP.
Was passiert mit fehlerhaften Mails?
Sie gehen nicht verloren: Verarbeitete Mails werden in einen definierten Ordner verschoben, fehlgeschlagene landen getrennt — und im Log steht, warum. So lässt sich jeder Fall nachvollziehen und nachholen.
Können signierte oder verschlüsselte E-Mails verarbeitet werden?
Signierte S/MIME-Mails werden automatisch ausgepackt — Inhalt und Anhänge landen korrekt in DocuWare. Verschlüsselte Mails werden gekennzeichnet und als Original-EML archiviert.
Wir haben ein Mail-Alt-Archiv — können die Bestände mit?
Ja — der Connector importiert auch Bestände aus Alt-Systemen wie Reddoxx MailDepot oder MailStore Server und kann ganze Archiv-Postfächer strukturiert übernehmen. Details dazu auf unserer Seite zur DMS-Migration.
Jetzt E-Mail-Archivierung aufsetzen
Wir zeigen Ihnen den ECZ Connector im Einsatz — vom Shared-Postfach bis zum Journaling.
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