Digitale Signatur (QES & FES)
Digitale Signatur (QES & FES)
Der Prozess ist digital — bis zur Unterschrift: drucken, unterschreiben, scannen, zurückschicken. Mit DocuWare und sproof bleibt auch die Signatur im digitalen Fluss: Dokumente werden direkt aus dem Workflow zur Unterschrift zugestellt — als fortgeschrittene (FES) oder qualifizierte elektronische Signatur (QES), die der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt ist. Das signierte Dokument kommt samt Audit-Trail automatisch zurück ins Archiv, als neue Version des Originals.
So funktioniert die digitale Signatur
Die richtige Signaturstufe für jeden Fall
Nicht jedes Dokument braucht dieselbe Stufe — mit sproof stehen alle aus einer Plattform zur Verfügung:
- Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): der Standard für den Geschäftsalltag — Angebote, Auftragsbestätigungen, Protokolle, interne Freigaben
- Qualifizierte elektronische Signatur (QES): rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt — für Verträge und überall dort, wo Schriftform gefordert ist; in Österreich bequem per ID Austria
- Welche Stufe welches Dokument braucht, klären wir gemeinsam — im Zweifel mit Ihrer Rechtsberatung
Direkt aus dem DocuWare-Workflow
Die Signatur ist ein Workflow-Schritt wie jeder andere: Erreicht ein Dokument den definierten Status — etwa die interne Freigabe —, wird es automatisch an sproof übergeben und allen Unterzeichnern zugestellt. Interne wie externe Unterzeichner signieren digital, ohne DocuWare-Zugang und ohne eigene Software.
Signiert zurück ins Archiv — versioniert
Nach Abschluss holt die Integration das signierte Dokument samt Audit-Trail automatisch zurück: Die signierte Fassung wird die aktuelle Version, das Original bleibt in der Historie. Keine „_final_signiert"-Dateien, kein manuelles Ablegen — und der Workflow läuft direkt weiter, etwa zur Vertragsakte oder in die Personalakte.
Europäisch, eIDAS-konform, DSGVO-sauber
sproof ist die europäische Signaturplattform aus Österreich: eIDAS-konform, vollständig in der EU gehostet, mit qualifizierten Signaturen u. a. über A-Trust. Ihre Dokumente wandern durch keine US-Cloud — ein Argument, das bei Datenschutzbeauftragten gut ankommt.
Typische Einsatzfälle
Wo die digitale Signatur sofort Zeit spart:
- Dienstverträge: automatisch aus der Vorlage erstellt, digital signiert, direkt in die Personalakte
- Kauf- und Rahmenverträge mit Kunden und Lieferanten
- Angebote und Auftragsbestätigungen mit verbindlicher Unterschrift
- Abnahmeprotokolle und Vereinbarungen im Außendienst
In vier Schritten zur digitalen Signatur
Vom Signaturfall bis zum unterschriebenen Dokument im Archiv.
Signaturfälle sichten
Welche Dokumente werden unterschrieben, von wem — und welche Signaturstufe braucht welcher Fall?
Workflow-Anbindung
Die Signatur wird als Schritt in Ihre DocuWare-Workflows eingebaut, Unterzeichner und Positionen definiert.
Test
Der komplette Kreislauf wird mit echten Dokumenten geprüft — Zustellung, Signatur, Rückführung, Versionierung.
Betrieb
Signaturen laufen im Alltag automatisch — nachvollziehbar mit Audit-Trail im Archiv.
Auf einen Blick
- FES und QES aus einer Plattform (sproof)
- QES: der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt
- Signatur als Schritt im DocuWare-Workflow
- Unterzeichner brauchen weder DocuWare noch Software
- Signiertes Dokument + Audit-Trail automatisch versioniert im Archiv
- eIDAS-konform, EU-Hosting — sproof-Partner seit 2026
Häufige Fragen
QES oder FES — was brauchen wir?
Für den Geschäftsalltag reicht meist die fortgeschrittene Signatur (FES). Die qualifizierte Signatur (QES) ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt und gehört überall dorthin, wo Schriftform gefordert ist — etwa bei bestimmten Verträgen. Wir richten beide Stufen ein; welche wo rechtlich nötig ist, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Rechtsberatung.
Ist die digitale Signatur rechtsgültig?
Ja — die Stufen sind in der EU-weiten eIDAS-Verordnung geregelt. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt; in Österreich signieren Unterzeichner bequem per ID Austria.
Müssen Unterzeichner etwas installieren?
Nein — die Zustellung läuft über sproof, unterschrieben wird im Browser. Externe Partner brauchen weder DocuWare-Zugang noch eigene Software.
Was passiert mit dem signierten Dokument?
Es kommt samt Audit-Trail automatisch zurück ins Archiv und wird als neue Version des Originals abgelegt — die Historie bleibt vollständig, und der Workflow läuft direkt weiter.
Wie viel Erfahrung haben Sie damit?
Wir sind seit 2026 sproof-Partner und haben die Signatur-Integration bereits in zwei Projekten erfolgreich umgesetzt — inklusive Workflow-Anbindung und automatischer Rückführung ins Archiv.
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Bringen Sie einen echten Signaturfall mit — wir zeigen Ihnen den Kreislauf live, vom Workflow bis zur signierten Version im Archiv.
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