DocuWare + Vendoc

Immer wenn in Vendoc ein Beleg gedruckt oder versendet wird, übergibt Vendoc das Dokument mit Indexeinträgen direkt nach DocuWare. Dort greift unsere Versionierungslogik — geänderte Belege aktualisieren die Vorversion nachvollziehbar, statt Dubletten zu erzeugen. Auf Wunsch legen wir das Briefpapier hinter den Beleg: Archiviert wird genau das, was der Kunde bekommen hat.

Aus Vendoc heraus lassen sich die archivierten Belege abfragen: alle Dokumente zu einem Auftrag, Kunden, Lieferanten oder Projekt — und mehr. Besonders wertvoll, wenn auch die Eingangsrechnungen entsprechend zugewiesen werden: Dann zeigt Vendoc den kompletten Beleg-Lebenslauf eines Vorgangs, ohne dass jemand ins Archiv wechseln muss.

Lieferscheine landen mit QR-Code automatisch in DocuWare. Unterschreibt der Kunde physisch, wird der unterzeichnete Lieferschein einfach eingescannt — und anhand des QR-Codes automatisch dem richtigen Beleg zugeordnet. Kein Suchen, kein manuelles Zuordnen: Original und unterschriebene Fassung gehören zusammen.

Auch die Gegenrichtung ist abgedeckt: Eingangsrechnungen werden per KI ausgelesen — und wir übergeben die Einzelpositionen samt Belegdaten direkt an Vendoc. Keine doppelte Erfassung in der Warenwirtschaft.

Im Vendoc-Umfeld sind auch andere Archivlösungen anzutreffen. Wir setzen bewusst auf DocuWare:

• Übergreifende Archivierung: ein Archiv für das ganze Unternehmen — Vendoc-Belege, E-Mails, Verträge, Personalakten. Kein reines ERP-Anhängsel.
• Echte Cloud: DocuWare läuft in der Cloud — ohne eigene Serverpflege, immer auf aktuellem Stand.
• Ein laufend modernisiertes Produkt: Workflows, Formulare, KI-Anbindung und eine offene REST-API werden kontinuierlich weiterentwickelt.
• ERP-Hersteller-unabhängig: Das Archiv gehört nicht dem ERP-Anbieter — es bleibt bestehen, auch wenn sich Ihre Warenwirtschaft einmal ändert.
• Ein etablierter Hersteller: DocuWare gibt es seit 1988, Dokumentenmanagement ist dort Kerngeschäft — vielfach zertifiziert (u. a. ISO/IEC 27001, DocuWare Cloud mehrfach geprüft) und als Teil der Ricoh-Gruppe langfristig aufgestellt.

Bei Vendoc arbeiten wir mit einem Partner aus Klagenfurt zusammen und haben fähige Vendoc-Entwickler an der Hand — Anpassungen auf beiden Seiten der Schnittstelle kommen aus einem eingespielten Team. Alles Weitere wird nach Auftrag angepasst: ERP-Integrationen sind immer individuell, und genau darauf ist unsere Arbeitsweise ausgelegt.

Immer dann, wenn er in Vendoc gedruckt oder versendet wird — vollautomatisch und samt Indexeinträgen. Wird ein Beleg geändert und erneut ausgegeben, greift die Versionierung: Die neue Fassung ersetzt die alte nachvollziehbar, die Historie bleibt erhalten.

Das Vendoc-Modul „DocuWare", dazu Erweiterungen und Datenbank-Views, die wir individuell nach Ihren Anforderungen aufsetzen — und unsere Ablagelogik in DocuWare für die effiziente Ablage. Die Details klären wir gemeinsam mit unserem Vendoc-Partner.

Der Lieferschein wird mit QR-Code erzeugt und landet automatisch in DocuWare. Nach der physischen Unterschrift des Kunden wird er eingescannt und anhand des QR-Codes automatisch dem richtigen Beleg zugeordnet — der Nachweis ist damit ohne Handarbeit vollständig.

Ja — Eingangsrechnungen werden per KI ausgelesen, und wir übergeben Einzelpositionen samt Belegdaten direkt an Vendoc. In Kombination mit der Belegabfrage sieht Vendoc damit den kompletten Vorgang: vom Auftrag bis zur zugeordneten Eingangsrechnung.

Weil DocuWare mehr ist als ein Beleg-Ablagefach fürs ERP: ein unternehmensweites Archiv für alle Dokumente — von Vendoc-Belegen über E-Mails bis zu Verträgen und Personalakten —, als echte Cloud-Lösung betrieben, laufend modernisiert (Workflows, Formulare, KI, offene REST-API) und unabhängig vom ERP-Hersteller. Dazu kommt der Hersteller selbst: DocuWare gibt es seit 1988, Dokumentenmanagement ist dort Kerngeschäft — vielfach zertifiziert (u. a. ISO/IEC 27001) und als Teil der Ricoh-Gruppe langfristig aufgestellt. Ihr Archiv bleibt bestehen, selbst wenn sich die Warenwirtschaft einmal ändert.

Wir arbeiten mit einem Vendoc-Partner aus Klagenfurt zusammen und haben erfahrene Vendoc-Entwickler an der Hand — beide Seiten der Schnittstelle kommen aus einer eingespielten Zusammenarbeit. Alles Weitere passen wir nach Auftrag an, denn ERP-Integrationen sind immer individuell.