Validierungsservice für DocuWare
Validierungsservice für DocuWare
Ein Archiv ist nur so gut wie seine Indexdaten — und Fehler, die bei der Ablage passieren, kosten später bei jeder Suche und in jedem Workflow. Unser Validierungsservice prüft Indexdaten genau dort, wo sie entstehen: direkt bei der Ablage oder im Index-Dialog. DocuWare übergibt die Feldwerte an den Service, der beliebig komplexe, kundenspezifische Prüflogik ausführt — und Anwender bekommen die Rückmeldung sofort im DocuWare-Client, bevor etwas Falsches im Archiv landet.
Was der Validierungsservice leistet
Prüfung an der Quelle
Die Validierung greift beim Ablage- und beim Index-Dialog: Erst wenn alle Regeln erfüllt sind, wird das Dokument gespeichert bzw. die Änderung übernommen. Die Fehlermeldung erscheint direkt im DocuWare Web Client — verständlich formuliert, damit Anwender sofort wissen, was zu korrigieren ist.
Beliebig komplexe Regeln
Die Prüflogik ist echter Code — und damit nicht auf einfache Formeln beschränkt:
- Dynamische Pflichtfelder: Pflicht je nach Dokumentart oder anderen Feldwerten — z. B. Betrag nur bei Rechnungen, Projekt nur bei Angeboten
- Formatprüfungen: Barcode- und Belegnummernformate, Nummernkreise je Gesellschaft, Datumsregeln (z. B. Fälligkeit in der Zukunft)
- Dublettenprüfung: per DocuWare-Suche, ob eine Rechnung mit gleicher Nummer, gleichem Datum und Lieferant bereits existiert
- Abgleich mit Drittsystemen: Sachkonten, Kostenstellen, Lieferanten- oder Mitarbeiterstammdaten — gegen Datenbanken oder Listen
- Kundenspezifische Logik: alles, was sich in Code ausdrücken lässt — etwa Spesenregeln je Mitarbeiter und Weiterverrechnung
Gehostet, wo Sie es brauchen
Der Service läuft wahlweise in unserem Datacenter — Sie kümmern sich um nichts — oder direkt auf Ihrem System. Er funktioniert mit DocuWare Cloud und On-Premise gleichermaßen; DocuWare braucht nur die URL des Validierungsservice.
Schnell angepasst, sauber betrieben
Neue Regeln sind rasch ergänzt, ohne die DocuWare-Konfiguration umzubauen — die Logik lebt zentral im Service und lässt sich je Ablagedialog und Archiv getrennt steuern. Der Betrieb läuft als Dienst, Änderungen bleiben dokumentiert und nachvollziehbar.
In vier Schritten zur validierten Ablage
Von der Regel bis zur Meldung im Ablagedialog.
Regeln definieren
Welche Felder, welche Logik, welche Meldungen — wir nehmen Ihre Ablageregeln gemeinsam auf.
Umsetzung
Der Service wird mit Ihrer Prüflogik aufgebaut — inklusive Abgleichen gegen Stammdaten oder Drittsysteme.
Registrierung in DocuWare
Die Validierungs-URL wird an den gewünschten Ablage- und Index-Dialogen hinterlegt.
Betrieb
Gehostet bei uns oder bei Ihnen — Regeln werden laufend angepasst, wenn sich Ihre Prozesse ändern.
Auf einen Blick
- Validierung bei Ablage- und Index-Dialog
- Fehlermeldung direkt im DocuWare-Client
- Dynamische Pflichtfelder & Formatprüfungen
- Dublettenprüfung per DocuWare-Suche
- Abgleich mit Stammdaten und Drittsystemen
- Kundenspezifische Logik ohne Grenzen
- Hosting: unser Datacenter oder Ihr System
- Für DocuWare Cloud und On-Premise
Häufige Fragen
Wie funktioniert die Validierung technisch?
DocuWare kann an Ablage- und Index-Dialogen einen Validierungs-Webservice hinterlegen. Beim Speichern schickt DocuWare die Indexwerte an unseren Service; der prüft sie nach Ihren Regeln und antwortet mit OK oder einer Fehlermeldung — die der Anwender sofort im Client sieht.
Was lässt sich alles prüfen?
Praktisch alles: von dynamischen Pflichtfeldern je Dokumentart über Nummernkreise, Format- und Datumsregeln bis zur Dublettenprüfung und zum Abgleich mit Sachkonten-, Lieferanten- oder Mitarbeiterlisten. Die Logik ist Code — nicht auf Formeln beschränkt.
Wo läuft der Service?
Wahlweise gehostet in unserem Datacenter oder direkt auf Ihrem System — on-premise wie in der Cloud. DocuWare benötigt lediglich die erreichbare URL des Service.
Funktioniert das mit DocuWare Cloud?
Ja. Der Validierungsservice muss nur für Ihre DocuWare-Umgebung erreichbar sein — beim Cloud-Einsatz hosten wir ihn typischerweise in unserem Datacenter.
Bremst die Validierung die Anwender?
Im Gegenteil: Die Prüfung dauert einen Augenblick — und erspart die Korrekturen, die falsch abgelegte Belege später verursachen. Anwender bekommen sofort eine klare Meldung statt später ein Datenproblem.
Jetzt Indexqualität absichern
Erzählen Sie uns Ihre Ablageregeln — wir zeigen Ihnen die Validierung live im Ablagedialog.
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