ECZ StampService — automatische Stempel

Sie definieren, welche Dokumente einen Stempel bekommen — etwa Status „verbucht", Stempel fehlt noch. Der Dienst prüft in Intervallen, stempelt alle Treffer und arbeitet sich auch durch große Bestände: Die Verarbeitung paginiert sauber über die 10.000-Dokumente-Grenze von DocuWare hinweg, auf Wunsch parallel.

Gesetzt werden die in DocuWare definierten Stempel — Text wie Bild, inklusive ihrer Formularfelder:

• Feste Texte und mehrzeilige Inhalte
• Dynamische Werte aus den Indexdaten des Dokuments — etwa Buchungsdatum, Belegnummer oder Betrag
• Sogar Tabelleninhalte (z. B. die Kontierung) können in den Stempel übernommen werden
• Bildstempel und Wasserzeichen — als Text oder Bild, etwa „Kopie" oder das Firmenlogo
• Stempel-Ebene wählbar

Pro Dokument können verschiedene und mehrere Stempel gesetzt werden — gesteuert über Indexfelder und deren Werte. So entstehen ganze Stempelketten in einem Durchgang: etwa „verbucht" plus Kontierungsstempel plus Wasserzeichen, jeweils nur dort, wo die Indexdaten es vorsehen.

Für die Position gibt es drei Varianten:

• Automatische Platzierung, die Textüberlappung vermeidet
• Fest vordefinierte Koordinaten — der Stempel sitzt immer an derselben Stelle
• Text-Anker: Der Service sucht einen definierten Text am Dokument und setzt den Stempel relativ dazu — der Anker kann sogar unsichtbar sein (weiße Schrift auf weißem Grund), ideal in eigenen Formularen und Vorlagen

Mit Koordinaten und Text-Ankern trifft der StampService Formularfelder exakt: Arbeitsscheine, Anträge oder Begleitpapiere werden automatisch mit den richtigen Werten an der richtigen Stelle versehen — ein starkes Duo mit DocuWare Forms.

Nach dem Stempeln aktualisiert der Dienst Indexfelder — etwa einen Status, der Folgeprozesse anstößt oder das Dokument aus der Suche nimmt. Pflichtfelder des Stempels werden vor dem Setzen geprüft; Dokumente, die (noch) nicht gestempelt werden können, werden gekennzeichnet statt endlos erneut versucht. Nichts bleibt unbemerkt liegen.

Auf Wunsch werden Stempel und Anmerkungen nach dem Setzen fest mit dem Dokument verschmolzen („eingebrannt") — damit der Stempel auch außerhalb von DocuWare sichtbar bleibt, etwa beim PDF-Versand oder bei der Weitergabe an Dritte.

So setzen unsere Kunden den StampService ein:

• „Verbucht"-Stempel nach der Übergabe an die Finanzbuchhaltung — etwa nach dem EuroFib-, BMD-, RZL-, SAP- oder DATEV-Export — samt Buchungsdatum im Stempel
• „Bezahlt"-Stempel nach dem Zahllauf
• „Freigegeben"-Stempel, sobald der Workflow-Status erreicht ist
• Wasserzeichen wie „Kopie" oder „Duplikat" — als Text oder Bild
• Formulare wie Arbeitsscheine automatisch befüllen — punktgenau per Text-Anker
• Massen-Stempelung von Altbeständen — zehntausende Dokumente in einem Durchgang

Nichts am Ergebnis — es ist derselbe DocuWare-Stempel, den auch ein Anwender setzen würde, inklusive ausgefüllter Stempelfelder. Der Unterschied: Es passiert automatisch, zuverlässig und auch bei hunderten Belegen pro Tag.

Aus der Konfiguration und den Indexdaten des Dokuments: feste Texte, Werte aus Indexfeldern (z. B. Buchungsdatum, Belegnummer) und sogar Tabelleninhalte wie die Kontierung.

Drei Varianten: automatische Platzierung, die Textüberlappung vermeidet; fest vordefinierte Koordinaten; oder ein Text-Anker — der Service sucht einen definierten Text am Dokument und setzt den Stempel relativ dazu. Der Anker kann sogar unsichtbar sein (weiße Schrift auf weißem Grund) — ideal für eigene Formulare und Vorlagen.

Sie werden per Rückschreibung gekennzeichnet und blockieren den Lauf nicht; im Log steht der Grund — etwa ein leeres Pflichtfeld des Stempels. So bleibt nichts unbemerkt liegen.

Ja — mit der Einbrennen-Option werden Stempel und Anmerkungen fest ins Dokument übernommen. Das ist praktisch, wenn Belege als PDF weitergegeben werden und der Stempel sichtbar bleiben soll.

Nein — der ECZ StampService arbeitet eigenständig über Suchkriterien. Er ergänzt Workflows aber gut: etwa als Massen-Stempler nach einem Fibu-Export oder für Bestände, die nie durch einen Workflow gelaufen sind.