DocuWare + Pliant

Die Schnittstelle überwacht in Pliant die Export-Warteschlange der Buchhaltung. Sobald eine Transaktion geprüft und zum Export freigegeben ist, wird sie nach DocuWare übertragen:

• Ein Dokument pro Transaktion — mit allen Belegen als PDF-Abschnitte, auf Wunsch zusammengeführt.
• Vollständig indexiert: Belegnummer, Belegdatum, Bruttobetrag, Währung, Händler bzw. Lieferant, Karteninhaber, Mandant, Buchungstext.
• Kontierung inklusive: Sachkonto, Kostenstelle, Kostenträger und Steuercode — bei mehreren Kontierungszeilen optional als Tabellenfeld am Dokument.
• Ohne Beleg kein Export: Transaktionen, zu denen noch kein Beleg hochgeladen wurde, werden zurückgestellt und beim nächsten Lauf erneut geprüft.

Im selben Lauf entsteht aus jeder archivierten Transaktion eine fertige Buchung für die EuroFib-Finanzbuchhaltung — im Aufbau identisch mit unserer EuroFib-Stapelübergabe für Eingangsrechnungen:

• Hauptbuchung auf dem Kreditkarten-Verrechnungskonto des Mandanten mit dem Bruttobetrag.
• Eine Gegenbuchung je Pliant-Kontierungszeile: Sachkonto, Nettobetrag, Steuercode, Kostenstelle, Kostenträger.
• Steuer sauber herausgerechnet: Pliant liefert Bruttobeträge — die Schnittstelle ermittelt Netto und Steuer nach dem EuroFib-Steuercode, Rundungscent inklusive.
• Gutschriften und Rückerstattungen werden automatisch umgekehrt gebucht.
• Verknüpfung zum Archiv: DocuWare-Dokumentnummer und Pliant-Transaktions-ID stehen in der Buchung — der Beleg ist aus EuroFib jederzeit auffindbar.
• Übergabe als Excel-Importliste oder als EuroFib-Stapel; die Buchhaltung bucht den Stapel in EuroFib — die Schnittstelle bucht nichts selbst.

Was in Pliant Team, Projekt, Unterkategorie oder ein eigenes Feld ist, wird frei auf Ihre Buchhaltungslogik abgebildet: Kostenstelle aus einem benutzerdefinierten Feld statt aus dem Team, Kostenträger aus dem Projekt, Sachkonto aus der Unterkategorie — ganz wie es in Ihrem Kontenrahmen passt. Indexfelder und Buchungstexte werden über Platzhalter-Vorlagen zusammengesetzt, etwa aus Monat, Land, Kostenstelle, Kartenkürzel und Händler.

Pliant-Organisationen werden auf EuroFib-Mandanten abgebildet — jede mit eigenem Mandantencode, Land und Verrechnungskonto. Eine österreichische, eine deutsche und eine Schweizer Gesellschaft laufen so im selben Durchgang sauber getrennt durch, mit je eigenem Stapel.

Die Schnittstelle merkt sich jede übertragene Transaktion und prüft vor jedem Upload zusätzlich im Archiv anhand der Pliant-Transaktions-ID — auch bei Neuinstallation wird kein Beleg zweimal abgelegt. Was in Pliant inzwischen als exportiert markiert wurde, wird nachgeholt. Fehler, etwa eine fehlende Kontierung, werden mit Begründung protokolliert und beim nächsten Lauf automatisch erneut versucht.

Zusätzlich zu den Indexfeldern speichert die Schnittstelle die vollständigen Pliant-Daten der Transaktion — Händler mit UID und Adresse, Karte, Karteninhaber, alle Kontierungszeilen, Belegdetails — direkt am DocuWare-Dokument. So bleibt auch das auswertbar, was heute noch in keinem Indexfeld steht.

Die Anbindung nutzt die offizielle Pliant Customer API mit Client-Zugangsdaten, hält die Ratenlimits von Pliant ein und wiederholt vorübergehende Fehler automatisch. Nach DocuWare wird über die Plattform-Schnittstelle geschrieben — On-Premise wie in der DocuWare Cloud. Der Export läuft als Windows-Dienst im Minutentakt; vor der ersten Übertragung zeigt ein Probelauf für jede Transaktion die Indexfelder und die EuroFib-Buchung, ohne etwas zu verändern.

Sobald sie in Pliant geprüft und in die Export-Warteschlange der Buchhaltung gestellt wurde. Der Dienst prüft die Warteschlange regelmäßig — standardmäßig alle zehn Minuten — und überträgt jede neue Transaktion genau einmal. Transaktionen ohne hochgeladenen Beleg werden zurückgestellt, bis der Beleg da ist.

Alles, was Pliant zur Transaktion weiß und Sie brauchen: Belegnummer und -datum, Bruttobetrag und Währung, Händler bzw. Lieferant samt UID, Karteninhaber, Karte, Mandant, Sachkonto, Kostenstelle, Kostenträger und Steuercode — dazu ein frei zusammengesetzter Buchungstext. Die Zuordnung auf Ihre DocuWare-Felder ist konfigurierbar; bei mehreren Kontierungszeilen kann die komplette Aufteilung als Tabellenfeld abgelegt werden.

Aus der Kontierung in Pliant: Die Schnittstelle erzeugt je Transaktion eine Hauptbuchung auf dem Kreditkarten-Verrechnungskonto des Mandanten und eine Gegenbuchung je Kontierungszeile mit Sachkonto, Nettobetrag, Steuercode, Kostenstelle und Kostenträger. Netto und Steuer werden aus dem Pliant-Bruttobetrag nach dem EuroFib-Steuercode berechnet. Das Ergebnis ist ein Stapel, den die Buchhaltung in EuroFib nur noch bucht — nichts wird ungeprüft verbucht.

Fehlt das Sachkonto, wird auf ein konfigurierbares Fallback-Konto gebucht und ein Hinweis angelegt. Fehlt der Steuercode, kann er aus dem Standard-Steuercode des Sachkontos in EuroFib übernommen werden. Lässt sich eine Transaktion trotzdem nicht buchen — etwa weil ein Pflicht-Kostenträger fehlt —, wird sie mit Begründung protokolliert und beim nächsten Lauf erneut versucht. Der Beleg ist in DocuWare dann bereits archiviert.

Ja. Jede Pliant-Organisation wird einem EuroFib-Mandanten mit eigenem Code, Land und Verrechnungskonto zugeordnet. Mehrere Gesellschaften — auch in verschiedenen Ländern — laufen im selben Durchgang sauber getrennt durch, mit je eigenem Buchungsstapel.

Nein. Jede übertragene Transaktion wird lokal vermerkt, und vor jedem Upload wird DocuWare zusätzlich anhand der Pliant-Transaktions-ID durchsucht. Selbst wenn der lokale Status verloren geht, wird nichts zweimal archiviert.

Die DocuWare-Archivierung ist unabhängig von der Buchhaltung. Die Buchungsübergabe ist für EuroFib gebaut — die Buchungslogik lässt sich aber auf andere Systeme übertragen, etwa DATEV oder BMD. Sprechen Sie uns an.