Digitales Vertragsmanagement
Digitales Vertragsmanagement
Der Wartungsvertrag verlängert sich automatisch, weil die Kündigungsfrist übersehen wurde — und niemand weiß, wo eigentlich die aktuelle Fassung liegt. Digitales Vertragsmanagement mit DocuWare beendet beides: Alle Verträge liegen in einer zentralen, digitalen Vertragsakte, Fristen werden automatisch überwacht, und die Zuständigen werden rechtzeitig erinnert — bevor es teuer wird.
Was das Vertragsmanagement leistet
Eine Akte pro Vertrag
Vertrag, Nachträge, Korrespondenz und Kündigungsschreiben liegen zusammen in einer digitalen Vertragsakte — mit Partner, Laufzeit, Vertragswert und Zuständigkeit als Indexdaten. Verknüpfte Dokumente führen vom Vertrag direkt zum Schriftverkehr.
Fristen, die sich selbst melden
Kündigungs- und Verlängerungsfristen werden automatisch überwacht: Rechtzeitig vor dem Stichtag erhält die zuständige Person eine Aufgabe — mit dem Vertrag gleich dabei. Eskalation inklusive, falls nicht reagiert wird. Kein Excel, keine Kalendererinnerungen, kein Übersehen.
Zugriff nach Rolle, Nachweis inklusive
Wer welche Verträge sehen darf, regeln Berechtigungen — die Geschäftsführung alles, Abteilungen ihre eigenen. Jede Änderung und jeder Zugriff ist protokolliert, die Ablage revisionssicher und DSGVO-konform.
Vom Entwurf bis zur Unterschrift
Auf Wunsch begleitet DocuWare den ganzen Lebenszyklus: Prüf- und Freigabeworkflows für neue Verträge, automatische Vertragserstellung aus Vorlagen und Indexdaten, elektronische Signatur über unsere sproof-Integration (bis QES) — und am Ende die fristgerechte Löschung nach Ihrem Löschkonzept.
In vier Schritten zum Vertragsmanagement
Vom Vertragsstapel zur überwachten digitalen Akte.
Bestandsaufnahme
Welche Vertragsarten, welche Fristen, wer ist zuständig — wir strukturieren gemeinsam.
Digitalisierung
Bestehende Verträge werden übernommen bzw. gescannt und vollständig indexiert.
Fristen & Workflows
Erinnerungen, Eskalationen und Freigabeprozesse werden eingerichtet.
Betrieb
Neue Verträge laufen direkt in die Akte — die Fristenüberwachung arbeitet automatisch.
Auf einen Blick
- Zentrale digitale Vertragsakte je Vertrag
- Automatische Erinnerung an Kündigungs- und Verlängerungsfristen
- Eskalation, wenn nicht reagiert wird
- Rollenbasierte Berechtigungen, protokollierte Zugriffe
- Optional: Vertragserstellung aus Vorlagen und E-Signatur
- Revisionssicher und DSGVO-konform
Häufige Fragen
Wie kommen unsere Bestandsverträge ins System?
Papierverträge werden gescannt und indexiert, digitale Bestände übernehmen wir strukturiert — bei Bedarf mit unserer Digitalisierungs- und Migrationsroutine auch in großen Mengen.
Wer wird bei Fristen erinnert — und was, wenn niemand reagiert?
Die im Vertrag hinterlegte zuständige Person erhält rechtzeitig eine Aufgabe mit dem Vertrag im Zugriff. Reagiert sie nicht, eskaliert der Workflow — etwa an die Vertretung oder Führungskraft. Der Stichtag verstreicht nicht mehr unbemerkt.
Können Verträge direkt im System erstellt werden?
Ja — aus hinterlegten Vorlagen und Indexdaten entstehen fertige Vertragsdokumente (Word), etwa ein Dienstvertrag nach akzeptierter Bewerbung. Die elektronische Signatur lässt sich anbinden.
Sehen alle Mitarbeitenden alle Verträge?
Nein — Berechtigungen regeln den Zugriff je Rolle, Abteilung oder Vertragsart. Sensible Verträge (etwa Dienstverträge) bleiben auf den berechtigten Kreis beschränkt, jeder Zugriff wird protokolliert.
Jetzt Verträge in den Griff bekommen
Bringen Sie Ihre drei kritischsten Verträge mit — wir zeigen Ihnen die digitale Vertragsakte live.
Jetzt kontaktieren