DWSendMail — E-Mail-Versand aus DocuWare
DWSendMail — E-Mail-Versand aus DocuWare
Sie haben eine DocuWare-On-Premise-Lizenz ohne Workflow Manager und möchten trotzdem automatisch Ausgangsrechnungen versenden? Kein Problem: DWSendMail sucht selbstständig nach Dokumenten mit definiertem Status — etwa „zu versenden" —, verschickt sie anhand einer E-Mail-Vorlage automatisch und trägt den Versand per Index-Update in DocuWare nach. Automatisierung, die auch mit begrenztem Lizenzumfang funktioniert.
Jetzt kontaktieren!Was DWSendMail kann
Versand nach Suchkriterien
DWSendMail sucht automatisiert nach Dokumenten, die versendet werden sollen — zum Beispiel alle Belege mit Status „zu versenden". Kein manuelles Zusammensuchen, kein Vergessen.
E-Mail aus der Vorlage
Die E-Mail entsteht aus einem Template — Betreff, Text und Empfänger nach Ihren Regeln, das Dokument hängt automatisch an.
Index-Update nach dem Versand
Nach dem Versand aktualisiert DWSendMail die Indexdaten — der Versandstatus ist in DocuWare sichtbar, und kein Dokument wird doppelt verschickt.
Auch bei begrenztem Lizenzumfang
DWSendMail braucht keinen Workflow Manager — ideal für On-Premise-Installationen mit schlankem Lizenzumfang. Und auch in Cloud-Szenarien sinnvoll: wenn gewisse sensible Informationen weiterhin auf Ihrer eigenen Hardware bleiben oder dort verarbeitet werden sollen.
In vier Schritten zum automatischen Versand
Vom Suchkriterium bis zur versendeten Rechnung — eingerichtet in kurzer Zeit.
Anwendungsfall definieren
Was soll versendet werden, an wen, wann — zum Beispiel Ausgangsrechnungen nach der Freigabe?
Vorlage & Suchkriterien
E-Mail-Template und Statuskriterien werden auf Ihren Prozess abgestimmt.
Einrichtung & Test
DWSendMail wird installiert und mit echten Dokumenten getestet.
Automatischer Betrieb
Der Versand läuft automatisch — inklusive Index-Update und Nachvollziehbarkeit.
Auf einen Blick
- Automatische Suche nach Versandstatus
- E-Mail-Versand anhand von Vorlagen
- Index-Update — kein Doppelversand
- Kein Workflow Manager erforderlich
- Für On-Premise und hybride Cloud-Szenarien
Häufige Fragen
Brauchen wir den DocuWare Workflow Manager?
Nein — genau dafür ist DWSendMail gedacht: automatischer Dokumentversand auch bei begrenztem Lizenzumfang, vor allem On-Premise.
Funktioniert DWSendMail auch mit DocuWare Cloud?
Ja. Das ist vor allem dann interessant, wenn gewisse sensible Informationen auf Ihrer eigenen Hardware bleiben oder dort verarbeitet werden sollen — DWSendMail läuft dann bei Ihnen und arbeitet mit der Cloud zusammen.
Woher weiß DWSendMail, welche Dokumente zu versenden sind?
Über Suchkriterien, typischerweise ein Statusfeld (z. B. „zu versenden"). Nach dem Versand wird der Status per Index-Update geändert — damit ist der Vorgang dokumentiert und nichts geht doppelt raus.
Was lässt sich damit versenden?
Grundsätzlich jedes archivierte Dokument — der Klassiker sind Ausgangsrechnungen. Betreff und Text kommen aus der Vorlage, das Dokument hängt automatisch an.
Jetzt automatischen Versand einrichten
Wir zeigen Ihnen DWSendMail im Einsatz — vom Suchkriterium bis zur versendeten Rechnung.
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