Dokumentenerstellung im Workflow
Dokumentenerstellung im Workflow
Ein Bewerber wird im Workflow akzeptiert — und der Dienstvertrag schreibt sich von selbst: Unsere Lösung erstellt Dokumente direkt aus DocuWare-Workflow-Tasks. Aus hinterlegten Vorlagen und den Indexdaten des Dokuments entstehen fertige Verträge, Lieferscheine oder Auftragsbestätigungen — dynamisch als Word- oder Excel-Datei, ausgelöst durch ein neues Dokument oder ein Formular über DocuWare Forms.
Jetzt kontaktieren!Was die Lösung leistet
Dokumente entstehen im Workflow
Die Erstellung wird direkt aus dem DocuWare-Workflow ausgelöst — etwa wenn ein neues Dokument eintrifft, ein Formular über DocuWare Forms ausgefüllt wird oder ein Vorgang einen definierten Status erreicht. Kein Wechsel in Word, kein Zusammenkopieren.
Vorlage + Indexdaten = fertiges Dokument
Sie hinterlegen Ihre Vorlagen — wir verbinden sie mit den Indexdaten des Dokuments. Namen, Daten, Beträge und Konditionen füllen die Platzhalter automatisch: Aus der Vorlage wird ein fertiges, korrektes Dokument, ohne Copy-Paste-Fehler.
Word und Excel, dynamisch
Die Lösung erzeugt dynamisch Word- und Excel-Dateien — vom mehrseitigen Vertrag bis zur tabellarischen Aufstellung. Layout und Formatierung kommen aus Ihrer Vorlage, die Inhalte aus DocuWare.
Beispiele aus der Praxis
Typische Anwendungsfälle:
- Dienstvertrag automatisch erstellt, sobald ein Bewerber im HR-Workflow akzeptiert wurde
- Kaufvertrag, wenn ein Verkauf stattgefunden hat
- Lieferscheine und Auftragsbestätigungen aus laufenden Vorgängen
In vier Schritten zum automatischen Dokument
Von der Vorlage zum fertigen Vertrag — ausgelöst durch Ihren Workflow.
Anwendungsfall definieren
Welche Dokumente sollen entstehen — und was löst die Erstellung aus?
Vorlagen vorbereiten
Ihre Word- und Excel-Vorlagen werden mit Platzhaltern für die Indexdaten versehen.
Workflow-Anbindung
Die Erstellung wird an die passenden Workflow-Tasks oder DocuWare-Forms-Formulare geknüpft.
Betrieb
Dokumente entstehen automatisch, landen in DocuWare und laufen im Prozess weiter.
Auf einen Blick
- Ausgelöst durch Workflow-Tasks oder DocuWare Forms
- Vorlagen + Indexdaten = fertiges Dokument
- Dynamische Word- und Excel-Dateien
- Typisch: Verträge, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen
- Keine Übertragungsfehler durch Copy-Paste
Häufige Fragen
Welche Dateiformate können erstellt werden?
Word- und Excel-Dateien — dynamisch aus Ihren Vorlagen erzeugt. Layout und Formatierung bestimmen Sie in der Vorlage, die Inhalte kommen aus den Indexdaten.
Was löst die Dokumentenerstellung aus?
Ein Workflow-Task in DocuWare — zum Beispiel ein neu erhaltenes Dokument, ein über DocuWare Forms ausgefülltes Formular oder ein erreichter Status wie „Bewerber akzeptiert".
Woher kommen die Inhalte für das Dokument?
Aus den Indexdaten des auslösenden Dokuments bzw. Formulars — Namen, Daten, Beträge und weitere Felder füllen die Platzhalter der Vorlage automatisch.
Was passiert mit dem erstellten Dokument?
Es wird in DocuWare abgelegt und steht dort sofort zur Verfügung — für den weiteren Workflow, die Freigabe oder den Versand.
Jetzt Dokumente automatisch erstellen
Bringen Sie eine Ihrer Vorlagen mit — wir zeigen Ihnen, wie daraus ein automatischer Prozess wird.
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