DocuWare + sproof
DocuWare + sproof
Der Vertrag ist freigegeben — jetzt fehlt nur noch die Unterschrift. Mit unserer sproof-Integration bleibt auch die im digitalen Fluss: Das Dokument wird aus DocuWare an sproof sign übergeben und, zum Beispiel direkt aus dem Workflow, an die Unterzeichner zugestellt. Sobald alle signiert haben, holen wir das signierte Dokument samt Audit-Trail automatisch zurück ins Archiv — als neue Version des bestehenden Dokuments. Eine Akte, eine Historie, fertig.
Was die Integration leistet
Signieren direkt aus dem Workflow
Das zu signierende Dokument wird aus DocuWare an sproof übertragen — auf Wunsch automatisch aus dem Workflow heraus, mit Zustellung direkt an alle Empfänger. Die Unterzeichner brauchen weder DocuWare-Zugang noch Software: Sie signieren bequem über sproof.
Signiert zurück ins Archiv — automatisch
Nach Abschluss der Signatur holen wir das signierte Dokument samt Audit-Trail automatisch zurück und laden es direkt ins Archiv. Kein Herunterladen, kein manuelles Ablegen, kein Vergessen.
Versioniert statt verstreut
Das bestehende Dokument wird mit Versionierung überschrieben: Die signierte Fassung ist die aktuelle Version, das unsignierte Original bleibt in der Historie erhalten. Keine „_final_signiert_v2"-Dateien, keine doppelten Fundstellen — eine Akte, ein Dokument, vollständige Nachvollziehbarkeit.
Rechtsgültig auf europäischem Boden
sproof sign ist die europäische Signaturplattform aus Österreich: eIDAS-konform, vollständig in der EU gehostet, mit allen Signaturstufen von der einfachen bis zur qualifizierten elektronischen Signatur (QES, u. a. via A-Trust und ID Austria).
Partner mit Praxis
Wir sind seit 2026 sproof-Partner und haben bereits zwei Projekte erfolgreich umgesetzt — die Integration ist kein Konzept, sondern läuft produktiv.
So läuft die Signatur
Vom freigegebenen Dokument zur signierten Version im Archiv — ohne manuelle Zwischenschritte.
Auslöser
Ein Workflow-Schritt oder eine manuelle Aktion startet die Signatur — etwa nach der internen Freigabe eines Vertrags.
Übergabe an sproof
Das Dokument wird an sproof sign übertragen und den Unterzeichnern zugestellt — intern wie extern.
Signatur
Alle Beteiligten unterschreiben digital — bis zur qualifizierten elektronischen Signatur.
Rückführung
Das signierte Dokument kommt samt Audit-Trail zurück und ersetzt das Original als neue Version — der Workflow läuft weiter.
Auf einen Blick
- Übergabe an sproof direkt aus dem DocuWare-Workflow
- Zustellung an alle Unterzeichner — ohne DocuWare-Zugang
- Signiertes Dokument + Audit-Trail automatisch zurück ins Archiv
- Versionierung: Original bleibt in der Historie erhalten
- eIDAS-konform bis QES, EU-Hosting
- sproof-Partner seit 2026 — zwei Projekte erfolgreich umgesetzt
Häufige Fragen
Wie kommt das Dokument zu sproof und wieder zurück?
Automatisch: Aus DocuWare — etwa über einen Workflow-Schritt — wird das Dokument an sproof übergeben und den Unterzeichnern zugestellt. Nach Abschluss holen wir das signierte Dokument samt Audit-Trail zurück und aktualisieren das bestehende Dokument im Archiv als neue Version.
Was passiert mit dem unsignierten Original?
Es bleibt als Vorversion erhalten — das bestehende Dokument wird mit Versionierung überschrieben. Die Historie ist damit lückenlos: Wer will, sieht jede Fassung.
Brauchen die Unterzeichner DocuWare oder eine eigene Software?
Nein — die Zustellung läuft über sproof. Interne wie externe Unterzeichner signieren digital, ohne Zugang zu Ihrem Archiv.
Ist die Signatur rechtsgültig?
Ja — sproof sign ist eIDAS-konform und unterstützt alle Signaturstufen bis zur qualifizierten elektronischen Signatur (QES), die der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt ist. Gehostet wird vollständig in der EU.
Wie viel Erfahrung haben Sie mit der Integration?
Wir sind seit 2026 sproof-Partner und haben die Integration bereits in zwei Projekten erfolgreich umgesetzt — inklusive Workflow-Anbindung und automatischer Rückführung ins Archiv.
Jetzt digital signieren
Wir zeigen Ihnen den Signaturfluss live — vom DocuWare-Workflow bis zur signierten Version im Archiv.
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