DocuWare + EuroFib

Dokument stiže u DocuWare i ondje prolazi kompletan proces provjere – tek zatim odlazi u EuroFib:

• Očitavanje podataka računa uz pomoć umjetne inteligencije (npr. s natif.ai) – dobavljač, iznosi, stavke.
• Provjera i odobrenje u DocuWare tijeku rada – višestupanjski, prema Vašim pravilima.
• Predkontiranje automatski ili ručno – mjesta troška i nositelje troška dodjeljuje provjeravatelj izravno u tijeku rada, sve dinamički.
• Moguća blokada plaćanja – blokirani dokumenti ne idu u plaćanje.
• Predaja kao EuroFib paket knjiženja: iz potpuno kontiranih dokumenata – porezne šifre, konta, mjesta troška, nositelji troška – automatski nastaje paket u EuroFibu koji se ondje samo još proknjiži.
• Povezivanje uključeno: prikaz dokumenta i protok podataka između knjiženja i arhiva trajno funkcioniraju.

Dobavljači, konta, mjesta troška i dr. dolaze izravno iz EuroFiba – pri provjeri i predkontiranju uvijek radite s aktualnim matičnim podacima, u stvarnom vremenu umjesto putem noćnih usklađivanja:

• Lokalno (On-Premise): izravan pristup putem pogleda baze podataka – promjene u EuroFibu odmah su vidljive u DocuWareu; nove matične podatke sučelje zapisuje izravno prema EuroFibu.
• DocuWare Cloud: pristup putem DocuWare Local Data Connectora – zapisuje se u zasebnu bazu podataka koju EuroFib preuzima.
• U oba slučaja: bez zastarjelih popisa za odabir, bez dvostrukog održavanja matičnih podataka.

Nakon knjiženja sučelje prema rasporedu usklađuje EuroFib bazu podataka s arhivom: za svaku stavku knjiženja pronalazi se odgovarajući dokument – primjerice prema broju dokumenta – a podaci iz računovodstva završavaju izravno na arhiviranom dokumentu:

• Indeksna polja: datum knjiženja, iznos, mjesto troška i druge vrijednosti naknadno se upisuju.
• Polja ključnih riječi: više zapisa za jedan dokument – primjerice više redaka kontiranja – skupno završava u jednom polju ključnih riječi (usklađivanje n-prema-1).
• Tablična polja: kompletno kontiranje s dugovnom i potražnom stranom, kontom i poreznom šifrom pohranjuje se kao tablica izravno na dokumentu.

I sve što EuroFib generira automatski završava u DocuWareu – indeksirano i revizijski sigurno. Na primjer:

• Izlazni računi i opomene
• Knjigovodstveni dokumenti i izvodi računa
• Liste otvorenih stavki i platni promet
• Poslovna izvješća (BWA), PDV prijave i zapisnici o provjeri PDV ID-a
• Liste amortizacije i dugotrajne imovine

Na zahtjev sučelje nakon uspješnog usklađivanja završava otvoreni zadatak tijeka rada u DocuWareu – primjerice „Čekanje na knjiženje“, čim je dokument proknjižen u EuroFibu. Ciljano se završava samo konfigurirani tijek rada, i to tek nakon uspješnog ažuriranja indeksa. Tako status procesa u DocuWareu uvijek ostaje istinit.

Usklađivanje podataka o knjiženju čita isključivo putem pogleda baze podataka iz EuroFib baze (Microsoft SQL Server, Oracle, Sybase); u DocuWare se zapisuje putem službenog sučelja platforme. EuroFib ostaje standardan i spreman za nadogradnje. Uz to:

• Podrška za više klijenata: svaki se posao može ograničiti na jednog klijenta – više tvrtki radi paralelno i uredno odvojeno.
• Status i vremenska oznaka na dokumentu: već obrađeni dokumenti automatski se preskaču, dvostruka ažuriranja su isključena.
• Tolerantno na greške: pojedinačni pogrešni zapisi ne zaustavljaju cijeli prolaz – preskaču se i zapisuju u dnevnik.
• Fleksibilno: slobodno definirani SQL upiti i pohranjene procedure za sve što je specifično za klijenta.

DocuWare partner smo od 1998. – i jednako dugogodišnji partner tvrtke Schmidhuber EDV. Osnivač tvrtke Hans Zoichter bio je jedan od prvih zaposlenika u kući Schmidhuber u Beču i s EuroFibom je brinuo o klijentima u cijeloj istočnoj Europi. To je znanje danas čvrsto ukorijenjeno u timu – od financijskog računovodstva EuroFib do računovodstva dugotrajne imovine EuroFib AMS.

Račun se u DocuWareu očitava uz pomoć umjetne inteligencije, provjerava i predkontira – automatski ili ručno, uključujući mjesta troška i nositelje troška od strane provjeravatelja te opcionalnu blokadu plaćanja. Nakon odobrenja sučelje iz toga automatski izrađuje EuroFib paket knjiženja – uključujući porezne šifre, sva konta, mjesta troška i nositelje troška – koji se u EuroFibu samo još proknjiži. Bez ručnog prijenosa podataka o knjiženju; dokument i knjiženje ostaju povezani, tako da prikaz dokumenta i protok podataka funkcioniraju u oba smjera.

Izravno i u stvarnom vremenu – dobavljači, konta, mjesta troška i svi ostali matični podaci dolaze bez zaobilaženja iz EuroFiba. Lokalno (On-Premise) sučelje čita putem pogleda baze podataka i nove matične podatke zapisuje izravno prema EuroFibu; s DocuWare Cloudom pristup ide putem DocuWare Local Data Connectora, a zapisuje se u zasebnu bazu podataka koju EuroFib preuzima. U oba slučaja uvijek radite s aktualnim matičnim podacima – bez noćnih usklađivanja, bez zastarjelih popisa za odabir.

Praktički sve PDF-ove koje EuroFib generira: izlazne račune, knjigovodstvene dokumente, izvode računa, liste otvorenih stavki, poslovna izvješća (BWA), zapisnike o provjeri PDV ID-a, liste amortizacije i dugotrajne imovine, opomene, platni promet, PDV prijave i više. Dokumenti se automatski indeksiraju i revizijski sigurno pohranjuju.

Podatke o knjiženju i kontiranju iz EuroFiba – primjerice broj dokumenta, datum knjiženja, iznos, mjesto troška te kontiranje s dugovnom i potražnom stranom, kontom i poreznom šifrom. Vrijednosti po izboru završavaju u indeksnim poljima, poljima ključnih riječi ili kao potpuna tablica izravno na arhiviranom dokumentu. Dodatno se postavljaju status i vremenska oznaka, kako bi svako usklađivanje ostalo sljedivo.

Ne u sam program – EuroFib ostaje standardan i spreman za nadogradnje. Usklađivanje podataka o knjiženju čita isključivo putem pogleda baze podataka (Microsoft SQL Server, Oracle, Sybase) i zapisuje samo u DocuWare, putem službenog sučelja platforme. Predaja računa i zapisivanje matičnih podataka odvijaju se kontrolirano putem definiranih puteva – lokalno izravno prema EuroFibu, u oblaku putem zasebne baze podataka koju EuroFib preuzima.

Da. Svaki posao usklađivanja može se ograničiti na jednog klijenta – tako se više tvrtki može usklađivati paralelno i uredno odvojeno. Već obrađeni dokumenti automatski se preskaču putem statusnih polja, dvostruka ažuriranja su isključena.

Na zahtjev sučelje nakon uspješnog usklađivanja završava otvorene zadatke definiranog tijeka rada – primjerice zadatak „Čekanje na knjiženje“, čim je dokument proknjižen u EuroFibu. Ostali tijekovi rada pritom ostaju netaknuti, a završavanje se događa tek nakon uspješnog ažuriranja indeksa.

Da – s našim integracijskim rješenjem ShowDoc korisnici pritiskom tipke otvaraju arhivirani izvorni dokument izravno iz knjiženja, bez pretraživanja u DocuWareu i bez promjene sustava. Kako to funkcionira, pokazuje naš blog o prikazu dokumenata izravno iz ERP-a, CRM-a i računovodstva.