Digitalna obrada računa
Digitalna obrada računa
Ručna obrada računa oduzima vrijeme, uzrokuje pogreške i veže Vaše najbolje ljude uz prepisivanje podataka. S DocuWareom automatiziramo cijeli proces: računi stižu e-poštom, skeniranjem ili kao e-račun, očitavaju se uz podršku umjetne inteligencije, digitalno se provjeravaju i odobravaju – i stižu u Vaše računovodstvo s gotovim kontiranjem. Revizijski sigurno arhivirani, u svakom trenutku dostupni.
Kako će Vaš račun ubuduće putovati
Evidentiranje bez prepisivanja
Ulazni računi evidentiraju se automatski – e-poštom, skeniranjem, učitavanjem ili kao e-račun (ZUGFeRD, XRechnung, Peppol i dr.). Prepoznavanje teksta uz podršku umjetne inteligencije (npr. natif.ai) očitava dobavljača, iznose, stavke i broj računa te u potpunosti indeksira dokument.
Provjera i odobrenje – digitalno i sljedivo
Račun prolazi kroz Vaš definirani tijek rada za odobravanje: stručna provjera, kontiranje s mjestima troška i nositeljima troška, višerazinsko odobravanje, opcionalna blokada plaćanja. Svaki je korak zabilježen – uključujući pravilo zamjene tijekom godišnjeg odmora.
Predaja Vašem računovodstvu
Odobreni računi automatski odlaze u Vaš računovodstveni ili ERP sustav – bez dvostrukog unosa:
- DATEV – dokument i knjiženje kao gotov paket
- BMD i RZL – za Vaše računovodstvo ili poreznog savjetnika
- EuroFib – kao gotov paket knjiženja, s povratnim usklađivanjem podataka o knjiženju
- SAP, Business Central i drugi sustavi
Revizijski sigurno arhivirano
Svi dokumenti pohranjeni su u arhivu revizijski sigurno i u skladu s GDPR-om – s pečatima, bilješkama i potpunom poviješću. Pri poreznom nadzoru svaki se dokument pronalazi u sekundama, zajedno s tijekom odobravanja.
U pet koraka do automatiziranog računovodstva
Od ulazne pošte do računovodstvenog sustava – bez prekida medija.
Evidentiranje
Računi automatski ulaze u sustav e-poštom, skeniranjem, učitavanjem ili kao e-račun.
Izdvajanje podataka
Umjetna inteligencija očitava iznose, dobavljača i stavke – dokument je u potpunosti indeksiran.
Provjera i odobrenje
Odgovorne osobe digitalno provjeravaju, kontiraju i odobravaju – sljedivo i revizijski sigurno.
Predaja i arhiv
Odobreni račun automatski odlazi u Vaše računovodstvo i revizijski sigurno se pohranjuje u arhiv.
Ukratko
- Očitavanje uz podršku umjetne inteligencije – bez prepisivanja
- E-račun uključen (ZUGFeRD, XRechnung, Peppol, FINA, KSeF)
- Višerazinsko odobravanje s kontiranjem i blokadom plaćanja
- Predaja u DATEV, BMD, RZL, EuroFib, SAP i dr.
- Revizijski sigurno arhiviranje u skladu s GDPR-om
- Svaki dokument s tijekom odobravanja dostupan u sekundama
Česta pitanja
Koliko traje uvođenje?
Tipičan tijek rada za račune u malom ili srednjem poduzeću produktivan je za nekoliko tjedana – ovisno o razinama odobravanja i povezanim sustavima. Počinjemo s osnovnim procesom i zatim ga postupno proširujemo.
Funkcionira li to s našim računovodstvenim sustavom?
Vrlo vjerojatno da: imamo gotova povezivanja s DATEV-om, BMD-om, EuroFibom i drugim sustavima – a ako Vašeg sustava nema među njima, izrađujemo individualna sučelja putem DocuWare REST API-ja.
Što se događa s papirnatim računima?
Skeniraju se i prolaze isti tijek rada kao elektronički računi – na želju s podrškom za crtični kod i automatskim dodjeljivanjem putem našeg uvoza skenova.
Može li više društava prolaziti kroz jedan proces?
Da – pojedina društva uredno su razdvojena, od evidentiranja preko odobravanja do predaje u računovodstvo svakog društva.
Automatizirajte obradu računa već sada
Pokazat ćemo Vam put Vašeg računa – od ulazne pošte do knjiženja, uživo na stvarnim primjerima.
Kontaktirajte nas