DWSendMail – slanje e-pošte iz DocuWarea
DWSendMail – slanje e-pošte iz DocuWarea
Imate DocuWare On-Premise licencu bez Workflow Managera, a ipak želite automatski slati izlazne račune? Nema problema: DWSendMail samostalno traži dokumente s definiranim statusom – primjerice „za slanje“ –, automatski ih šalje na temelju predloška e-pošte i slanje bilježi u DocuWareu ažuriranjem indeksa. Automatizacija koja funkcionira i s ograničenim opsegom licence.
Što DWSendMail može
Slanje prema kriterijima pretraživanja
DWSendMail automatizirano traži dokumente koje treba poslati – primjerice sve dokumente sa statusom „za slanje“. Bez ručnog prikupljanja, bez zaboravljanja.
E-pošta iz predloška
E-pošta nastaje iz predloška – predmet, tekst i primatelj prema Vašim pravilima, dokument se automatski prilaže.
Ažuriranje indeksa nakon slanja
Nakon slanja DWSendMail ažurira indeksne podatke – status slanja vidljiv je u DocuWareu i nijedan se dokument ne šalje dvaput.
I uz ograničen opseg licence
DWSendMail ne treba Workflow Manager – idealno za On-Premise instalacije s minimalnim opsegom licence. Smislen je i u Cloud scenarijima: kada određene osjetljive informacije trebaju ostati ili se obrađivati na Vašem vlastitom hardveru.
U četiri koraka do automatskog slanja
Od kriterija pretraživanja do poslanog računa – postavljeno u kratkom roku.
Definiranje slučaja uporabe
Što treba slati, kome, kada – primjerice izlazne račune nakon odobrenja?
Predložak i kriteriji pretraživanja
Predložak e-pošte i statusni kriteriji usklađuju se s Vašim procesom.
Postavljanje i testiranje
DWSendMail se instalira i testira sa stvarnim dokumentima.
Automatski rad
Slanje radi automatski – uključujući ažuriranje indeksa i sljedivost.
Ukratko
- Automatsko pretraživanje prema statusu slanja
- Slanje e-pošte na temelju predložaka
- Ažuriranje indeksa – bez dvostrukog slanja
- Workflow Manager nije potreban
- Za On-Premise i hibridne Cloud scenarije
Česta pitanja
Trebamo li DocuWare Workflow Manager?
Ne – upravo je za to DWSendMail zamišljen: automatsko slanje dokumenata i uz ograničen opseg licence, prije svega On-Premise.
Radi li DWSendMail i s DocuWare Cloudom?
Da. To je osobito zanimljivo kada određene osjetljive informacije trebaju ostati ili se obrađivati na Vašem vlastitom hardveru – DWSendMail tada radi kod Vas i surađuje s oblakom.
Kako DWSendMail zna koje dokumente treba poslati?
Putem kriterija pretraživanja, tipično statusnog polja (npr. „za slanje“). Nakon slanja status se mijenja ažuriranjem indeksa – time je postupak dokumentiran i ništa ne izlazi dvaput.
Što se time može slati?
U načelu svaki arhivirani dokument – klasičan su slučaj izlazni računi. Predmet i tekst dolaze iz predloška, dokument se automatski prilaže.
Postavite automatsko slanje
Pokazat ćemo Vam DWSendMail u radu – od kriterija pretraživanja do poslanog računa.
Kontaktirajte nas