DocuWare MCP-Connector Update Oktober 2026 - Workflow-Aufgaben sehen, Indexdaten ändern, Dateien ersetzen

Vor zwei Wochen haben wir Bilanz nach einem Monat gezogen und dabei festgehalten, dass der DocuWare MCP-Connector im Alltag vor allem lesend genutzt wird. Seit 12. Oktober kann er mehr - und zwar in genau den drei Bereichen, nach denen am häufigsten gefragt wurde. Hier ist, was neu ist, wie es abgesichert ist und was weiterhin nicht geht.

1. Workflow-Aufgaben sehen

“Welche Freigaben warten auf mich?” war die meistgestellte Frage, die der Connector bisher nicht beantworten konnte. Jetzt kann er es. Der Assistent listet die Workflows auf, in denen für den angemeldeten Anwender Aufgaben offen sind, und zeigt zu jeder Aufgabe:

• das betroffene Dokument mit seinen Indexdaten,
• die Werte der Aufgabenzeile - Status, Eingangsdatum, Workflow-Variablen,
• jede angebotene Entscheidung samt der Formularfelder, die sie abfragt.

Der Assistent sieht die Aufgabenliste mit dem Token des Anwenders - es ist also seine Liste und niemand anderes. Darüber liegt die Archivrichtlinie: Ein Workflow, dessen Archiv für den Connector nicht freigeschaltet ist, wird komplett verschwiegen. Schon der Name eines Workflows kann verraten, was ein Unternehmen gerade bearbeitet. Wer ihn trotzdem gezielt anfragt, bekommt dieselbe Antwort wie bei einem Tippfehler. Und die Indexspalten einer Aufgabenzeile unterliegen derselben Sichtbarkeitsliste wie ein Suchergebnis, weil eine Aufgabenliste nur ein zweiter Weg zu denselben Indexdaten ist.

Was der Assistent dabei nicht tut: Er markiert nichts als gelesen und er trifft keine Entscheidung. Das Bestätigen einer Entscheidung aus dem Chat heraus ist der nächste Schritt - mit einer eigenen Freigabe, getrennt von der Sichtbarkeit. Wir wollten zuerst sehen, wie sich die reine Übersicht im Alltag bewährt.

2. Indexdaten ändern

Das erste Werkzeug im Connector, das in DocuWare schreibt. Der Assistent kann Werte in Indexfelder eines Dokuments eintragen - eine falsche Lieferantennummer korrigieren, eine Kostenstelle nachtragen, die leeren Felder füllen, die er bei der Datenqualitätsabfrage aus dem letzten Beitrag gefunden hat.

Dafür müssen drei Dinge zusammenkommen:

1. Die Organisation erlaubt Indexänderungen grundsätzlich.
2. Das Archiv erlaubt sie ebenfalls - die Einstellung lässt sich pro Archiv überschreiben.
3. Das Feld ist einzeln als bearbeitbar markiert - ein drittes Häkchen neben durchsuchbar und sichtbar. Die Abkürzung “alle Felder auf einmal”, die wir im September für das Onboarding eingeführt haben, setzt dieses Häkchen bewusst nie. Schreibrechte werden Feld für Feld vergeben, nicht pauschal.

Das Dokument wird über denselben Weg aufgelöst wie bei einer Lesezugriff - inklusive der Pflichtfilter der Organisation. Ein Dokument, das die Richtlinie nicht anzeigen würde, lässt sich auch nicht per ID ändern. Werte werden serverseitig typisiert: Ein Datum muss ein Datum sein, “1234,56” und “1234.56” ergeben dieselbe Zahl, und eine unpassende Eingabe kommt als lesbare Ablehnung zurück statt als Fehler. Die Feldrechte von DocuWare gelten zusätzlich.

Im Protokoll steht bei jeder Änderung der neue und der bisherige Wert. Wer wissen will, was die KI am Dienstag an Rechnung 4711 geändert hat, findet beide Seiten in einer Zeile.

3. Dateien ersetzen oder anhängen

Das zweite schreibende Werkzeug: Der Assistent kann die Datei hinter einem Dokument ersetzen oder eine weitere Datei anhängen. Typische Fälle sind die korrigierte Rechnung, die den fehlerhaften Erstscan ablöst, oder die unterschriebene Fassung, die zum Vertrag dazukommt.

• Ersetzen überschreibt die erste Datei und behält Dokument-ID, Indexdaten und alle weiteren Dateien.
• Anhängen fügt eine zusätzliche Datei hinzu, ohne etwas zu verändern.
• Der Dateiname, den der Assistent vergibt, bleibt erhalten - darauf stützen sich Viewer, Download und Volltextindex von DocuWare.

Auch hier gelten die Regeln, die schon für das Lesen galten: Die Dateityp-Regeln der Organisation werden auf den Upload angewendet, eine Sperre für ausführbare Dateien hält diese also aus dem Archiv heraus und nicht nur aus den Suchergebnissen. Eine Größenobergrenze begrenzt den Upload. In Archiven mit Versionsverwaltung ist das Ersetzen kein Check-in: DocuWare lehnt es ab, bis das Dokument ausgecheckt ist, und der Assistent gibt diese Ablehnung so weiter, wie DocuWare sie formuliert.

Protokolliert wird der Name der ersetzten Datei. Die hochgeladenen Bytes selbst speichern wir nicht - nur ihre Größe.

Drei Schalter, alle aus

Keine der drei Funktionen ist bei bestehenden Kunden aktiv. Workflow-Aufgaben schaltet der Administrator pro Organisation frei, die beiden Schreibfunktionen pro Organisation und zusätzlich pro Archiv, Indexfelder darüber hinaus einzeln. Wer nichts tut, hat am Tag nach dem Update denselben rein lesenden Connector wie am Tag davor.

Das ist Absicht und folgt dem Grundsatz, nach dem der Connector gebaut ist: Nichts, was ein Modell sagen kann, erweitert, was es erreicht. Die Freigaben vergibt ein Mensch im Portal, jede Änderung an den Freigaben wird protokolliert, und jede Nutzung landet in der manipulationsgesicherten Protokollkette.

Außerdem seit September

Zwei Punkte, die weniger sichtbar sind, aber erwähnt gehören:

• Verschlüsselung der gespeicherten Antworten. Der Connector hält zu Prüfzwecken die ausgelieferten Antworten vor - OCR-Texte und, wo Downloads erlaubt sind, ganze Dateien. Diese liegen jetzt verschlüsselt in der Datenbank, genau wie die Zugangstoken daneben. Ein Datenbank-Dump oder ein altes Backup ist damit kein Dokumentenabfluss mehr.
• Härtung der Anmeldung. Nach einer Sicherheitsüberprüfung haben wir den Anmeldefluss an den Browser gebunden, in dem er gestartet wurde, die erlaubten Rückleitungsadressen auf exakte Übereinstimmung verengt und die Zustimmungsseite gegen das automatische Absenden durch fremde Seiten geschützt. Dazu kommt eine Ratenbegrenzung für die beiden nicht angemeldeten Formulare des Portals.

Unsere Empfehlung

Die Reihenfolge, die wir Kunden vorschlagen, ist dieselbe wie im letzten Beitrag - nur um einen Schritt länger:

1. Lesend starten. Suche, Volltext, Auskunft.
2. Workflow-Sichtbarkeit einschalten. Risikoarm, sofort nützlich, und der Assistent kann morgens die Aufgabenliste zusammenfassen, ohne irgendetwas zu verändern.
3. Indexfelder gezielt freigeben. Nicht “alle”, sondern die drei oder vier Felder, die im Alltag tatsächlich nachgetragen oder korrigiert werden.
4. Dateiänderungen nur dort, wo ein Prozess sie braucht. Etwa im Vertragsarchiv für die unterschriebene Fassung.

Sie nutzen den Connector bereits und möchten eine der Funktionen freischalten? Melden Sie sich - wir gehen die Einstellungen gemeinsam durch. Sie kennen den Connector noch nicht? Dann zeigen wir Ihnen gern an einem Testarchiv, wie sich DocuWare im Chat anfühlt.