DocuWare MCP konektor – ažuriranje listopad 2026. – pregled zadataka u tijeku rada, izmjena indeksnih podataka, zamjena datoteka

Prije dva tjedna podvukli smo crtu nakon mjesec dana i zabilježili da se DocuWare MCP konektor u svakodnevnom radu koristi uglavnom za čitanje. Od 12. listopada može više – i to upravo u tri područja o kojima se najčešće pitalo. Evo što je novo, kako je osigurano i što se i dalje ne događa.

1. Pregled zadataka u tijeku rada

„Koja odobrenja čekaju na mene?” bilo je najčešće pitanje na koje konektor dosad nije mogao odgovoriti. Sada može. Asistent popisuje tijekove rada u kojima prijavljeni korisnik ima otvorene zadatke i za svaki zadatak prikazuje:

• dotični dokument s njegovim indeksnim podacima,
• vrijednosti retka zadatka – stanje, datum zaprimanja, varijable tijeka rada,
• svaku ponuđenu odluku zajedno s poljima obrasca koja ona traži.

Asistent vidi popis zadataka s korisnikovim vlastitim tokenom – dakle to je njegov popis i ničiji drugi. Iznad toga leži politika arhiva: tijek rada čiji arhiv nije uključen za konektor u potpunosti se prešućuje. Već sam naziv tijeka rada može odati što tvrtka trenutačno obrađuje. Tko ga ipak ciljano zatraži, dobiva isti odgovor kao kod tipfelera. A indeksni stupci retka zadatka podliježu istom popisu vidljivosti kao i rezultat pretrage, jer je popis zadataka samo drugi put do istih indeksnih podataka.

Što asistent pritom ne čini: ništa ne označava kao pročitano i ne donosi odluke. Potvrđivanje odluke iz chata sljedeći je korak – s vlastitim odobrenjem, odvojenim od vidljivosti. Htjeli smo prvo vidjeti kako se sam pregled pokazuje u svakodnevici.

2. Izmjena indeksnih podataka

Prvi alat u konektoru koji piše u DocuWare. Asistent može upisati vrijednosti u indeksna polja dokumenta – ispraviti pogrešan broj dobavljača, naknadno upisati mjesto troška, popuniti prazna polja koja je pronašao upitom o kvaliteti podataka iz prošlog članka.

Za to se tri stvari moraju poklopiti:

1. Organizacija načelno dopušta izmjene indeksa.
2. Arhiv ih također dopušta – postavka se može nadjačati po arhivu.
3. Polje je pojedinačno označeno kao uredivo – treća kvačica uz pretraživo i vidljivo. Prečac „sva polja odjednom”, koji smo u rujnu uveli za lakše uvođenje arhiva, tu kvačicu namjerno nikad ne postavlja. Prava pisanja dodjeljuju se polje po polje, nikad paušalno.

Dokument se razrješava istim putem kao kod čitanja – uključujući obvezne filtre organizacije. Dokument koji politika ne bi prikazala ne može se promijeniti ni preko ID-a. Vrijednosti se tipiziraju na poslužitelju: datum mora biti datum, „1234,56” i „1234.56” isti su broj, a neprikladan unos vraća se kao čitljivo odbijanje umjesto kao pogreška. Prava na polja samog DocuWarea vrijede dodatno.

U revizijskom tragu kod svake izmjene stoji nova i prethodna vrijednost. Tko želi znati što je AI u utorak promijenio na računu 4711, nalazi obje strane u jednom retku.

3. Zamjena ili dodavanje datoteka

Drugi alat koji piše: asistent može zamijeniti datoteku iza dokumenta ili dodati još jednu. Tipični su slučajevi ispravljeni račun koji zamjenjuje pogrešan prvi sken ili potpisana verzija koja se pridodaje ugovoru.

• Zamjena prepisuje prvu datoteku i zadržava ID dokumenta, indeksne podatke i sve daljnje datoteke.
• Dodavanje pridodaje još jednu datoteku, ne mijenjajući ništa.
• Naziv datoteke koji asistent zada ostaje – na njega se oslanjaju DocuWareov preglednik, preuzimanje i indeks punog teksta.

I ovdje vrijede pravila koja su već vrijedila za čitanje: pravila o vrstama datoteka organizacije primjenjuju se na prijenos, pa zabrana izvršnih datoteka drži te datoteke izvan arhiva, a ne samo izvan rezultata pretrage. Gornja granica veličine ograničava prijenos. U arhivima s upravljanjem verzijama zamjena nije prijava verzije: DocuWare je odbija dok dokument nije odjavljen za uređivanje, a asistent to odbijanje prosljeđuje onako kako ga je DocuWare formulirao.

Bilježi se naziv zamijenjene datoteke. Same prenesene bajtove ne pohranjujemo – samo njihovu veličinu.

Tri prekidača, svi isključeni

Nijedna od tri funkcije nije aktivna kod postojećih klijenata. Administrator uključuje zadatke u tijekovima rada po organizaciji, dvije funkcije pisanja po organizaciji i dodatno po arhivu, a indeksna polja povrh toga pojedinačno. Tko ništa ne učini, dan nakon ažuriranja ima isti konektor koji samo čita kao i dan prije.

To je namjerno i slijedi načelo prema kojem je konektor izgrađen: ništa što model može reći ne proširuje ono do čega doseže. Odobrenja dodjeljuje čovjek u portalu, svaka izmjena odobrenja se bilježi, a svaka upotreba završava u revizijskom lancu zaštićenom od manipulacije.

Osim toga od rujna

Dvije točke koje su manje vidljive, ali ih treba spomenuti:

• Šifriranje pohranjenih odgovora. U svrhu revizije konektor čuva odgovore koje je isporučio – OCR tekstove i, gdje su preuzimanja dopuštena, cijele datoteke. Oni sada leže šifrirani u bazi podataka, baš kao i pristupni tokeni pokraj njih. Izvoz baze podataka ili stara sigurnosna kopija više nisu sami po sebi curenje dokumenata.
• Ojačana prijava. Nakon sigurnosne provjere vezali smo tijek prijave uz preglednik u kojem je pokrenut, suzili dopuštene povratne adrese na točno podudaranje i zaštitili stranicu privole od automatskog slanja s tuđih stranica. Uz to su dva neprijavljena obrasca portala dobila ograničenje broja pokušaja.

Naša preporuka

Redoslijed koji predlažemo klijentima isti je kao u prošlom članku – samo za jedan korak dulji:

1. Krenite samo s čitanjem. Pretraga, puni tekst, informiranje.
2. Uključite vidljivost tijekova rada. Nizak rizik, odmah korisno, a asistent može ujutro sažeti popis zadataka a da ništa ne promijeni.
3. Ciljano odobrite indeksna polja. Ne „sva”, nego tri ili četiri polja koja se u svakodnevici zaista dopunjuju ili ispravljaju.
4. Izmjene datoteka samo ondje gdje ih proces treba. Primjerice u arhivu ugovora za potpisanu verziju.

Već koristite konektor i želite uključiti jednu od funkcija? Javite nam se – zajedno ćemo proći postavke. Još ne poznajete konektor? Rado ćemo Vam na testnom arhivu pokazati kako se DocuWare osjeća u chatu.