Digitalno upravljanje ugovorima
Digitalno upravljanje ugovorima
Ugovor o održavanju automatski se produljuje jer je otkazni rok previđen – a nitko ne zna gdje se zapravo nalazi aktualna verzija. Digitalno upravljanje ugovorima s DocuWareom rješava oboje: svi ugovori nalaze se u jednom središnjem, digitalnom dosjeu ugovora, rokovi se nadziru automatski, a odgovorne osobe pravodobno se podsjećaju – prije nego što postane skupo.
Što upravljanje ugovorima omogućuje
Jedan dosje po ugovoru
Ugovor, dodaci, korespondencija i otkazna pisma nalaze se zajedno u jednom digitalnom dosjeu ugovora – s partnerom, trajanjem, vrijednošću ugovora i odgovornošću kao indeksnim podacima. Povezani dokumenti vode od ugovora izravno do korespondencije.
Rokovi koji se sami javljaju
Otkazni rokovi i rokovi produljenja nadziru se automatski: pravodobno prije ključnog datuma odgovorna osoba dobiva zadatak – s ugovorom odmah pri ruci. Eskalacija uključena ako nitko ne reagira. Bez Excela, bez podsjetnika u kalendaru, bez propuštenih rokova.
Pristup prema ulozi, dokaz uključen
Tko smije vidjeti koje ugovore, određuju ovlasti – uprava sve, odjeli svoje. Svaka promjena i svaki pristup se bilježe, a pohrana je revizijski sigurna i u skladu s GDPR-om.
Od nacrta do potpisa
Na želju DocuWare prati cijeli životni ciklus: tijekove rada za provjeru i odobravanje novih ugovora, automatsku izradu ugovora iz predložaka i indeksnih podataka, elektronički potpis putem naše sproof integracije (do QES) – i na kraju pravodobno brisanje prema Vašem konceptu brisanja.
U četiri koraka do upravljanja ugovorima
Od hrpe ugovora do nadziranog digitalnog dosjea.
Snimka stanja
Koje vrste ugovora, koji rokovi, tko je odgovoran – strukturiramo zajedno.
Digitalizacija
Postojeći ugovori preuzimaju se odnosno skeniraju i u potpunosti indeksiraju.
Rokovi i tijekovi rada
Postavljaju se podsjetnici, eskalacije i procesi odobravanja.
Redoviti rad
Novi ugovori idu izravno u dosje – nadzor rokova radi automatski.
Ukratko
- Središnji digitalni dosje za svaki ugovor
- Automatski podsjetnici na otkazne rokove i rokove produljenja
- Eskalacija ako nitko ne reagira
- Ovlasti prema ulogama, zabilježeni pristupi
- Opcionalno: izrada ugovora iz predložaka i e-potpis
- Revizijski sigurno i u skladu s GDPR-om
Česta pitanja
Kako naši postojeći ugovori dolaze u sustav?
Papirnati ugovori skeniraju se i indeksiraju, digitalne sadržaje preuzimamo strukturirano – po potrebi i u velikim količinama uz našu rutinu za digitalizaciju i migraciju.
Tko se podsjeća na rokove – i što ako nitko ne reagira?
Odgovorna osoba pohranjena uz ugovor pravodobno dobiva zadatak s pristupom ugovoru. Ako ne reagira, tijek rada eskalira – primjerice zamjeni ili nadređenoj osobi. Ključni datum više ne prolazi neprimijećeno.
Mogu li se ugovori izrađivati izravno u sustavu?
Da – iz pohranjenih predložaka i indeksnih podataka nastaju gotovi ugovorni dokumenti (Word), primjerice ugovor o radu nakon prihvaćene prijave. Elektronički potpis može se povezati.
Vide li svi zaposlenici sve ugovore?
Ne – ovlasti određuju pristup prema ulozi, odjelu ili vrsti ugovora. Osjetljivi ugovori (primjerice ugovori o radu) ostaju ograničeni na ovlašteni krug osoba, a svaki se pristup bilježi.
Preuzmite kontrolu nad ugovorima već sada
Ponesite svoja tri najkritičnija ugovora – pokazat ćemo Vam digitalni dosje ugovora uživo.
Kontaktirajte nas