Digitalni potpis (QES i AES)
Digitalni potpis (QES i AES)
Proces je digitalan – do potpisa: ispisati, potpisati, skenirati, poslati natrag. S DocuWareom i sproofom i potpis ostaje u digitalnom tijeku: dokumenti se izravno iz tijeka rada dostavljaju na potpis – kao napredni (AES) ili kvalificirani elektronički potpis (QES), koji je pravno izjednačen s vlastoručnim potpisom. Potpisani dokument zajedno s revizijskim tragom automatski se vraća u arhiv, kao nova verzija izvornika.
Kako funkcionira digitalni potpis
Prava razina potpisa za svaki slučaj
Ne treba svaki dokument istu razinu – sa sproofom su sve dostupne s jedne platforme:
- Napredni elektronički potpis (AES): standard za svakodnevno poslovanje – ponude, potvrde narudžbi, zapisnici, interna odobrenja
- Kvalificirani elektronički potpis (QES): pravno izjednačen s vlastoručnim potpisom – za ugovore i svugdje gdje se zahtijeva pisani oblik; u Austriji jednostavno putem ID Austria
- Koju razinu koji dokument treba, razjašnjavamo zajedno – u slučaju dvojbe s Vašim pravnim savjetnikom
Izravno iz DocuWare tijeka rada
Potpis je korak tijeka rada kao i svaki drugi: kada dokument dosegne definirani status – primjerice interno odobrenje – automatski se predaje sproofu i dostavlja svim potpisnicima. Interni i vanjski potpisnici potpisuju digitalno, bez pristupa DocuWareu i bez vlastitog softvera.
Potpisano natrag u arhiv – verzionirano
Nakon završetka integracija automatski dohvaća potpisani dokument zajedno s revizijskim tragom: potpisana verzija postaje aktualna verzija, izvornik ostaje u povijesti. Bez datoteka „_final_potpisano“, bez ručnog odlaganja – a tijek rada odmah nastavlja dalje, primjerice u dosje ugovora ili u personalni dosje.
Europski, usklađen s eIDAS-om, čist prema GDPR-u
sproof je europska platforma za potpisivanje iz Austrije: usklađena s eIDAS-om, u potpunosti hostana u EU, s kvalificiranim potpisima među ostalim putem A-Trusta. Vaši dokumenti ne prolaze ni kroz jedan američki oblak – argument koji službenici za zaštitu podataka rado čuju.
Tipični slučajevi primjene
Gdje digitalni potpis odmah štedi vrijeme:
- Ugovori o radu: automatski izrađeni iz predloška, digitalno potpisani, izravno u personalni dosje
- Kupoprodajni i okvirni ugovori s klijentima i dobavljačima
- Ponude i potvrde narudžbi s obvezujućim potpisom
- Primopredajni zapisnici i sporazumi na terenu
U četiri koraka do digitalnog potpisa
Od slučaja potpisivanja do potpisanog dokumenta u arhivu.
Pregled slučajeva potpisivanja
Koji se dokumenti potpisuju, tko ih potpisuje – i koju razinu potpisa treba koji slučaj?
Povezivanje s tijekom rada
Potpis se ugrađuje kao korak u Vaše DocuWare tijekove rada, definiraju se potpisnici i pozicije.
Testiranje
Cijeli ciklus provjerava se na stvarnim dokumentima – dostava, potpis, povrat, verzioniranje.
Redoviti rad
Potpisi u svakodnevnom radu teku automatski – sljedivo uz revizijski trag u arhivu.
Ukratko
- AES i QES s jedne platforme (sproof)
- QES: pravno izjednačen s vlastoručnim potpisom
- Potpis kao korak u DocuWare tijeku rada
- Potpisnicima ne treba ni DocuWare ni softver
- Potpisani dokument + revizijski trag automatski verzioniran u arhivu
- Usklađeno s eIDAS-om, hosting u EU – sproof partner od 2026.
Česta pitanja
QES ili AES – što nam treba?
Za svakodnevno poslovanje obično je dovoljan napredni potpis (AES). Kvalificirani potpis (QES) pravno je izjednačen s vlastoručnim potpisom i pripada svugdje gdje se zahtijeva pisani oblik – primjerice kod određenih ugovora. Postavljamo obje razine; koja je gdje pravno potrebna, u slučaju dvojbe razjasnite sa svojim pravnim savjetnikom.
Je li digitalni potpis pravno valjan?
Da – razine su uređene uredbom eIDAS koja vrijedi u cijeloj EU. Kvalificirani elektronički potpis (QES) pravno je izjednačen s vlastoručnim potpisom; u Austriji potpisnici jednostavno potpisuju putem ID Austria.
Moraju li potpisnici nešto instalirati?
Ne – dostava se odvija putem sproofa, a potpisuje se u pregledniku. Vanjskim partnerima ne treba ni pristup DocuWareu ni vlastiti softver.
Što se događa s potpisanim dokumentom?
Automatski se vraća u arhiv zajedno s revizijskim tragom i pohranjuje kao nova verzija izvornika – povijest ostaje potpuna, a tijek rada odmah nastavlja dalje.
Koliko iskustva imate s time?
sproof partner smo od 2026. i integraciju potpisa već smo uspješno proveli u dva projekta – uključujući povezivanje s tijekom rada i automatski povrat u arhiv.
Potpisujte digitalno već sada
Ponesite stvaran slučaj potpisivanja – pokazat ćemo Vam ciklus uživo, od tijeka rada do potpisane verzije u arhivu.
Kontaktirajte nas