Digitalni personalni dosje
Digitalni personalni dosje
Kadrovski odjeli rade s najosjetljivijim podacima u tvrtki – i često s najpunijim registratorima. Digitalni personalni dosje s DocuWareom uklanja oboje: ugovori, svjedodžbe, potvrde i korespondencija strukturirano se nalaze u jednom dosjeu po zaposleniku – zaštićeni ovlastima prema ulogama, s automatskim rokovima i brisanjem u skladu s GDPR-om.
Što digitalni personalni dosje omogućuje
Sve na jednom mjestu
Ugovor o radu, svjedodžbe, bolovanja, potvrde o edukacijama i korespondencija – po osobi jedan potpun, strukturiran dosje. Sa strukturom registara kakvu HR poznaje, ali pretraživ u sekundama.
Zaštita pristupa koja izdržava provjere
Ovlasti prema ulogama osiguravaju da pristup imaju samo ovlaštene osobe – HR u potpunosti, rukovoditelji samo svoje timove, definirane vrste dokumenata samo za definirane uloge. Svaki se pristup bilježi: u skladu s GDPR-om i revizijski sigurno.
Automatizirani HR procesi
Ponavljajući postupci odvijaju se digitalno:
- Onboarding: kontrolni popisi i zadaci čim postoji ugovor o radu – na želju automatski izrađen iz predloška
- Rokovi i podsjetnici: ugovori na određeno vrijeme, certifikati ili radne dozvole koji istječu pravodobno se sami javljaju
- Provjera potpunosti: dosje zna koji dokumenti nedostaju
Brisanje kada dođe vrijeme
Kadrovski podaci podliježu strogim obvezama brisanja. S našim konceptom brisanja u skladu s GDPR-om dokumenti – ili pojedini dijelovi poput kopija osobnih iskaznica – nakon isteka rokova automatski se brišu uz zapisnik.
U četiri koraka do digitalnog personalnog dosjea
Od papirnatog registratora do zaštićenog digitalnog dosjea.
Struktura i ovlasti
Struktura dosjea, vrste dokumenata i uloge pristupa definiraju se zajedno.
Digitalizacija
Postojeći dosjei skeniraju se i automatski dodjeljuju svakoj osobi.
Procesi
Onboarding, rokovi i podsjetnici postavljaju se kao tijekovi rada.
Redoviti rad
Novi dokumenti idu izravno u pravi dosje – zaštićeni, potpuni, dostupni.
Ukratko
- Jedan strukturiran dosje po zaposleniku
- Zaštita pristupa prema ulogama, zabilježeni pristupi
- Automatski rokovi i podsjetnici
- Onboarding tijekovi rada i provjera potpunosti
- Brisanje nakon isteka rokova u skladu s GDPR-om
- Revizijski sigurno arhivirano
Česta pitanja
Kako se digitaliziraju papirnati dosjei?
Postojeći dosjei skeniraju se, obrađuju OCR-om i automatski dodjeljuju pravoj osobi i pravom registru. Na želju preuzimamo kompletnu digitalizaciju uključujući zbrinjavanje papirnatih dosjea u skladu s propisima o zaštiti podataka.
Tko smije što vidjeti?
To određuju ovlasti prema ulogama: HR vidi sve, rukovoditelji samo svoje timove – a posebno osjetljive vrste dokumenata mogu se ograničiti na pojedine uloge. Svaki se pristup bilježi.
Podsjeća li sustav na rokove koji istječu?
Da – ugovori na određeno vrijeme, certifikati ili radne dozvole koji istječu pravodobno stvaraju zadatak kod odgovorne osobe. Ništa više ne istječe neprimijećeno.
Što se događa nakon odlaska zaposlenika?
Dosje ostaje dok traju zakonski rokovi čuvanja – nakon toga stupa na snagu koncept brisanja: dokumenti ili pojedini dijelovi automatski se brišu uz zapisnik.
Digitalizirajte personalne dosjee već sada
Pokazat ćemo Vam digitalni personalni dosje uživo – uključujući ovlasti i rokove.
Kontaktirajte nas