ECZ StampService – automatski pečati

Vi definirate koji dokumenti dobivaju pečat – primjerice status „proknjiženo“, pečat još nedostaje. Servis provjerava u intervalima, pečati sve pogotke i probija se i kroz velike količine: obrada čisto paginira preko DocuWareove granice od 10.000 dokumenata, po želji paralelno.

Postavljaju se pečati definirani u DocuWareu – tekstualni i slikovni, uključujući njihova polja obrasca:

• Fiksni tekstovi i višeredni sadržaji
• Dinamičke vrijednosti iz indeksnih podataka dokumenta – primjerice datum knjiženja, broj dokumenta ili iznos
• Čak se i sadržaji tablica (npr. kontiranje) mogu preuzeti u pečat
• Slikovni pečati i vodeni žigovi – kao tekst ili slika, primjerice „kopija“ ili logotip tvrtke
• Sloj pečata po izboru

Po dokumentu se mogu postaviti različiti i višestruki pečati – upravljano putem indeksnih polja i njihovih vrijednosti. Tako u jednom prolazu nastaju cijeli lanci pečata: primjerice „proknjiženo“ plus pečat kontiranja plus vodeni žig, svaki samo ondje gdje to indeksni podaci predviđaju.

Za poziciju postoje tri varijante:

• Automatsko pozicioniranje koje izbjegava preklapanje s tekstom
• Fiksno predefinirane koordinate – pečat je uvijek na istom mjestu
• Tekstualno sidro: servis traži definirani tekst na dokumentu i postavlja pečat relativno prema njemu – sidro može biti čak i nevidljivo (bijeli tekst na bijeloj podlozi), idealno u vlastitim obrascima i predlošcima

Koordinatama i tekstualnim sidrima StampService točno pogađa polja obrasca: radni nalozi, zahtjevi ili popratni dokumenti automatski dobivaju prave vrijednosti na pravom mjestu – snažan dvojac s DocuWare Forms.

Nakon pečaćenja servis ažurira indeksna polja – primjerice status koji pokreće daljnje procese ili dokument uklanja iz pretraživanja. Obavezna polja pečata provjeravaju se prije postavljanja; dokumenti koji se (još) ne mogu pečatiti označavaju se umjesto da se beskonačno pokušava iznova. Ništa ne ostaje nezapaženo.

Po želji se pečati i napomene nakon postavljanja trajno stapaju s dokumentom („utiskuju“) – kako bi pečat ostao vidljiv i izvan DocuWarea, primjerice pri slanju PDF-a ili prosljeđivanju trećim stranama.

Ovako naši klijenti koriste StampService:

• Pečat „proknjiženo“ nakon predaje financijskom računovodstvu – primjerice nakon EuroFib, BMD, RZL, SAP ili DATEV izvoza – s datumom knjiženja u pečatu
• Pečat „plaćeno“ nakon izvršenja plaćanja
• Pečat „odobreno“ čim se dosegne status tijeka rada
• Vodeni žigovi poput „kopija“ ili „duplikat“ – kao tekst ili slika
• Automatsko ispunjavanje obrazaca poput radnih naloga – precizno putem tekstualnog sidra
• Masovno pečaćenje starih sadržaja – deseci tisuća dokumenata u jednom prolazu

Ni po čemu u rezultatu – to je isti DocuWare pečat koji bi postavio i korisnik, uključujući ispunjena polja pečata. Razlika: događa se automatski, pouzdano i čak uz stotine dokumenata dnevno.

Iz konfiguracije i indeksnih podataka dokumenta: fiksni tekstovi, vrijednosti iz indeksnih polja (npr. datum knjiženja, broj dokumenta) pa čak i sadržaji tablica poput kontiranja.

Tri varijante: automatsko pozicioniranje koje izbjegava preklapanje s tekstom; fiksno predefinirane koordinate; ili tekstualno sidro – servis traži definirani tekst na dokumentu i postavlja pečat relativno prema njemu. Sidro može biti čak i nevidljivo (bijeli tekst na bijeloj podlozi) – idealno za vlastite obrasce i predloške.

Označavaju se povratnim upisom i ne blokiraju izvršavanje; u logu stoji razlog – primjerice prazno obavezno polje pečata. Tako ništa ne ostaje nezapaženo.

Da – opcijom trajnog utiskivanja pečati i napomene trajno se preuzimaju u dokument. To je praktično kada se dokumenti prosljeđuju kao PDF, a pečat treba ostati vidljiv.

Ne – ECZ StampService radi samostalno putem kriterija pretraživanja. Dobro, međutim, dopunjuje tijekove rada: primjerice kao masovni pečatar nakon izvoza u financijsko računovodstvo ili za sadržaje koji nikada nisu prošli kroz tijek rada.