ECZ ScanImport – uvoz skenova i mapa
ECZ ScanImport – uvoz skenova i mapa
Papir se skenira, branšni softver izvozi PDF-ove u mape – a netko sve to mora unijeti u DocuWare. ECZ ScanImport to obavlja automatski: alat nadzire mape za uvoz, indeksira putem barkoda ili naziva datoteke, prije uvoza usklađuje s DocuWareom – i skenirane originale izravno pripaja već arhiviranom dokumentu. Produktivno u uporabi, među ostalim s easyjob, MultiData i Teambox izvozima.
Što ECZ ScanImport može
Skupno skeniranje s barkodom
Skenerska linija prepoznaje barkod i prema njemu imenuje datoteku – ECZ ScanImport dokument potpuno automatski preuzima u DocuWare, s barkodom kao indeksnim poljem. Kutije pune papira bez tipkanja postaju pretraživi dokumenti. Mogući su i složeni barkodovi s prefiksima i parametrima iz naziva datoteke.
Govoreći nazivi datoteka = gotovo indeksiranje
Robno poslovanje ili branšni softver izvozi PDF-ove sa strukturiranim nazivima datoteka – alat rastavlja naziv i arhivira potpuno indeksirano, bez OCR-a i bez pogrešaka prepoznavanja:
- Slobodno definirani separatori i podseparatori
- Formati datuma i brojeva ispravno se interpretiraju
- Tekstualna, datumska, numerička, memo i polja ključnih riječi
Pripajanje skeniranih originala postojećem dokumentu
Potpisana otpremnica ili originalni ulazni račun se skenira – ECZ ScanImport putem barkoda odnosno broja dokumenta pronalazi već arhivirani dokument u DocuWareu i izravno mu pripaja sken. Provjera kontrolnog zbroja sprječava dvostruku obradu. Rezultat: jedan dokument umjesto dva rezultata pretraživanja.
Usklađivanje prije uvoza i usmjeravanje po brojčanim rasponima
Prije nego što se datoteka preuzme, alat DocuWare pretraživanjem provjerava postoji li pripadajući dokument – bez dokumenata siročića, bez pogrešnih uvoza. Brojčani rasponi dokumenata pritom upravljaju dodjelom: više tvrtki prolazi kroz jedan proces, čisto razdvojeno po brojčanom rasponu i prefiksu.
Povezivanje branšnog softvera bez DMS sučelja
Sustavi koji znaju samo „PDF u mapu“ putem mapa i konvencije imenovanja punopravno se povezuju s DocuWareom – bez zahvata u izvorni sustav. Tako produktivno radi s agencijskim softverom (easyjob), robnim poslovanjem (MultiData) i Teamboxom.
Rad s kontrolom
Proizvoljan broj poslova u jednoj konfiguraciji, izvršavanih prema rasporedu. Obrađene datoteke sele u mape za izvoz, svaki se korak evidentira. Za povijesno nastale strukture pohrane: regex filtri na nazive datoteka, rekurzivna obrada podmapa i inkrementalna izvršavanja od zadnjeg prolaza.
U četiri koraka do automatskog uvoza
Sa skenera ili izvoza u mapu do potpuno indeksiranog DocuWare dokumenta.
Snimanje procesa
Odakle dolaze datoteke – skenerska linija, MFP, izvoz u mapu? I što se krije u barkodu odnosno nazivu datoteke?
Konfiguracija
Postavljaju se poslovi, mapiranje polja, logika barkoda ili rastavljanja te ciljni arhivi.
Probni rad
Sa stvarnim skenovima i izvozima provjerava se: indeksiranje, usklađivanje, pripajanje.
Redovni rad
Uvoz radi automatski – evidentirano, sljedivo i proširivo novim poslovima.
Ukratko
- Indeksiranje putem barkoda ili naziva datoteke – bez OCR-a
- Pripajanje skeniranih originala postojećim dokumentima
- DocuWare usklađivanje prije uvoza
- Usmjeravanje po brojčanim rasponima za više tvrtki
- Provjera kontrolnog zbroja protiv dvostruke obrade
- Regex filtri, podmape, inkrementalna izvršavanja
- Proizvoljan broj poslova, potpuno evidentirano
- Produktivno među ostalim s easyjob, MultiData i Teambox izvozima
Česta pitanja
Trebamo li za to posebne skenere?
Ne – dovoljan je softver za skeniranje koji datoteke imenuje prema prepoznatom barkodu, ili jednostavno mapa u kojoj završavaju skenovi odnosno PDF izvozi. ECZ ScanImport radi na razini datotečnog sustava i time je neovisan o hardveru za skeniranje.
Što se događa ako je dokument već u DocuWareu?
Upravo za to postoji način pripajanja: alat pronalazi postojeći dokument putem barkoda odnosno broja dokumenta i dodatnih kriterija te izravno pripaja sken – skenirani original i elektronički dokument postaju jedan dokument. Provjera kontrolnog zbroja sprječava da se isti sken obradi dvaput.
Može li više tvrtki prolaziti kroz jedan proces?
Da – putem brojčanih raspona i prefiksa svaka se datoteka dodjeljuje pravoj tvrtki i pravom arhivu. Jedna mapa za uvoz, više poslovnih subjekata, čisto razdvojeno.
Naš izvorni sustav nema DocuWare sučelje – pomaže li alat?
Da, to je jedan od glavnih slučajeva uporabe: ako Vaš sustav može izvoziti PDF-ove sa strukturiranim nazivima datoteka u mapu, ECZ ScanImport od njih stvara potpuno indeksirane DocuWare dokumente – bez zahvata u izvorni sustav.
Automatizirajte uvoz skenova
Pokazat ćemo Vam ECZ ScanImport na Vašem vlastitom toku dokumenata – od skenera do arhiva.
Kontaktirajte nas