GDPR brisanje i rokovi čuvanja
GDPR brisanje i rokovi čuvanja
GDPR zahtijeva oboje: čuvati dokumente dok traju zakonski rokovi – i brisati osobne podatke čim svrha prestane. U praksi to često znači: unutar jednog dokumenta dijelovi moraju nestati, dok ostatak mora ostati. Upravo to automatiziramo u DocuWareu – sve do ciljanog brisanja pojedinačnih identifikacijskih dokumenata iz skeniranih ugovornih paketa, nakon isteka roka i potpuno automatski.
Kako funkcionira automatsko brisanje
Brisanje prema rokovima – automatski
Rokovi čuvanja i brisanja definiraju se po vrsti dokumenta – primjerice prema datumu dokumenta, kraju ugovora ili vlastitim poljima za rokove. Nakon isteka automatika briše pouzdano i redovito: bez podsjećanja, bez ručnog pretraživanja, bez zaboravljanja.
Kirurški umjesto paušalno
Posebnost našeg rješenja: ne briše se samo na razini dokumenta. I pojedini dijelovi skeniranog paketa mogu se ciljano ukloniti – ugovor ostaje u cijelosti sačuvan, priloženi identifikacijski dokument nestaje. Tako ispunjavate obveze brisanja bez diranja dokumentacije koju ste dužni čuvati.
Provjereno u međunarodnoj uporabi
Za velikog pružatelja usluga self-storagea koji posluje u više zemalja upravo smo to proveli: nakon isteka roka čuvanja iz skeniranih ugovornih paketa automatski se brišu putovnice, vozačke dozvole i osobne iskaznice – ostatak ugovornog spisa ostaje nepromijenjen u arhivu.
Sljedivo za službenika za zaštitu podataka
Pravila brisanja su dokumentirana, postupci brisanja zabilježeni. Vaš službenik za zaštitu podataka dobiva ono što mu treba: provedeni koncept brisanja umjesto izjave o namjeri – i dokaz što je kada i prema kojem pravilu obrisano.
U četiri koraka do provedenog koncepta brisanja
Od koncepta do automatskog postupka brisanja – zajedno s Vašim službenikom za zaštitu podataka.
Koncept brisanja
Koje vrste dokumenata, koji rokovi, što ostaje, što nestaje – pravila bilježimo zajedno s Vama i Vašim službenikom za zaštitu podataka.
Pravila i automatika
Rokovi se preslikavaju u DocuWare i postavlja se automatika brisanja – na razini dokumenta ili njegovih dijelova.
Probno izvršavanje
Provjerava se na stvarnim sadržajima: što bi se obrisalo, što ostaje sačuvano?
Redoviti rad
Brisanje se odvija automatski i zabilježeno – i prilagođava se kada se promijene rokovi ili pravna situacija.
Na prvi pogled
- Automatsko brisanje prema rokovima čuvanja
- I pojedini dijelovi iz skeniranih paketa
- Ugovorni spis ostaje – identifikacijski dokumenti nestaju
- Produktivno kod međunarodnog pružatelja usluga self-storagea
- Pravila se mogu definirati po vrsti dokumenta
- Zabilježeni postupci brisanja kao dokaz
Česta pitanja
Zašto ručno brisanje nije dovoljno?
Jer kod stvarnih količina dokumenata ne funkcionira pouzdano: rokovi istječu u različitim trenucima, nitko redovito ne pretražuje cijeli arhiv, a bez zapisnika nema dokaza. Automatika briše pravodobno, potpuno i dokumentirano.
Mogu li se obrisati samo dijelovi dokumenta?
Da – to je snaga rješenja: iz skeniranog ugovornog paketa uklanjaju se npr. stranice s identifikacijskim dokumentima (putovnica, vozačka dozvola, osobna iskaznica), dok ugovor koji se mora čuvati ostaje u cijelosti sačuvan.
Kako odrediti prave rokove?
U konceptu brisanja – zajedno s Vama i idealno s Vašim službenikom za zaštitu podataka: po vrsti dokumenta i, kod međunarodnih tvrtki, po zemlji. Pravila zatim tehnički provodimo u DocuWareu.
Može li se brisanje dokazati?
Da – postupci brisanja se bilježe: što, kada, prema kojem pravilu. Time ispitanicima i nadležnim tijelima možete dokazati da se Vaš koncept brisanja doista provodi.
Provedite svoj koncept brisanja već sada
Ponesite svoje rokove – pokazat ćemo Vam kako automatsko brisanje izgleda u Vašem arhivu.
Kontaktirajte nas