DocuWare + Pliant

Sučelje u Pliantu nadzire izvozni red čekanja računovodstva. Čim je transakcija provjerena i odobrena za izvoz, prenosi se u DocuWare:

• Jedan dokument po transakciji – sa svim potvrdama kao PDF odjeljcima, na zahtjev spojenim.
• Potpuno indeksirano: broj potvrde, datum potvrde, bruto iznos, valuta, trgovac odnosno dobavljač, vlasnik kartice, klijent, opis knjiženja.
• Kontiranje uključeno: konto glavne knjige, mjesto troška, nositelj troška i porezna šifra – kod više redaka kontiranja opcionalno kao tablično polje na dokumentu.
• Bez potvrde nema izvoza: transakcije za koje potvrda još nije učitana odgađaju se i ponovno provjeravaju pri sljedećem prolazu.

U istom prolazu iz svake arhivirane transakcije nastaje gotovo knjiženje za financijsko računovodstvo EuroFib – strukturom identično našoj EuroFib predaji paketa za ulazne račune:

• Glavna stavka na prijelaznom kontu kreditnih kartica klijenta s bruto iznosom.
• Jedna protustavka po Pliant retku kontiranja: konto glavne knjige, neto iznos, porezna šifra, mjesto troška, nositelj troška.
• Porez uredno izračunat: Pliant isporučuje bruto iznose – sučelje izračunava neto i porez prema EuroFib poreznoj šifri, uključujući cent zaokruživanja.
• Odobrenja i povrati automatski se knjiže obrnuto.
• Poveznica s arhivom: broj DocuWare dokumenta i ID Pliant transakcije nalaze se u knjiženju – potvrda je iz EuroFiba u svakom trenutku pronalaziva.
• Predaja kao Excel uvozna lista ili kao EuroFib paket; računovodstvo knjiži paket u EuroFibu – sučelje samo ništa ne knjiži.

Ono što je u Pliantu tim, projekt, potkategorija ili vlastito polje slobodno se preslikava na Vašu računovodstvenu logiku: mjesto troška iz korisnički definiranog polja umjesto iz tima, nositelj troška iz projekta, konto glavne knjige iz potkategorije – kako god odgovara Vašem kontnom planu. Indeksna polja i opisi knjiženja sastavljaju se putem predložaka s rezerviranim mjestima, primjerice iz mjeseca, zemlje, mjesta troška, kratice kartice i trgovca.

Pliant organizacije preslikavaju se na EuroFib klijente – svaka s vlastitom šifrom klijenta, zemljom i prijelaznim kontom. Austrijska, njemačka i švicarska tvrtka tako u istom prolazu prolaze uredno odvojeno, svaka s vlastitim paketom.

Sučelje pamti svaku prenesenu transakciju i prije svakog učitavanja dodatno provjerava arhiv prema ID-u Pliant transakcije – ni nakon nove instalacije nijedna se potvrda ne pohranjuje dvaput. Ono što je u Pliantu u međuvremenu označeno kao izvezeno naknadno se obrađuje. Greške, primjerice nedostajuće kontiranje, zapisuju se u dnevnik s obrazloženjem i automatski ponovno pokušavaju pri sljedećem prolazu.

Uz indeksna polja sučelje pohranjuje potpune Pliant podatke transakcije – trgovca s PDV ID-om i adresom, karticu, vlasnika kartice, sve retke kontiranja, detalje potvrde – izravno na DocuWare dokumentu. Tako ostaje analizirljivo i ono što danas još ne stoji ni u jednom indeksnom polju.

Povezivanje koristi službeni Pliant Customer API s klijentskim pristupnim podacima, poštuje Pliantova ograničenja broja zahtjeva i automatski ponavlja privremene greške. U DocuWare se zapisuje putem sučelja platforme – lokalno kao i u DocuWare Cloudu. Izvoz radi kao Windows servis u intervalu od nekoliko minuta; prije prvog prijenosa probni prolaz za svaku transakciju prikazuje indeksna polja i EuroFib knjiženje, bez ikakvih promjena.

Čim je u Pliantu provjerena i stavljena u izvozni red čekanja računovodstva. Servis redovito provjerava red čekanja – standardno svakih deset minuta – i svaku novu transakciju prenosi točno jednom. Transakcije bez učitane potvrde odgađaju se dok potvrda ne stigne.

Sve što Pliant zna o transakciji, a Vama treba: broj i datum potvrde, bruto iznos i valuta, trgovac odnosno dobavljač s PDV ID-om, vlasnik kartice, kartica, klijent, konto glavne knjige, mjesto troška, nositelj troška i porezna šifra – uz slobodno sastavljen opis knjiženja. Preslikavanje na Vaša DocuWare polja može se konfigurirati; kod više redaka kontiranja kompletna raspodjela može se pohraniti kao tablično polje.

Iz kontiranja u Pliantu: sučelje za svaku transakciju izrađuje glavnu stavku na prijelaznom kontu kreditnih kartica klijenta i jednu protustavku po retku kontiranja s kontom glavne knjige, neto iznosom, poreznom šifrom, mjestom troška i nositeljem troška. Neto i porez izračunavaju se iz Pliant bruto iznosa prema EuroFib poreznoj šifri. Rezultat je paket koji računovodstvo u EuroFibu samo još proknjiži – ništa se ne knjiži neprovjereno.

Ako nedostaje konto glavne knjige, knjiži se na konfigurabilni zamjenski konto i stvara se napomena. Ako nedostaje porezna šifra, može se preuzeti iz zadane porezne šifre konta glavne knjige u EuroFibu. Ako se transakcija ipak ne može proknjižiti – primjerice jer nedostaje obvezni nositelj troška – zapisuje se u dnevnik s obrazloženjem i ponovno pokušava pri sljedećem prolazu. Potvrda je tada u DocuWareu već arhivirana.

Da. Svaka Pliant organizacija dodjeljuje se EuroFib klijentu s vlastitom šifrom, zemljom i prijelaznim kontom. Više tvrtki – i u različitim zemljama – u istom prolazu prolazi uredno odvojeno, svaka s vlastitim paketom knjiženja.

Ne. Svaka prenesena transakcija lokalno se bilježi, a prije svakog učitavanja DocuWare se dodatno pretražuje prema ID-u Pliant transakcije. Čak i ako se lokalni status izgubi, ništa se ne arhivira dvaput.

DocuWare arhiviranje neovisno je o računovodstvu. Predaja knjiženja izgrađena je za EuroFib – no logika knjiženja može se prenijeti na druge sustave, primjerice DATEV ili BMD. Javite nam se.