DocuWare + EuroFib – podaci o knjiženju automatski na arhiviranom dokumentu

Dokument je u DocuWareu evidentiran, provjeren i arhiviran – knjiži se u EuroFibu, austrijskom financijskom računovodstvu bečke tvrtke Schmidhuber EDV. Od tog trenutka iste informacije žive u dva svijeta: računovodstvo zna datum knjiženja, konto i mjesto troška, a arhiv o tome ne zna ništa. Naše EuroFib sučelje za DocuWare zatvara upravo tu prazninu: čim je u EuroFibu proknjiženo, podaci o knjiženju automatski putuju na arhivirani dokument – bez pretipkavanja, bez naknadnog indeksiranja.

Dugogodišnji partner na obje strane

Integracije najbolje uspijevaju tamo gdje se oba sustava doista poznaju. Mi smo DocuWare partner od 1998. – i jednako tako dugogodišnji partner tvrtke Schmidhuber EDV. Naša EuroFib stručnost dolazi iz prve ruke: osnivač tvrtke Hans Zoichter bio je jedan od prvih zaposlenika kuće Schmidhuber u Beču i s EuroFibom je skrbio o klijentima na cijelom istočnoeuropskom prostoru. To je znanje danas čvrsto usidreno u našem timu – od EuroFib financijskog računovodstva do računovodstva dugotrajne imovine EuroFib AMS.

EuroFib povezivanje s DocuWareom kod nas stoga nije eksperiment, nego sučelje koje već uspješno koristimo – produktivno, dokumentirano i spremno za ažuriranja. Sve ključne podatke sažeto pronalazite na našoj stranici DocuWare + EuroFib.

Što sučelje radi

Sučelje vremenski upravljano usklađuje EuroFib bazu podataka s DocuWare arhivom. U svakom prolazu za svako knjiženje traži odgovarajući dokument – primjerice putem broja dokumenta – i podatke iz računovodstva zapisuje izravno na arhivirani dokument:

• Indeksna polja: Datum knjiženja, iznos, mjesto troška i daljnje vrijednosti naknadno se upisuju na dokument.
• Polja ključnih riječi: Više zapisa uz jedan dokument – primjerice više redaka kontiranja – skupno završava u jednom polju ključnih riječi (usklađivanje n-prema-1).
• Tablična polja: Kompletno kontiranje s dugovnom i potražnom stranom, kontom i poreznim kodom pohranjuje se kao tablica izravno na dokumentu – vidljivo svakome tko otvori dokument.

Dodatno svako usklađivanje postavlja status s vremenskom oznakom na dokument. Već obrađeni dokumenti kod budućih prolaza automatski se preskaču – nijedan se dokument ne dira dvaput.

Krug se zatvara: automatsko završavanje zadataka tijeka rada

Mnogi naši klijenti provjerom računa upravljaju putem DocuWare tijekova rada. EuroFib sučelje može taj krug potpuno zatvoriti: čim je dokument proknjižen u EuroFibu, na želju završava pripadajući otvoreni zadatak tijeka rada u DocuWareu – primjerice „Čekanje na knjiženje“. Pritom se ciljano završava samo konfigurirani tijek rada, svi ostali ostaju netaknuti. I još: zadatak se zatvara tek kada je ažuriranje indeksa bilo uspješno. Tako status procesa u DocuWareu uvijek ostaje iskren.

Robusno izgrađeno, bez zahvata u EuroFib

Tehnički sučelje radi namjerno suzdržano: čita isključivo putem pogleda baze podataka iz EuroFib baze – podržani su Microsoft SQL Server, Oracle i Sybase. Piše se samo u DocuWare, uredno putem službenog sučelja platforme. Sam EuroFib ostaje netaknut i spreman za ažuriranja.

Za svakodnevni rad to znači:

• Podrška za više poslovnih subjekata: Svaki posao može se ograničiti na jednog klijenta – više društava radi paralelno i uredno odvojeno.
• Tolerancija na pogreške: Pojedinačni pogrešni zapisi ne zaustavljaju cijeli prolaz – preskaču se i bilježe.
• Fleksibilnost: Uz standardna usklađivanja moguće su i slobodno definirani SQL upiti i pohranjene procedure (stored procedures) – za sve što je specifično za klijenta.

A u drugom smjeru?

Usklađivanje podataka o knjiženju jedna je polovica – druga je brz pristup originalu: prikazati arhivirani dokument izravno iz računovodstva, bez DocuWare pretraživanja i bez mijenjanja sustava. I to rješavamo – kako to funkcionira, pokazuje naš članak o prikazu dokumenata izravno iz ERP-a, CRM-a i računovodstva.

Kako započeti

Radite s EuroFibom i arhivirate svoje dokumente u DocuWareu – ili planirate upravo to? Onda razgovarajte s nama: kao dugogodišnji partner DocuWarea i Schmidhuber EDV-a poznajemo obje strane sučelja. Kontaktirajte nas – rado ćemo Vam detaljno pokazati usklađivanje.