Upravljanje dokumentima
Što je sustav za upravljanje dokumentima (DMS)?
Sustav za upravljanje dokumentima (DMS) prikuplja, upravlja i arhivira sve dokumente tvrtke na jednom središnjem mjestu – od ulaznih računa preko ugovora do personalnih dosjea. Umjesto da su raspršeni po papirnatim registratorima, sandučićima e-pošte i mrežnim diskovima, dokumenti su digitalno strukturirani, pronalaze se u sekundama i revizijski su sigurno arhivirani.
Tome se pridodaju digitalni tijekovi rada: odobrenja, provjere i prosljeđivanja odvijaju se automatski umjesto e-mail ping-ponga. U svakom trenutku znate gdje se dokument nalazi, tko ga je odobrio i što slijedi.
Rezervirajte besplatno početno savjetovanje
Što DMS donosi Vašoj tvrtki?
Pronađite sve u sekundama
Pretraživanje cijelog teksta u svim dokumentima – i skenirani dokumenti postaju pretraživi zahvaljujući prepoznavanju teksta (OCR). Nema više traženja po mapama, sandučićima i pohranama.
Revizijski sigurno arhiviranje
Dokumenti se arhiviraju nepromjenjivo i sljedivo – onako kako to zahtijevaju zakonske obveze čuvanja u Austriji (npr. prema BAO i UGB).
Rad u skladu s GDPR-om
Prava pristupa, koncepti brisanja i evidentiranje centralno su uređeni – osobni podaci ostaju zaštićeni, a obveze davanja informacija ispunjive.
Automatizirani tijekovi rada
Odobravanje računa, provjere ugovora ili zahtjevi za godišnji odmor odvijaju se digitalno – s podsjetnicima, pravilima zamjene i potpunom poviješću.
Rad neovisno o lokaciji
Bilo u uredu, od kuće ili na drugoj lokaciji: svi ovlašteni sigurno pristupaju istom, aktualnom fondu dokumenata.
Uštedite troškove i prostor
Manje papira, manje vremena za odlaganje, bez arhivskih prostorija – DMS se često isplati već u prvoj godini.
Gdje DMS čini najveću razliku
Obrada računa
Ulazni računi automatski se prikupljaju, iščitavaju, usmjeravaju na odobrenje i predaju računovodstvu – bez pretipkavanja i bez kolanja papira.
Saznajte više →Digitalni personalni dosje
Svi dokumenti zaposlenika strukturirano na jednom mjestu, s jasnim pravima pristupa i rokovima – od onboardinga do odlaska.
Saznajte više →Arhiviranje u skladu s GDPR-om
Rokovi čuvanja, koncepti brisanja i evidencije pristupa odvijaju se automatski – umjesto u Excel tablicama i registratorima.
Saznajte više →Odmak od datotečnog sustava
Naslijeđene strukture mapa na mrežnim diskovima dosežu svoje granice – DMS donosi verzioniranje, pretraživanje i sljedivost.
Saznajte više →Naše DMS rješenje: DocuWare
Kao DocuWare Gold partner s više od 25 godina iskustva oslanjamo se na jedan od vodećih svjetskih sustava za upravljanje dokumentima. DocuWare raste zajedno s Vašom tvrtkom i besprijekorno se integrira u Vaše postojeće sustave.
- U oblaku (Cloud) ili lokalno (On-Premise) – Vi odlučujete
- Prepoznavanje dokumenata uz podršku umjetne inteligencije s natif.ai
- Povezivanje s ERP-om, CRM-om i računovodstvom (SAP, Business Central, BMD, EuroFib i mnogi drugi)
- Uvođenje, edukacija i podrška iz jedne ruke – iz Klagenfurta i Beča
Česta pitanja
Koja je razlika između DMS-a i datotečnog sustava?
Datotečni sustav pohranjuje datoteke u mape – bez verzioniranja, pretraživanja cijelog teksta ili evidencije pristupa. DMS indeksira svaki dokument, bilježi promjene, upravlja ovlaštenjima i preslikava procese odobravanja kao digitalne tijekove rada.
Koliko košta sustav za upravljanje dokumentima?
Troškovi ovise o broju korisnika, količini dokumenata i načinu rada (u oblaku ili lokalno). U besplatnom početnom razgovoru dajemo realističnu procjenu za Vašu situaciju – detalje možete pronaći i u našem članku na blogu o troškovima DocuWarea za mala i srednja poduzeća.
Ima li DMS smisla i za male tvrtke?
Da. Upravo mala i srednja poduzeća profitiraju jer malo ljudi pokriva mnogo uloga: traženje otpada, odobrenja se odvijaju automatski, a zakonske obveze čuvanja ispunjene su bez dodatnog napora. DocuWare se skalira od nekoliko korisnika do koncerna.
Što znači revizijski sigurno arhiviranje?
Dokumenti se pohranjuju tako da ih se naknadno ne može neprimjetno izmijeniti ili izbrisati – uključujući evidentiranje svih pristupa. To je preduvjet za digitalno čuvanje porezno relevantnih dokumenata i dopušteno zbrinjavanje papirnatih izvornika.
Koliko traje uvođenje DMS-a?
Manja okruženja produktivna su za nekoliko dana, opsežni projekti s migracijom podataka i više tijekova rada traju nekoliko tjedana. Počinjemo analizom i savjetovanjem te isporučujemo realističan plan provedbe.
Mogu li se preuzeti postojeći papirnati arhivi?
Da. U okviru migracije podataka i digitalizacije skeniramo, indeksiramo i strukturiramo Vaš arhiv – na želju uključujući zbrinjavanje papirnatih dokumenata u skladu s propisima o zaštiti podataka.
Krenite s upravljanjem dokumentima
Rezervirajte svoj besplatni početni razgovor – pokazat ćemo Vam kako DMS u Vašoj tvrtki može konkretno izgledati.
Dogovorite besplatan početni razgovor