Migracija DMS-a na DocuWare

Naša migracija očitava stari sustav i automatizirano uvozi u DocuWare – dokumente i indeksne podatke zajedno. Vaša struktura pohrane i pojmovi za pretraživanje ostaju sačuvani, nitko ne mora ručno seliti dokumente.

Preuzimanje EASY Archiva već smo bez poteškoća proveli kod velikog klijenta iz autotrgovine: više stotina gigabajta dokumenata s indeksnim podacima – uspješno migrirano, bez sudjelovanja starog ponuđača. Podaci i indeksni podaci u potpunosti su spašeni.

Jedan je klijent koristio d.3 i suočio se sa znatno povećanim troškovima. Naša DocuWare ponuda isplatila se u relativno kratkom vremenu – a za prelazak smo razvili vlastiti d.3 importer koji je oko 50 GB računovodstvenih podataka uključujući sve indeksne unose potpuno automatski konvertirao u DocuWare.

Zaseban arhiv e-pošte uz DMS znači: dva sustava, dva pretraživanja, dva ugovora o održavanju. Mnoge tvrtke godinama arhiviraju svoju poštu u Reddoxx MailDepotu ili MailStore Serveru – oba su provjereni proizvodi. No kada uređaj zastari, licenca dođe na produljenje ili je DocuWare ionako u kući, postavlja se pitanje: zašto ne jedan arhiv za sve? Kompletne arhive e-pošte iz Reddoxxa i MailStorea preuzimamo u DocuWare – poruke s privicima, potpuno indeksirane i pretražive po cijelom tekstu, rame uz rame s računima, ugovorima i svim ostalim dokumentima. Preuzimanje se odvija preko našeg ECZ Connectora, koji izravno razumije Reddoxx izvoze; i MailStore sadržaje preuzimamo strukturirano.

Vaši dokumenti pripadaju Vama. Izvlačimo ih iz starog sustava bez da ovisite o dosadašnjem ponuđaču – čak i ako se suradnja ondje treba prekinuti. EASY Archiv i d.3 pritom su samo primjeri: automatizirano preuzimamo i druge postojeće sustave.

Imate DMS s aktivnim ugovorom o održavanju i nezadovoljni ste? Tada Vam nudimo DocuWare po znatno sniženim uvjetima – pod uvjetom da ste spremni otkazati postojeći ugovor o održavanju. Analiziramo Vašu situaciju, sagledavamo prednosti i slabosti Vašeg sadašnjeg rješenja i izrađujemo koncept preuzimanja s posebnim uvjetima.

Ne – upravo to je poanta: dokumenti i indeksni podaci preuzimaju se zajedno. Vaši pojmovi za pretraživanje, vrste dokumenata i dodjele ostaju sačuvani i prenose se u DocuWare strukture.

Ne. Naša referentna migracija s EASY Archiva prošla je u potpunosti bez sudjelovanja starog ponuđača – više stotina gigabajta, preuzeto bez poteškoća. Za prelazak ne ovisite o suradnji ili uslugama izvoza starog proizvođača.

To ovisi o količini i strukturi podataka. Budući da se preuzimanje odvija automatizirano, trud je znatno manji nego kod ručnog prelaska – nakon analize dobivate realnu procjenu.

Da – kompletni sadržaji iz Reddoxx MailDepota i MailStore Servera sele u DocuWare s privicima: potpuno indeksirani, pretraživi po cijelom tekstu i u istom arhivu kao i svi ostali dokumenti. Preuzimanje se odvija preko našeg ECZ Connectora.

Preduvjet je aktivan ugovor o održavanju za Vaš postojeći DMS koji ste spremni otkazati. Analiziramo Vašu situaciju i izrađujemo koncept preuzimanja – uključujući DocuWare po znatno sniženim uvjetima.