ECZ Connector – arhiviranje e-pošte
ECZ Connector – arhiviranje e-pošte
DocuWare uz Connect to Mail donosi solidno standardno arhiviranje e-pošte – i mi ga koristimo gdje odgovara. No mnogi zahtjevi nadilaze to: journaling cjelokupne komunikacije e-poštom, dijeljeni sandučići (Shared Mailboxes), javne mape (Public Folders), individualna logika raspodjele. Upravo smo za to razvili ECZ Connector: naše vlastito, u kontinuiranom radu provjereno povezivanje e-pošte za Exchange, Microsoft 365 i IMAP – s opsežnim evidentiranjem i fleksibilnošću koju standardni alati ne nude.
Što ECZ Connector izdvaja
Zašto ne samo Connect to Mail?
DocuWare Connect to Mail koristimo ondje gdje je standardni slučaj dovoljan. ECZ Connector dolazi u igru kada je potrebno više:
- Opsežno evidentiranje: dnevne log datoteke i Windows zapisnik događaja, filtrirano po poslu – u svakom je trenutku sljedivo što se dogodilo sa svakom porukom.
- Stabilnost u kontinuiranom radu: obrađene poruke sele u definirane mape, neuspjele se odlažu odvojeno umjesto da se izgube.
- Znatno više fleksibilnosti u slučajevima uporabe – od dijeljenih sandučića preko javnih mapa do journalinga.
Exchange, Microsoft 365 i IMAP
Konektor govori Exchange Web Services (EWS), Microsoft Graph za Microsoft 365 i IMAP – podjednako za On-Premise Exchange i oblak. Prijava se odvija moderno putem OAutha (registracija aplikacije), pristupni podaci pohranjuju se šifrirano.
Shared Mailboxes i Public Folders
Upravo slučajevi na kojima standardni alati često padaju: dijeljeni poštanski sandučići (office@, racuni@ …) obrađuju se putem impersonacije, javne mape (Public Folders) izravno se pretražuju – uključujući podmape i ciljani odabir mapa.
Journaling: kompletna komunikacija e-poštom u arhivu
Putem Exchange journalinga konektor arhivira cjelokupnu ulaznu i izlaznu komunikaciju u DocuWare – potpuno indeksirano s journal informacijama. Temelj za usklađenost (compliance) i sljedivost.
Fleksibilna obrada svake poruke
Kako će poruka završiti u DocuWareu, određujete Vi:
- Slobodno definirano mapiranje polja: predmet, pošiljatelj, primatelji, CC, datum, Message-ID, nazivi privitaka – sve do fiksnih dodatnih polja po dokumentu.
- Logika privitaka prema potrebi: samo PDF-ovi, jedan dokument po PDF-u, PDF prvo i e-pošta zadnja, minimalna veličina, konverzija slike u PDF.
- S/MIME potpisane poruke automatski se raspakiraju; šifrirane se označavaju i arhiviraju kao original.
- Usmjeravanje po projektima: dodjela putem regexa ili mapiranja adresa – poruke na projektno specifične adrese automatski završavaju kod pravog projekta.
- Moguć je i izvoz u datotečni sustav umjesto u DocuWare – primjerice kao predaja sustavima trećih strana.
Rad kakav IT voli
Jedan Windows servis izvršava proizvoljan broj planiranih poslova u jednom procesu – prema cron rasporedu ili intervalu; ista aplikacija služi kao naredbeni redak za pojedinačna izvršavanja i administraciju. Konektor preuzima i sadržaje iz starih sustava (npr. Reddoxx ili MailStore arhive) te cijele arhivske sandučiće.
U četiri koraka do arhiviranja e-pošte
Od sandučića do potpuno indeksiranog dokumenta u DocuWareu – sljedivo u svakom koraku.
Sandučići i zahtjevi
Koji sandučići, dijeljeni sandučići ili javne mape – i što treba arhivirati i kako?
Postavljanje
Instalacija servisa, postavljanje OAutha/registracije aplikacije, kreiranje poslova s rasporedima.
Mapiranje i testiranje
Mapiranje polja i logika privitaka usklađuju se i testiraju sa stvarnim porukama.
Redovni rad
Arhiviranje radi automatski – s logovima po poslu i odvojenim odlaganjem neuspjelih poruka.
Ukratko
- Exchange (EWS), Microsoft 365 (Graph) i IMAP
- Shared Mailboxes (impersonacija) i Public Folders
- Exchange journaling u DocuWare
- Automatska obrada S/MIME-a
- Evidentiranje: log datoteke + Windows zapisnik događaja, filtrirano po poslu
- Windows servis s cron rasporedima, CLI za administraciju
- OAuth autentifikacija, šifrirane tajne
- Dopunjuje Connect to Mail – zamjenjuje ga gdje je potrebno
Česta pitanja
Zašto vlastiti konektor umjesto DocuWare Connect to Mail?
Connect to Mail dobro pokriva standardni slučaj – i sami ga koristimo. ECZ Connector povrh toga nudi opsežno evidentiranje, visoku stabilnost u kontinuiranom radu i znatno više fleksibilnosti u slučajevima uporabe: Shared Mailboxes, Public Folders, Exchange journaling te individualnu logiku privitaka i raspodjele. Oboje može raditi paralelno: standardni sandučići preko Connect to Mail, posebni slučajevi preko ECZ Connectora.
Radi li to s Microsoftom 365?
Da – putem Microsoft Grapha s registracijom aplikacije i OAuthom. On-Premise Exchange povezuje se preko EWS-a, drugi sustavi (npr. Gmail) preko IMAP-a.
Što se događa s neispravnim porukama?
Ne gube se: obrađene poruke premještaju se u definiranu mapu, neuspjele završavaju odvojeno – a u logu piše zašto. Tako se svaki slučaj može pratiti i naknadno obraditi.
Mogu li se obrađivati potpisane ili šifrirane e-poruke?
Potpisane S/MIME poruke automatski se raspakiraju – sadržaj i privici ispravno završavaju u DocuWareu. Šifrirane poruke označavaju se i arhiviraju kao originalni EML.
Imamo stari arhiv e-pošte – mogu li sadržaji s nama?
Da – konektor uvozi i sadržaje iz starih sustava poput Reddoxx MailDepota ili MailStore Servera te može strukturirano preuzeti cijele arhivske sandučiće. Detalje pronađite na našoj stranici o migraciji DMS-a.
Postavite arhiviranje e-pošte
Pokazat ćemo Vam ECZ Connector u radu – od dijeljenog sandučića do journalinga.
Kontaktirajte nas