Arhiviranje dokumenata u Austriji u skladu s GDPR-om – što zakon doista zahtijeva
Objavljeno 22. kolovoza 2026.
Digitalizacija i zaštita podataka često se doživljavaju kao suprotnosti – a pritom pravno sigurno digitalno arhiviranje u Austriji nije samo moguće, nego je u mnogim slučajevima sigurnije od ormara s fasciklima u podrumskom spremištu.
Dva pravna područja, jedan proces
Pri arhiviranju dokumenata susreću se dva različita zahtjeva: GDPR (Opća uredba o zaštiti podataka – zaštita osobnih podataka) i porezno i trgovačko pravo (obveze čuvanja). Oba se moraju ispuniti istodobno – što bez strukturiranog sustava brzo postaje nepregledno.
Pregled rokova čuvanja
- Računi i računovodstvena dokumentacija: načelno 7 godina (Bundesabgabenordnung)
- Personalna dokumentacija: različiti rokovi ovisno o vrsti dokumenta, dijelom i nakon prestanka radnog odnosa
- Ugovori: redovito vezani uz građanskopravni rok zastare
Ručno praćenje tih rokova postaje s rastućim brojem dokumenata sklono pogreškama. DocuWare može pohraniti rokove čuvanja po vrsti dokumenta i automatski ih nadzirati.
Što „revizijski sigurno“ znači u DocuWareu
- Dokumenti se nakon arhiviranja pohranjuju nepromjenjivo
- Svaka radnja pristupa i promjene bilježi se
- Indeksiranje cijelog teksta osigurava da dokumenti ostaju pronalažljivi tijekom cijelog roka čuvanja
- Prava pristupa mogu se dodjeljivati granularno ovisno o osjetljivosti dokumenata
Zahtjevi GDPR-a u praksi
Osim samog čuvanja, GDPR zahtijeva i da se podaci ne pohranjuju dulje nego što je potrebno te da ispitanici mogu ostvarivati svoja prava (pristup, brisanje, ispravak). Dobro konfiguriran sustav za upravljanje dokumentima čini upravo to izvedivim: rokovi brisanja mogu se tehnički pohraniti, a pronalaženje osobnih podataka – primjerice u sklopu zahtjeva za pristup – pretraživanjem cijelog teksta znatno je olakšano, umjesto danima pretraživati registratore.
Kako pristupamo toj temi
U sklopu naše Analize i savjetovanja zajedno s Vama provjeravamo koje vrste dokumenata podliježu kojim rokovima i kako se koncept brisanja u skladu s GDPR-om tehnički prikazuje u DocuWareu. Pri preuzimanju postojećih arhiva dodatno Vas pratimo kod Migracije podataka i digitalizacije uključujući ispravno označavanje ključnim riječima.
Napomena: Ovaj članak daje opći pregled i ne zamjenjuje porezno ili pravno savjetovanje u pojedinačnom slučaju. Za obvezujuće izjave o Vašim individualnim obvezama čuvanja obratite se svojem poreznom savjetniku.
Česta pitanja
Koliko dugo se računi u Austriji moraju čuvati?
Prema austrijskom poreznom pravu (Bundesabgabenordnung) opći rok čuvanja računa i računovodstvene dokumentacije iznosi sedam godina. Kod određenih okolnosti, primjerice u vezi s nekretninama, mogu vrijediti dulji rokovi. U slučaju dvojbe dajte rokove specifične za Vašu tvrtku porezno provjeriti.
Je li digitalno arhiviranje uopće pravno valjano ili i dalje trebam papirnate dokumente?
Digitalno arhiviranje u Austriji je načelno dopušteno, pod uvjetom da su tijekom cijelog roka čuvanja ispunjeni zahtjevi za potpunošću, nepromjenjivošću i čitljivošću. DocuWare ispunjava te zahtjeve za revizijski sigurno arhiviranje.
Što konkretno znači revizijski sigurno arhiviranje?
Revizijski sigurno znači da se arhivirani dokumenti nakon pohrane više ne mogu neprimjetno mijenjati ili brisati, da se svaka naknadna obrada bilježi te da dokumenti tijekom cijelog roka čuvanja ostaju pronalažljivi i čitljivi.