DocuWare + DATEV – automatska predaja ulaznih računa računovodstvu

Ulazni račun je u DocuWareu evidentiran, provjeren i odobren – i što onda? U mnogim tvrtkama upravo ovdje počinje dvostruki posao: računovodstvo ili porezni savjetnik još jednom pretipkava iznose, konta i porezne stope. Naše DATEV sučelje za DocuWare tome staje na kraj: provjereni računi putuju u DATEV kao gotov paket – dokument i knjiženje zajedno, na pritisak gumba.

Iz tijeka odobravanja izravno u računovodstvo

Sučelje počinje tamo gdje automatizirana obrada računa završava: tijekom provjere računa u DocuWareu konto dobavljača, konto glavne knjige, porezna stopa i mjesto troška evidentiraju se kao indeksni podaci – a i raspodjela računa na više stavki moguća je putem tablice izravno na dokumentu. Čim račun dosegne definirani status, spreman je za izvoz.

Sam izvoz odvija se po društvu i mjesecu: sučelje prikuplja sve odobrene, još neizvezene račune, preuzima PDF-ove dokumenata zajedno s pečatima i bilješkama iz DocuWarea i iz njih izrađuje paket za uvoz u DATEV. Više tvrtki? Nema problema – izvoz podržava rad s više poslovnih subjekata.

Dokument i knjiženje putuju zajedno

Tehnički sučelje koristi službeni XML format DATEV-ova upravljanja dokumentima (verzija 6.0). To znači: za svaki račun ne nastaje samo PDF, nego i potpuni zapis knjiženja – s brojem računa, datumom, iznosom, valutom, dobavljačem, kontima glavne knjige, poreznim stopama i mjestima troška. Pri uvozu u DATEV, primjerice putem Belegtransfera u DATEV Unternehmen online, dokument i prijedlog knjiženja automatski su povezani.

Za poreznog savjetnika to znači: bez pretipkavanja, bez dodjeljivanja, bez upita o nedostajućim dokumentima. Za Vas to znači: brže mjesečno zaključivanje i tijek dokumenata koji je u potpunosti sljediv.

Kvaliteta se provjerava prije nego što išta napusti kuću

Izvoz je dobar samo onoliko koliko su dobri njegovi podaci. Zato sučelje provjerava svaki dokument prije nego što uđe u paket:

• Provjera zbrojeva: Raspodjela na konta glavne knjige mora točno odgovarati iznosu računa.
• Usklađivanje matičnih podataka: Konto dobavljača provjerava se prema matičnim podacima dobavljača; IBAN i BIC uspoređuju se između dokumenta i matičnih podataka te validiraju prema SEPA pravilima.
• Validacija sheme: Svaki generirani XML provjerava se prema službenim DATEV XSD shemama – ono što DATEV ne bi prihvatio uopće ne napušta sustav.

Odstupanja se prikazuju s jasnim upozorenjem i mogu se ispraviti prije pokretanja izvoza. Tako kod poreznog savjetnika stižu samo čisti paketi.

Nijedan dokument dvaput, nijedan izgubljen

Svaki izvezeni dokument u DocuWareu dobiva status izvoza s datumom – kod budućih izvoza automatski se preskače. Mjesečni pregled u svakom trenutku pokazuje koliko je dokumenata otvoreno, izvezeno ili namjerno izuzeto iz izvoza. A ako ipak nešto treba naknadno proknjižiti, mjesec se može kontrolirano ponovno otvoriti – zabilježeno i sljedivo, a da namjerno izuzeti dokumenti ne skliznu natrag u izvoz.

Provjereno u svakodnevnoj upotrebi

Ovo sučelje nije koncept na papiru: već godinama produktivno radi kod klijenata i mjesec za mjesecom predaje provjerene ulazne račune više društava DATEV-u. Izgrađeno je uredno na službenim DATEV standardima i DocuWare platformi – individualno prilagođeno procesima klijenta, spremno za ažuriranja i dokumentirano. Na želju rješenje dodatno predaje DATEV-u i matične podatke (kupce i dobavljače) te daljnje podatke o knjiženju.

DATEV povezivanje time je tipičan primjer naše ključne teme integracija i sučelja: povezati DocuWare tamo gdje su Vaši podaci potrebni – u ERP-u, u računovodstvu, kod poreznog savjetnika. Sve ključne podatke o sučelju sažeto pronalazite na našoj stranici DocuWare + DATEV.

Kako započeti

Već obrađujete ulazne račune u DocuWareu – ili želite upravo tamo stići? Onda je put do automatske predaje u DATEV kraći nego što mislite. Kontaktirajte nas – zajedno ćemo pogledati Vaš proces obrade računa i pokazati Vam kako se izvoz uklapa u Vaše računovodstvo.