DocuWare + DATEV - Eingangsrechnungen automatisch an die Buchhaltung übergeben
Veröffentlicht am 3. September 2026
Die Eingangsrechnung ist in DocuWare erfasst, geprüft und freigegeben - und dann? In vielen Unternehmen beginnt genau hier die doppelte Arbeit: Die Buchhaltung oder der Steuerberater tippt Beträge, Konten und Steuersätze noch einmal ab. Unsere DATEV-Schnittstelle für DocuWare macht damit Schluss: Geprüfte Rechnungen wandern als fertiges Paket nach DATEV - Beleg und Buchungssatz gemeinsam, auf Knopfdruck.
Vom Freigabeworkflow direkt in die Buchhaltung
Die Schnittstelle setzt dort an, wo die automatisierte Rechnungsverarbeitung aufhört: Während der Rechnungsprüfung in DocuWare werden Kreditorenkonto, Sachkonto, Steuersatz und Kostenstelle als Indexdaten erfasst - auch die Aufteilung einer Rechnung auf mehrere Positionen ist über eine Tabelle direkt am Dokument möglich. Sobald eine Rechnung den definierten Status erreicht hat, steht sie für den Export bereit.
Der Export selbst läuft je Gesellschaft und Monat: Die Schnittstelle sammelt alle freigegebenen, noch nicht exportierten Rechnungen, lädt die Beleg-PDFs samt Stempeln und Anmerkungen aus DocuWare und erzeugt daraus ein Importpaket für DATEV. Mehrere Firmen? Kein Problem - der Export ist mandantenfähig aufgebaut.
Beleg und Buchungssatz reisen gemeinsam
Technisch nutzt die Schnittstelle das offizielle XML-Format der DATEV-Belegverwaltung (Version 6.0). Das bedeutet: Pro Rechnung entsteht nicht nur ein PDF, sondern auch ein vollständiger Buchungsdatensatz - mit Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Währung, Kreditor, Sachkonten, Steuersätzen und Kostenstellen. Beim Import in DATEV, etwa über Belegtransfer in DATEV Unternehmen online, sind Beleg und Buchungsvorschlag automatisch verknüpft.
Für den Steuerberater heißt das: kein Abtippen, kein Zuordnen, kein Nachfragen nach fehlenden Belegen. Für Sie heißt es: schnellerer Monatsabschluss und ein Belegfluss, der lückenlos nachvollziehbar ist.
Qualität wird geprüft, bevor etwas das Haus verlässt
Ein Export ist nur so gut wie seine Daten. Deshalb prüft die Schnittstelle jeden Beleg, bevor er ins Paket kommt:
- Summenprüfung: Die Aufteilung auf Sachkonten muss exakt zum Rechnungsbetrag passen.
- Stammdatenabgleich: Das Kreditorenkonto wird gegen den Lieferantenstamm geprüft; IBAN und BIC werden zwischen Dokument und Stammdaten abgeglichen und nach SEPA-Regeln validiert.
- Schema-Validierung: Jedes erzeugte XML wird gegen die offiziellen DATEV-XSD-Schemas geprüft - was DATEV nicht akzeptieren würde, verlässt gar nicht erst das System.
Auffälligkeiten werden mit klarer Warnung angezeigt und können korrigiert werden, bevor der Export läuft. So kommen beim Steuerberater nur saubere Pakete an.
Kein Beleg doppelt, keiner verloren
Jeder exportierte Beleg erhält in DocuWare einen Exportstatus mit Datum - bei künftigen Exporten wird er automatisch übersprungen. Eine Monatsübersicht zeigt jederzeit, wie viele Belege offen, exportiert oder bewusst vom Export ausgenommen sind. Und wenn doch einmal etwas nachgebucht werden muss, lässt sich ein Monat kontrolliert wieder öffnen - protokolliert und nachvollziehbar, ohne dass bewusst ausgenommene Belege zurück in den Export rutschen.
Bewährt im täglichen Einsatz
Diese Schnittstelle ist kein Konzeptpapier: Sie läuft seit Jahren produktiv im Kundeneinsatz und übergibt Monat für Monat geprüfte Eingangsrechnungen mehrerer Gesellschaften an DATEV. Gebaut ist sie sauber auf den offiziellen DATEV-Standards und der DocuWare-Plattform auf - individuell auf die Prozesse des Kunden zugeschnitten, updatefähig und dokumentiert. Ergänzend übergibt die Lösung auf Wunsch auch Stammdaten (Debitoren und Kreditoren) und weitere Buchungsdaten an DATEV.
Die DATEV-Anbindung ist damit ein typisches Beispiel für unser Kernthema Integration & Schnittstellen: DocuWare dort andocken, wo Ihre Daten gebraucht werden - im ERP, in der Buchhaltung, beim Steuerberater. Alle Eckdaten der Schnittstelle kompakt zusammengefasst finden Sie auf unserer Seite DocuWare + DATEV.
So starten Sie
Sie verarbeiten Ihre Eingangsrechnungen bereits in DocuWare - oder möchten genau dort hin? Dann ist der Weg zur automatischen DATEV-Übergabe kürzer, als Sie denken. Kontaktieren Sie uns - wir schauen uns Ihren Rechnungsprozess gemeinsam an und zeigen Ihnen, wie der Export in Ihre Buchhaltung passt.
Häufige Fragen
Welches DATEV-Format verwendet die Schnittstelle?
Die Schnittstelle erzeugt das offizielle XML-Format der DATEV-Belegverwaltung (DATEV XML-Schnittstelle, Version 6.0). Pro Rechnung entstehen der Beleg als PDF und die zugehörigen Buchungsdaten als accountsPayableLedger-Datensatz - gebündelt in einem Importpaket, das z. B. über DATEV Belegtransfer in DATEV Unternehmen online eingelesen wird.
Woher kommen die Buchungsdaten?
Aus DocuWare selbst. Kreditorenkonto, Sachkonto, Steuersatz, Kostenstelle und die Aufteilung auf mehrere Positionen werden im Rahmen der Rechnungsprüfung als Indexdaten erfasst. Die Schnittstelle liest diese Daten aus und wandelt sie in DATEV-Buchungssätze um - ohne erneutes Abtippen.
Was passiert, wenn Daten fehlerhaft oder unvollständig sind?
Vor jedem Export laufen Plausibilitätsprüfungen - etwa ob die Aufteilungssummen zum Rechnungsbetrag passen, das Kreditorenkonto vorhanden ist und die IBAN gültig ist. Zusätzlich wird jedes XML-Paket gegen die offiziellen DATEV-Schemas validiert. Fehlerhafte Belege werden mit klarer Warnung angezeigt, statt fehlerhaft beim Steuerberater zu landen.
Werden Belege doppelt exportiert?
Nein. Jeder exportierte Beleg erhält in DocuWare einen Exportstatus mit Datum und wird bei künftigen Exporten automatisch übersprungen. Der Monatsexport zeigt jederzeit, wie viele Belege offen, exportiert oder bewusst ausgenommen sind - und ein Monat kann bei Bedarf kontrolliert wieder geöffnet werden.