DSGVO-konforme Dokumentenarchivierung in Österreich - Was das Gesetz wirklich verlangt
Veröffentlicht am 22. August 2026
Digitalisierung und Datenschutz werden oft als Gegensatz wahrgenommen - dabei ist rechtssichere digitale Archivierung in Österreich nicht nur möglich, sondern in vielen Fällen sicherer als ein Aktenschrank im Kellerabteil.
Zwei Rechtsgebiete, ein Prozess
Bei der Dokumentenarchivierung treffen zwei unterschiedliche Anforderungen aufeinander: die DSGVO (Schutz personenbezogener Daten) und das Steuer- und Unternehmensrecht (Aufbewahrungspflichten). Beide müssen gleichzeitig erfüllt werden - was ohne strukturiertes System schnell unübersichtlich wird.
Aufbewahrungsfristen im Überblick
- Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen: grundsätzlich 7 Jahre (Bundesabgabenordnung)
- Personalunterlagen: unterschiedliche Fristen je nach Dokumenttyp, teils über das Dienstverhältnis hinaus
- Verträge: regelmäßig an die zivilrechtliche Verjährungsfrist gekoppelt
Diese Fristen manuell im Blick zu behalten, ist bei wachsendem Dokumentenaufkommen fehleranfällig. DocuWare kann Aufbewahrungsfristen pro Dokumenttyp hinterlegen und automatisch überwachen.
Was “revisionssicher” bei DocuWare bedeutet
- Dokumente werden nach der Archivierung unveränderbar gespeichert
- Jede Zugriffs- und Änderungsaktion wird protokolliert
- Volltextindexierung sorgt dafür, dass Dokumente über die gesamte Aufbewahrungsfrist auffindbar bleiben
- Zugriffsrechte lassen sich granular je nach Sensibilität der Dokumente vergeben
DSGVO-Anforderungen in der Praxis
Neben der reinen Aufbewahrung verlangt die DSGVO auch, dass Daten nicht länger als nötig gespeichert werden und Betroffene ihre Rechte (Auskunft, Löschung, Berichtigung) wahrnehmen können. Ein gut konfiguriertes Dokumentenmanagement-System macht genau das handhabbar: Löschfristen lassen sich technisch hinterlegen, und die Auffindbarkeit personenbezogener Daten - etwa im Rahmen einer Auskunftsanfrage - wird durch die Volltextsuche massiv erleichtert, statt tagelang Aktenordner zu durchsuchen.
So gehen wir das Thema an
Im Rahmen unserer Analyse & Beratung prüfen wir gemeinsam mit Ihnen, welche Dokumenttypen welchen Fristen unterliegen und wie ein DSGVO-konformes Löschkonzept technisch in DocuWare abgebildet wird. Bei der Übernahme bestehender Archive begleiten wir Sie zusätzlich bei der Datenübernahme & Digitalisierung inklusive korrekter Beschlagwortung.
Hinweis: Dieser Beitrag bietet einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall. Für verbindliche Aussagen zu Ihren individuellen Aufbewahrungspflichten wenden Sie sich an Ihre Steuerberatung.
Häufige Fragen
Wie lange müssen Rechnungen in Österreich aufbewahrt werden?
Nach österreichischem Steuerrecht (Bundesabgabenordnung) beträgt die grundsätzliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen sieben Jahre. Bei bestimmten Sachverhalten, etwa im Zusammenhang mit Grundstücken, können längere Fristen gelten. Lassen Sie unternehmensspezifische Fristen im Zweifel steuerlich prüfen.
Ist eine digitale Archivierung überhaupt rechtsgültig, oder brauche ich weiterhin Papierbelege?
Digitale Archivierung ist in Österreich grundsätzlich zulässig, sofern die Anforderungen an Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Lesbarmachung während der gesamten Aufbewahrungsfrist erfüllt sind. DocuWare erfüllt diese Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung.
Was bedeutet revisionssichere Archivierung konkret?
Revisionssicher bedeutet, dass archivierte Dokumente nach der Speicherung nicht mehr unbemerkt verändert oder gelöscht werden können, jede nachträgliche Bearbeitung protokolliert wird und Dokumente über die gesamte Aufbewahrungsfrist hinweg auffindbar und lesbar bleiben.