Büroangestellte verbrauchen durchschnittlich rund 10.000 Blätter Papier pro Jahr. In einem mittelständischen Unternehmen mit 500 Mitarbeitern sind das nicht nur unvorstellbare Mengen an Papier, sondern auch unvorstellbare Mengen an Zeit, die bei der Suche nach bestimmen Informationen verloren gehen. Um das zu vermeiden, müssen Unternehmen für mehr Ordnung sorgen. Die folgenden 4 Tipps helfen ihnen dabei:
Strukturierte Prozesse ermöglichen nicht nur das schnelle Auffinden von Informationen, sondern vereinfachen auch die Erfassung, die Archivierung, den Zugriff und die Verwaltung von Dokumenten. So spart man jede Menge Zeit, Kosten und Geduld. Damit man langfristig für mehr Ordnung sorgt, sollten folgende Punkte beachtet werden:
1. Tipp: Mut zur digitalen Transformation
Digitalisierung ist gekommen, um zu bleiben. Um auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen auf digitale Lösungen setzen. Denn nur so gewinnen Unternehmen mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben.
2. Tipp: Alle Mitarbeiter über die Vorteile informieren
Um mehr Ordnung herzustellen, müssen alle Mitarbeiter voll und ganz hinter der digitalen Lösung stehen. Denn nur wenn alle Mitarbeiter die Vorteile der digitalen Arbeit erkennen, wird die Umstellung auch langfristig erfolgreich sein.
3. Tipp: Digitales Dokumentenmanagement-System nutzen
Der Einsatz eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems (DMS) ist als zukunftsorientierte Lösung unverzichtbar. Mit einem DMS werden alle Papierdokumente und digitale Dateien in einem zentralen digitalen Dokumentenarchiv gespeichert.
4. Tipp: DMS für verschiedene Bereiche verwenden
Dokumentenmanagement-Systeme können nicht nur für dokumentenzentrierte und allgemeine Geschäftsprozesse genutzt werden. Ganz im Gegenteil – Personalwesen, Finanzen, Marketing und Vertrieb können ebenfalls von einem DMS profitieren.
Über DocuWare
DocuWare ist ein branchenführender Anbieter für Dokumentenmanagementsoftware und bietet papierlose Lösungen für Unternehmen. Für jedes Unternehmen stellt DocuWare die passgenaue Digitalisierung und Automatisierung bereit.
Über Zoichter
Wir sind ein zukunftsorientierter IT-Dienstleister, der durch jahrelanges Know-How Kunden aller Unternehmensgrößen in ganz Europa betreut. Wir sind ein verlässlicher Partner, der auf zufriedene und somit langjährige Kunden setzt.