Eignet sich Digitalisierung nur für große Unternehmen? Und ist die elektronische Archivierung für kleine Betriebe ungeeignet? Ganz im Gegenteil: „Auch kleine und mittlere Unternehmen und Start-ups sollen die Vorteile einer digitalen Transformation nutzen können. Dank des Dokumentenmanagementsystems DocuWare ist das nun auch möglich“, weiß Hans Zoichter, Senior Consultant.
DocuWare macht endgültig Schluss mit der allgemeinen Meinung, dass Digitalisierung und elektronische Archivierung nur für große Unternehmen in Frage kommen. Auch kleine Betriebe können nun endlich die Vorteile der Digitalisierung nutzen.
So kann DocuWare eingesetzt werden
Oft fehlt das nötige Know-How, die Anschaffung einer entsprechenden Software ist zu teuer, zusätzliche Mitarbeiter kosten Geld. Daher haben meist kleine Unternehmen die Buchhaltung an den Steuerberater ausgelagert. Das Fachwissen des Steuerberaters gibt Sicherheit, ist bequem und somit auch weiterhin zu begrüßen. Was aber zukünftig überdacht werden sollte, sind die grundsätzlichen Fragen: Wie kommt der Steuerberater zu den Unterlagen? Wie gestalte ich meinen Zahlungsverkehr? Wie verwalte ich meine Ausgangsrechnungen? Docuware hat genau dafür die ideale Lösung:
„Die DocuWare-Cloud für Kleinanwender (mit maximal 4 User) kann zu einem geringen monatlichen Betrag gemietet werden. Die Daten werden im DocuWare-Rechenzentrum in Europa gespeichert. Es gibt somit keine Hardwarekosten, keine Softwarekosten, keine jährliche Wartung, die Datensicherung und die Aktualisierung der Software ist die Aufgabe von DocuWare“, erklärt Herr Zoichter.
Diese Vorteile bietet DocuWare kleinen Betrieben
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Digitales Archiv:
Sie erhalten ein digitales Archiv Ihrer Belege, auf das Sie und Ihr Steuerberater mit dem Web-Browser und einem Passwort zugreifen können.
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Selbstständigkeit:
Sie selektieren selbst die offenen Eingangsrechnungen anhand des Fälligkeitsdatums, erstellen sich einen Zahlungsvorschlag, geben die einzelnen Rechnungen frei. Ebenso erstellen Sie die normierte Übergabedatei, die Sie anschließend in Ihr Telebankingprogramm importieren können.
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Fristeinhaltung:
Kundenzahlungen werden mittels eines elektronischen Stempels auf den Ausgangsrechnungen vermerkt. Überfällige und nicht gestempelte Ausgangsrechnungen werden zuerst mit einem Erinnerungsschreiben versehen und dann direkt an den Kunden als Zahlungsaufforderung verschickt.
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Prozesseffizienz:
Ihr Steuerberater ersieht in einer Aufgabenliste alle zu buchenden Belege. Er bucht diese mit seiner Software und setzt den elektronischen Buchungsstempel auf den digitalen Beleg, um anschließend den Beleg aus der Aufgabenliste auszutragen.
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Unterstützung:
„Wir richten die genannten Abläufe für Sie ein, unterstützen Sie in allen Fragen und Anliegen. So können Sie eine zukunftsweisende Technologie ohne nennenswerte Initialkosten nutzen“, bekräftigt Herr Zoichter. Mehr Informationen finden Sie auf der Homepage.
