Digitalisierung wird für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens immer wichtiger. Das wird besonders in Krisensituationen, wie der aktuellen Coronakrise, sichtbar. Der erste Schritt in Richtung digitale Transformation ist das papierlose Büro. Hierbei werden alle Geschäftsprozesse systematisch von Papier befreit. Effizienzsteigerung, Kostenreduzierung und Ressourcenschonung – sind nur ein paar der daraus resultierenden Vorteile. Doch wie setzt man das papierlose Büro Schritt für Schritt um? Die Antwort darauf erhalten Sie in diesem Blogbeitrag.
Nachteile papierbasierter Prozesse
Die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens wird von papierbasierten Prozessen beeinflusst. Schließlich verlangt papierbasiertes Arbeiten viel Zeit. Die Suche nach einem bestimmten Dokument oder einer bestimmten Information beansprucht viel wertvolle Arbeitszeit. Diese könnten Mitarbeiter stattdessen für produktive und wertschöpfende Aufgaben nutzen. Außerdem werden auch Aspekte wie Sicherheit, Compliance und Workflow negativ beeinträchtigt.
Schritt für Schritt Prozesse digitalisieren
1. Ermittlung ineffizienter Prozesse
In einem ersten Schritt werden allgemeine Geschäftsbereiche ausgewählt, die digitalisiert werden müssen, beispielsweise Buchhaltung, Marketing oder Personalwesen. In den jeweiligen Bereichen werden spezielle Prozesse ermittelt, die von spezifischen Dokumenten abhängig sind.
2. Wahl der digitalen Lösung
Das Dokumentenmanagementsystem DocuWare bietet cloudbasierte Lösungen für verschiedene Geschäftsbereiche. Die Cloud ermöglicht eine schnelle Bereitstellung von Lösungen auf Abteilungsebene und verbessert die betriebliche Flexibilität.
3. Umsetzung mit dem richtigen Partner
Der verlässliche IT-Dienstleister Zoichter begleitet Unternehmen bei jeder Phase der Umsetzung und steht ihnen mit Rat und Tat zur Seite.
4. Die Vorteile genießen
Sicherheit, Transparenz, Zeitersparnis, Kostensenkungen, schnelles Auffinden von Information, automatisierter Workflow – sind nur einige der vielen Vorteile, die durch die Einführung von DocuWare entstehen.
5. Weitere Prozesse digitalisieren
Nach der erfolgreichen Einführung in einer bestimmten Abteilung, können mehr immer Abteilungen und Abläufe integriert werden. Dabei wird zuerst wieder ermittelt, welche Dokumente digital erfasst werden sollen und in welcher Abteilung das papierlose Arbeiten mit größtem Nutzen umgesetzt werden kann.
