Elektronische Aktenführung: Vorteile erkennen und nutzen

COVID-19 stellt nicht nur das österreichische Gesundheitssystem vor eine Herausforderung, sondern auch die österreichischen Unternehmen. Die Bundesregierung empfiehlt Unternehmen – wenn es die Branche erlaubt – auf Homeoffice zu setzen. Ob eine Umstellung auf Homeoffice zustande kommt, hängt, neben der Art der Dienstleistung, auch vom Digitalisierungsgrad des Unternehmens ab. Betriebe, die sich bisher auf traditionelle papierbasierte Dokumentenerfassung und Arbeitsprozesse verlassen haben, zwingt die Corona-Krise zu einer Entscheidung: Entweder hält man weiter an veralteten Methoden fest, oder man nutzt die aktuellen Herausforderungen als Chance – man wagt endlich…

Sie möchten einen neuen Steuercode in EuroFib definieren? Sie möchten die Steuerklasse für die Faktura einrichten und den Auftrag erfassen? In folgendem Blogbeitrag erfahren Sie Schritt für Schritt wie Sie diese Aufgaben einfach und schnell in EuroFib umsetzen.

Sie benötigen für die Beantragung der Covid-19 Förderung den Nachweis Ihrer Umsätze für individuelle Betrachtungszeiträume? Mit Eurofib können Sie diese Zahlen einfach ermitteln. Hier erfahren Sie, wie genau das funktioniert. 

Büroangestellte verbrauchen durchschnittlich rund 10.000 Blätter Papier pro Jahr. In einem mittelständischen Unternehmen mit 500 Mitarbeitern sind das nicht nur unvorstellbare Mengen an Papier, sondern auch unvorstellbare Mengen an Zeit, die bei der Suche nach bestimmen Informationen verloren gehen. Um das zu vermeiden, müssen Unternehmen für mehr Ordnung sorgen. Die folgenden 4 Tipps helfen ihnen dabei:

Homeoffice bedeutet, dass Mitarbeiter ihre Arbeit zu Hause verrichten statt im Gebäude des Arbeitgebers. Gleichzeitig heißt das, dass viele von ihnen mit privaten Endgeräten auf die IT-Infrastruktur des Arbeitgebers zugreifen. Dadurch entstehen hohe Risiken für vertrauliche Informationen. Wie können Unternehmen nun eine effiziente Heimarbeit und gleichzeitig ausreichend Datensicherheit gewährleisten?

Regelmäßig wiederkehrende Auswertungen verlangen regelmäßig wiederkehrende Selektionen. EuroFib-Anwender können aber die benötigten Auswahlmasken für viele Programme vordefinieren, abspeichern und bei Bedarf wieder aufrufen. Somit sparen EuroFib-Nutzer an kostbarer Arbeitszeit, die sie stattdessen andere Arbeitsaufgaben verwenden können. Wie die Umsetzung im Detail funktioniert, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Eignet sich Digitalisierung nur für große Unternehmen? Und ist die elektronische Archivierung für kleine Betriebe ungeeignet? Ganz im Gegenteil: „Auch kleine und mittlere Unternehmen und Start-ups sollen die Vorteile einer digitalen Transformation nutzen können. Dank des Dokumentenmanagementsystems DocuWare ist das nun auch möglich“, weiß Hans Zoichter, Senior Consultant.  

Wo sind die Zeiten, in denen noch mit der Durchschreibe-Buchhaltung gebucht wurde? Wo mit Papierkonten gearbeitet wurde, Additionsrollen massenhaft für die Summierung der Buchungen benötigt wurden, Fehler im Groschenbereich stundenlang gesucht wurde und jeder Beleg mit 3 Durchschlägen erstellt oder fotokopiert wurde? „Meine Generation kann sich an diese Abläufe noch gut erinnern. Wir denken zwar nostalgisch an die ‚gute alte Zeit‘ zurück – nur so richtig vorstellen können wir uns diese Arbeitsweise heute nicht mehr. Was geblieben ist, ist aber die Einstellung zum Papier. Das papierlose Arbeiten…

Mit dem Workflow Manager von DocuWare können alle dokumentenbezogenen Unternehmensprozesse – von der Freigabe von Rechnungen bis zur Bearbeitung von Urlaubsanträgen – erfasst, strukturiert und vereinheitlicht werden. Doch nicht nur das, Workflow Management-Systeme bieten viele weitere Vorteile, wodurch Unternehmensprozesse transparenter, schneller und effektiver werden:

Telefonische Kundenanfragen gehören zum Geschäftsalltag, egal in welcher Branche – egal ob es sich um einen Dienstleister, einen Handelsbetrieb oder um einen Handwerker handelt. Speziell in kleinen Betrieben wird diese Anfrage oftmals von einer Bürokraft entgegengenommen. Das passiert meistens auf einem Notizblatt, welches anschließend an den Firmenchef weitergeleitet wird. Der Weg der Information zur Führungskraft klingt zwar einfach und schnell, jedoch ist er oftmals genau das Gegenteil – kompliziert und ineffizient. Zettel werden verlegt oder landen in irgendeinem Ablagefach. So geht nicht nur die Information verloren, sondern…

Jeden Tag stehen Unternehmen vor der Herausforderung, die Fülle an Informationen, die für Geschäftsprozesse erforderlich sind, zu bewältigen. Die effiziente Erfassung und Verarbeitung von geschäftsrelevanten Dokumenten ist hierbei ein essenzieller Faktor. Weiteres ist für eine ordentliche Buchführung eine übersichtliche und fehlerfrei arbeitende IT-Anwendung unverzichtbar. Viele Unternehmen sind auf der Suche nach einem Dokumentenmanagementsystem und einer Buchhaltungssoftware. Dabei sollte aber unbedingt darauf geachtet werden, dass diese nicht gegeneinander, sondern vielmehr miteinander arbeiten – es muss eine Integration möglich sein.

Im Jahr 2018 wurde in Österreich Papier mit einem Gesamtgewicht von rund 1,93 Millionen Tonnen verbraucht (Quelle: Statista.com). Dabei wird für die Herstellung eines einzigen DinA4-Blattes 10 Liter Wasser benötigt. Dass die Papierproduktion somit einen enormen Ressourcenverbrauch aufweist, sollte damit außer Frage stehen. Doch wie können Unternehmen dieser negativen Entwicklung entgegenwirken? Welchen Beitrag kann ein einzelnes Büro leisten, um ressourcenschonender zu arbeiten? Ein papierloses Büro ist eine wichtige Maßnahme auf dem Weg in Richtung Nachhaltigkeit.

Flexible Arbeitsplatzmodelle sind in Krisenzeiten unverzichtbar. Das beweisen auch die aktuellen Entwicklungen in Österreich. Unternehmen wird aufgrund der Ausbreitung des Coronavirus von der Bundesregierung geraten, auf Homeoffice zu setzen. Unternehmen, die noch keine Homeoffice-Möglichkeit eingeführt haben, stehen nun zwar vor einer großen Herausforderung – aber gleichzeitig auch einer großen Chance. Welche Potenziale die Arbeit von zu Hause ihrem Unternehmen bietet, erfahren Sie hier:

Werden Sammelüberweisungen von einem Kunden über mehrere Belege gebucht, so wird am Kundenkonto lediglich der Gesamtbetrag der Sammelbuchung ausgewiesen. Zu welchen Rechnungen dieser Sammelbetrag zugeordnet wurde ist im Normalfall nicht ersichtlich. Die Buchhaltungssoftware EuroFib schafft hier Abhilfe: EuroFib-Nutzer können die Belegzuordnung der Zahlungen direkt am Kontoblatt abrufen. Wie das im Detail funktioniert, erfahren Sie in dem folgenden Blogbeitrag.

Digitalisierung wird für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens immer wichtiger. Das wird besonders in Krisensituationen, wie der aktuellen Coronakrise, sichtbar. Der erste Schritt in Richtung digitale Transformation ist das papierlose Büro. Hierbei werden alle Geschäftsprozesse systematisch von Papier befreit. Effizienzsteigerung, Kostenreduzierung und Ressourcenschonung – sind nur ein paar der daraus resultierenden Vorteile. Doch wie setzt man das papierlose Büro Schritt für Schritt um? Die Antwort darauf erhalten Sie in diesem Blogbeitrag.