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Elektronische Aktenführung: Vorteile erkennen und nutzen

Blog elektronisches Archiv

Sie möchten Zeit und Kosten bei der Verwaltung von Akten sparen? Gleichzeitig möchten Sie das lange Suchen nach Dokumenten und den Verlust von Informationen vermeiden? Die elektronische Akte des Dokumentenmanagement-Systems (DMS) DocuWare erfüllt all diese Anforderungen. Wie genau das funktioniert und welche Vorteile sich daraus ergeben, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Die Verwaltung von papierbasierten Akten benötigt viel Zeit und Platz. Die Suche nach den Dokumenten stellt sich als besondere Herausforderung dar: Sie kostet Mitarbeiter nämlich nicht nur Zeit, sondern auch Geduld. Der komplette Prozess – von der Aufbewahrung bis zum Heraussuchen des Dokumentes – ist von Ineffizienz geprägt. Gleichzeitig stellt die regelmäßige Verwendung von Papier einen weiteren Kostenfaktor für Unternehmen dar. Aus diesen Gründen entscheiden sich immer mehr Unternehmen für ein Dokumentenmanagement-System für die Digitalisierung ihrer Dokumente und der Umsetzung elektronischer Aktenführung.

 

Vorteile elektronischer Aktenführung

Mit Hilfe der elektronischen Aktenführung können alle genannten negativen Effekte vermieden und stattdessen viel Vorteile erzielt werden:

  • Einfache und schnelle Suche von Dokumenten
  • Automatisiertes Anlegen von Akten
  • Verschiedene Möglichkeiten, Dokumente zu organisieren
  • Struktur der Akten kann leicht vereinheitlicht und jederzeit flexibel angepasst werden
  • Zugriffskontrolle und Sicherheitsfunktionen
  • Gleichzeitige Bearbeitung/Verwendung der Akten
  • Nachvollziehbarkeit bei Änderungen der Dokumente
  • Automatische Weiterleitung von Dokumenten zur Überprüfung oder Genehmigung
  • Zugriff auf alle Dokumente auch außerhalb des Büros ermöglicht Heimarbeit
  • Geschäftsprozesse können mit digitalen Dokumenten effizient automatisiert werden
  • Datensicherung schützt vor versehentlicher oder absichtlicher Zerstörung der Dokumente

 

Über DocuWare

DocuWare ist ein branchenführender Anbieter für Dokumentenmanagementsoftware und bietet papierlose Lösungen für Unternehmen. Für jedes Unternehmen stellt DocuWare die passgenaue Digitalisierung und Automatisierung bereit.

Über Zoichter

Wir sind ein zukunftsorientierter IT-Dienstleister, der durch jahrelanges Know-How Kunden aller Unternehmensgrößen in ganz Europa betreut. Wir sind ein verlässlicher Partner, der auf zufriedene und somit langjährige Kunden setzt.

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