Innovative netvoice data security GmbH schafft mit IT-Dienstleister Zoichter die Basis für ein zukunftsorientiertes Rechnungswesen
Das zukunftsorientierte Unternehmen netvoice data security GmbH beschäftigt sich unter anderem mit Enterprise Storage Systemen, IT-Security, Virtualisierung und IT-Consulting. Um auch die interne Administration so effizient wie möglich zu gestalten, haben sie den wirtschaftlichen Stillstand durch die Corona-Krise für den Umstieg auf eine digitale Verwaltung genutzt. Für die Umsetzung ihrer Anforderungen wurde Zoichter als der dafür geeignete IT-Dienstleister gewählt.
Zoichter ist ein zukunftsorientierter IT-Dienstleister, der durch jahrelanges Know-How Kunden aller Unternehmensgrößen in ganz Europa betreut. Zoichter spezialisiert sich auf die effiziente Verarbeitung geschäftsrelevanter Daten und schafft gleichzeitig eine gesamtheitliche Lösung für den betriebswirtschaftlichen Bereich. Papierloses Büro, buchhalterische Unterstützung, Automatisierung wiederkehrender Aufgaben, Schaffung einer American Express Schnittstelle – für alle diese Anforderungen war Zoichter also der richtige Partner. Der IT-Dienstleister konnte mit dem Dokumentenmanagementsystem DocuWare-Cloud und der Buchhaltungssoftware EuroFib alle Bedürfnisse befriedigen.
„Ausschlaggebend für den Wechsel zu EuroFib als Buchhaltungssoftware waren einerseits die einfache Handhabung und das Zusammenspiel mit DocuWare. Andererseits hat uns die Bereitschaft von Zoichter, sich in beide Produkte einzubringen und uns in der Umstellungsphase jederzeit mit Rat und Tat zur Verfügung zu stehen, überzeugt“, erklärt Herr Ing. Clemens Herbert, der Geschäftsführer von netvoice data security GmbH.
Die Lösung im Detail
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Intelligent Indexing & Stamp Service
Papierrechnungen werden mit Barcodes versehen, eingescannt und von DocuWare Intelligent Indexing ausgelesen und beschlagwortet. Auf allen digitalen Belegen wird die Barcodenummer mittels Stamp Service, einem elektronischen Stempel, automatisch angebracht und in den Workflow für den Freigabeprozess eingebracht. Ein Ausdruck der digitalen Belege entfällt somit.
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Automatisierter Workflow & Rechnungsfreigabe
Belege, die vor dem Buchen gescannt und durch Intelligent Indexing analysiert werden, durchlaufen einen Freigabe-Workflow und landen in der Aufgabenliste „Zu Buchen“. Diese Aufgabenliste wird in EuroFib geöffnet, die Belege werden markiert und in einem eigenen von Zoichter entwickelten Viewer dargestellt. Die bereits in DocuWare ermittelten Belegdaten werden automatisch in die Buchungsmaske übertragen und müssen dort bestätigt werden. Durch diese Vorgehensweise wird ein Großteil des Buchungsaufwandes automatisiert. Nach dem Buchen bekommt der Beleg den Status „Gebucht“. Die Belege und Dialoge können selbstverständlich in allen Abfrageprogrammen angezeigt werden. Der Rechnungsstatus (bezahlt/offen) und die Kontierung, Kostenstellen und Kostenträger werden automatisch übernommen.
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Automatisierter Import der Buchungsdaten in EuroFib und DocuWare
Voraussetzung für die Umstellung war die Übernahme aller Buchungsdaten der letzten 7 Jahre. Die Daten der bisherigen Software konnten teils aus der Datenbank und teils aus Übergabedateien ausgelesen und problemlos in EuroFib und DocuWare überspielt werden.
Die Vorteile für das Unternehmen
Der Geschäftsführer, Herr Ing. Clemens Herbert, nutzte die Corona-Krise und den daraus resultierenden wirtschaftlichen Stillstand für eine komplette Neuorganisation des Rechnungswesens. Mit Zoichter haben sie nicht nur einen qualifizierten Partner für die elektronische Archivierung gefunden, sondern auch gleichzeitig einen Partner mit umfassendem betriebswissenschaftlichem Know-How. So konnte das Unternehmen mit einem Schlag die interne Verwaltung während der Corona-Krise erfolgreich umstrukturieren und die Weichen für ein zukunftsorientiertes Rechnungswesen stellen.
DAS WICHTIGSTE IM ÜBERBLICK
Die Anforderungen:
- Übernahme der Daten in EuroFib und DocuWare
- Papierloses Büro
- American Express Schnittstelle
- Automatische Buchung
Die Lösungen:
- DocuWare On Premise
- Intelligent Indexing
- Stamp Service
- Workflow Manager
Die Vorteile:
- Zeit- und Kostenersparnis
- Orts- und standortunabhängiges Arbeiten
- Beschleunigte Arbeitsabläufe
- Sichere Freigabeprozesse
- Einfach Bedienung
- Papierloses Arbeiten
Über netvoice data security GmbH
Netvoice data security GmbH mit Sitz in Innsbruck spezialisiert sich auf Enterprise Storage Systemen (Netapp), IT-Security (Checkpoint), Virtualisierung (VMWare) und IT-Consulting. Als ein digital orientierter Betrieb wurde bereits 2019 beschlossen, mit Zoichter die ersten Schritte in Richtung digitale Verwaltung zu gehen. Doch nicht nur netvoice profitiert von der langjährigen IT-Erfahrung von Zoichter, auch Zoichter setzt auf die hochqualifizierte netvoice data security GmbH im Bereich Enterprise Storage System und Sicherheitsaudits.
Über Zoichter
Seit der Unternehmensgründung 1991 konzentrieren wir uns darauf, unseren Kunden eine effiziente Verarbeitung ihrer geschäftsrelevanten Daten zu ermöglichen und bieten gesamtheitliche Lösung für den betriebswirtschaftlichen Bereich. Durch unser jahrelanges Know-How sind wir nicht nur erfahrene, sondern auch verlässliche Partner, die auf langfristige Kundenbindung setzen. Die Branchen, die von unseren Kompetenzen profitieren sind vielfältig – sie erstrecken sich von Versicherungen über Personalvermittlung bis hin zur Logistik.