Eine Unterschrift dient dazu, ein Dokument dem Unterzeichner zuzuordnen. Bei einer elektronischen Signatur werden dem elektronischen Dokument elektronische Daten beigefügt, um so die Identität des Unterzeichners und die Integrität des unterzeichneten Dokuments elektronisch prüfbar zu machen. Flexibilität, Schnelligkeit, Sicherheit und Einfachheit – sind nur ein paar der Gründe, warum Unternehmen sich für die elektronische Signatur entscheiden sollten.
Bedeutung digitale Signatur
Eine digitale Signatur ist mit einer analogen Unterschrift vergleichbar. Jedoch wird diese nicht händisch auf ein Dokument gesetzt, sondern in digitaler Form an ein Dokument oder eine E-Mail angehängt. Dadurch wird das digitale Dokument unterschrieben und gleichzeitig wird so die Echtheit bestätigt. Denn nur mit einer digitalen Unterschrift kann geprüft werden, wer der tatsächliche Absender der E-Mail ist.
Vorteile digitale Signatur
- Ressourcenschonung: Da das Ausdrucken und Unterschreiben einzelner Dokumente mit Hilfe der digitalen Signatur wegfallen, wird der Papierverbrauch im Unternehmen dauerhaft reduziert.
- Sicherheit: Bei der Bearbeitung von wichtigen Dokumenten ist eine hohe Sicherheitsanforderung notwendig, um Dokumentenfälschung und Datenmissbrauch zu vermeiden. Eine digitale Signatur macht wichtige Dokumente und E-Mails rechtskräftig und bietet dabei vollständige Sicherheit.
- Schnelligkeit: Mit Hilfe der elektronischen Unterschrift wird der Dokumenten-Workflow innerhalb eines Unternehmens zusätzlich beschleunigt. So kann durch die Vorauswahl von festen oder dynamischen Signaturpositionen bestimmt werden, an welche Stelle die Signatur auf dem Dokument platziert werden soll. Ebenso kann eine Signatur gleichzeitig für mehrere überprüfte Dokumente verwendet werden. Nach dem Unterschreiben werden diese automatisch wieder in das Workflow-System eingebunden.
- Nachvollziehbarkeit: Die Details einer elektronischen Signatur können – innerhalb des mit dem signierten Dokument verbunden Workflows -dargestellt werden. So wird Nachvollziehbarkeit gewährleistet.
Schnelle und einfache Umsetzung mit DocuWare
Mit DocuWare wird das Dokument für die qualifizierte Signatur direkt aus dem Workflow an einen externen Trust Service Provider gesendet. Ist die Identität geprüft und das Dokument unterzeichnet, wird es automatisch wieder an DocuWare übermittelt.
Die Einrichtung des Signaturdienstes erfolgt mittels einmaliger Registrierung und dem Abonnieren des Signatur-Dienstleisters. Die flexiblen Kostenmodelle machen die Nutzung darüber hinaus individuell skalierbar.
Über DocuWare
DocuWare ist ein branchenführender Anbieter für Dokumentenmanagementsoftware und bietet papierlose Lösungen für Unternehmen. Für jedes Unternehmen stellt DocuWare die passgenaue Digitalisierung und Automatisierung bereit.
Über Zoichter
Wir sind ein zukunftsorientierter IT-Dienstleister, der durch jahrelanges Know-How Kunden aller Unternehmensgrößen in ganz Europa betreut. Wir sind ein verlässlicher Partner, der auf zufriedene und somit langjährige Kunden setzt.
